Virtuelle und hybride Meetings & Events – 8 Tipps zur erfolgreichen Gestaltung

Für den Austausch von Angesicht zu Angesicht gibt es keinen Ersatz. Virtuelle und hybride Meetings & Events aber sind ein effektiver Weg, um ein breites Publikum zu erreichen und das Beste herauszuholen. Sie bieten eine Plattform, um die Teilnehmer zu motivieren, zu informieren und zu inspirieren.

Unabhängig davon, ob der Teilnehmerkreis aus Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern besteht – es ist wichtig, virtuelle und hybride Meetings & Events in die langfristige Strategie einzubeziehen. Das Konzept ist zwar nicht neu. Unternehmen müssen ihrem Publikum aber das Gefühl einer persönlichen Begegnung geben – auch durch Live-Streaming- oder On-Demand-Angebote.

Wie also können klassische, physische Meetings & Events digital werden?

American Express Meetings & Events hat einen Best-Practice-Leitfaden mit acht Überlegungen für alle Aspekte von Meetings & Events erstellt. Er bietet Unterstützung für hochgradig interaktive und ansprechende digitale Konferenzen.

Formate für virtuelle und hybride Meetings & Events

Ziele, Budget und Zeitplan bestimmen, welche Art des virtuellen oder hybriden Meeting- oder Eventformats am besten funktioniert.

Am Anfang sollte die Überlegung stehen, welche Art von Meeting oder Event geplant ist und ob es sich für eine virtuelle oder hybride Umgebung eignet. In der Regel ist es ohne weiteres möglich, eine Veranstaltung an eine virtuelle oder halbvirtuelle Form anzupassen oder sie gleich daraufhin zu entwerfen. Einige High-Touch-Events aber, also Veranstaltungen mit einem hohen Anteil zwischenmenschlichen Austauschs, sind weniger geeignet. Incentive-Reisen oder Teambuilding-Events beispielsweise funktionieren am besten mit physischer Anwesenheit.

Rein virtuelle Veranstaltungen erfordern den geringsten Zeit- und Arbeitsaufwand, da weniger Interaktion stattfindet. Hybride Konferenzen dagegen brauchen mehr Koordination und audiovisuelle Unterstützung, während hybride Multi-Hub-Events die meisten Ressourcen voraussetzen, da mehr Variablen zu berücksichtigen sind.

Was virtuelle und hybride Meetings & Events erfordern

Virtuelle und hybride Meetings & Events brauchen eine genauso sorgfältige Planung wie solche mit physischer Präsenz. Technologie zum Beispiel ist zwar ein wesentlicher Bestandteil, es gehört aber noch einiges mehr dazu. Für die Kreativität, die Veranstaltungsplaner für „echte“ Meetings & Events aufbringen, ist eine virtuelle Umgebung lediglich eine andere Verpackung.

1. Auch virtuelle Meetings & Events müssen in Übereinstimmung mit den Zielen, Meeting-&-Events-Richtlinien und Compliance-Prozessen des Unternehmens entworfen und geplant werden.
2. Eine gezielte Bewertung und Beschaffung der notwendigen Technologie unterstützt die Erreichung der Ziele.
3. Eine einmal geschaffene „Event-Identität“ einschließlich des Designs, die zur gewählten Strategie passt, kann ohne weiteres für alle Inhalte und Kommunikationsmittel verwendet werden.
4. Auch virtuelle Events brauchen Einladungen und eine Teilnehmer-Registrierung, um die Teilnahme im Blick zu behalten und zu maximieren.
5. Alle Inhalte wie auch die Vorbereitung der Vortragenden sollten auf nahtlose Ausführung und Bereitstellung ausgerichtet sein.
6. Die Abläufe sollten für die Teilnehmer so bequem, ansprechend und personalisiert wie möglich gestaltet sein.
7. Die Produktion und der Support virtueller Technologien liegt am besten in den Händen von Fachleuten, um audiovisuelle Probleme zu vermeiden. Das Organisationsteam kann sich dann auf die Veranstaltungsziele konzentrieren.
8. Die Ergebnisse lassen sich maximieren, indem Daten verwendet werden, um die internen Stakeholder vom Wert der virtuellen Meetings & Events zu überzeugen. Die Aufnahme des Feedbacks der Teilnehmer in das Gesamtkonzept hilft bei der kontinuierlichen Optimierung.

Der vollständige (englischsprachige) Leitfaden mit vielen Details zu den genannten acht Punkten kann kostenlos heruntergeladen werden unter: www.amexglobalbusinesstravel.com/meetings-events/research-insights/.

Wussten Sie schon, …
… dass American Express Meetings & Events den globalen Meetings & Events Forecast 2021 veröffentlicht hat. Lesen Sie hier mehr.