Die Coronavirus-Krise wird vom Kontaktverbot und der allgemeinen Reisewarnung des Außenministeriums geprägt – mit der Konsequenz, dass so gut wie keine Geschäftsreisen mehr stattfinden. Das bedeutet für Travel Manager und Mobility Manager Kosten und Risiken ohne Nutzen. Wie lassen sich diese Kosten und Risiken minimieren?
Grundlage des Reisegeschehens in gut organisierten Unternehmen sind die Reiserichtlinien. Wer Kosten senken und Risiken minimieren möchte, setzt idealerweise dort an.
Richtlinien sind aber nur so wirksam, wie sie die aktuelle Situation spiegeln. Sie sollten also regelmäßig überprüft und angepasst werden. Gleichzeitig ist es hilfreich, wenn sie agil genug sind, um schnell auf wechselnde Situationen reagieren zu können, also einen gewissen Handlungsspielraum lassen. Und: Änderungen der Richtlinie werden nur dann wirksam, wenn die Reisenden davon wissen – sie müssen den Mitarbeitern mitgeteilt werden. Die Teams für HR, Sicherheit, Recht/Compliance und interne Kommunikation unterstützen das Travel Management dabei, die Mitarbeiter einzubinden und zu schulen.
Neue Reisevorgaben automatisch im Genehmigungsprozess umsetzen
Klassisches Element von Reiserichtlinien sind Vorgaben zur Genehmigung von Geschäftsreisen. Der Prozess bietet einige Möglichkeiten zur (Kosten-) Optimierung, zum Beispiel durch Automatisierung. Es gibt Tools, die vor der Ausstellung eines Tickets automatisch Genehmigungsanfragen bei den zuständigen Vorgesetzten auslösen – und zwar sozusagen kontextsensitiv, das heißt angepasst auf Reiseziel, Dienstalter des Mitarbeiters und Reisegrund. Die Anbieter der Online-Buchungstools (OBT) unterstützen Travel Manager bei der Konfiguration, um Genehmigungsprozesse zu straffen. Beispielsweise lassen sich Reisen zu bestimmten Reisezielen auch gleich ganz sperren oder einschränken, oder die Reisenden werden in bestimmten Fällen aufgefordert, einen Reiseberater anzurufen, um eine Genehmigung einzuholen.
Travel Management Companies (TMC) wie American Express Global Business Travel (GBT) unterstützen ihre Kunden dabei, die Genehmigungsvorgaben in den Reiserichtlinien und die Einstellungen in den Buchungstools regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. So können Reiseeinschränkungen oder Reiseverbote, neu auftretende oder abflachende Risiken und andere mit COVID-19 zusammenhängende Entwicklungen im Laufe der nächsten Wochen und Monate im Regelwerk abgebildet werden.
Reisende erreichen
Nun passen auch Außenministerien ihre Reiseverbote und Fluggesellschaften ihre Flugplan-Einschränkungen regelmäßig an – und niemand weiß, ob die voriges Jahr für diesen Frühsommer angesetzten Konferenzen tatsächlich stattfinden können. Unsicherheit und Chaos aber werden teuer. Wenn Geschäftsreisen und Besprechungen verschoben oder abgesagt werden, ist es daher von entscheidender Bedeutung, Reisende und Veranstaltungsteilnehmer rechtzeitig und korrekt zu informieren. Auch hier stehen TMC ihren Kunden zur Seite, um die effektive aktive Kommunikation mit den Reisenden über alle verfügbaren Kanäle zu organisieren, zum Beispiel über mobile Apps, SMS-Plattformen, Live-Webchats, Telefon und E-Mail.
Trotz aller Einschränkungen liegt die Zahl der Geschäftsreisen nicht bei Null, und nach Lockerung der Reise- und Kontaktbeschränkungen würde eine zweite Pandemiewelle schnell neue Beschränkungen nach sich ziehen. Daher kann sich gegenwärtig wie in naher Zukunft während der Reise eines Mitarbeiters etwas ändern.
Dann stellen die Reiseberater des TMC sicher, dass die Reisenden zuverlässig erreicht werden, zum Beispiel über In-App-Mobile-Messaging. Tools und Dienste unterstützen Travel Manager bei der Lokalisierung ihrer Reisenden, etwa durch die Verwendung aktueller Kartendaten und GPS-Informationen zur Ergänzung der in den Buchungssystemen hinterlegten Reiserouten. Auch die Reiseprofile, Daten von Fluggesellschaften, Hotels, Bahnen und Sicherheitsspezialisten helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und in Echtzeit zu reagieren.
Für die Einschätzung der Lage sind glaubwürdige, zuverlässige Quellen von großer Bedeutung. Dazu gehören die Reisehinweise der Regierung und Gesundheitsbehörden, die täglichen Updates der WHO und nicht zuletzt die Empfehlungen von Spezialisten für globales Risikomanagement, beispielsweise von WorldAware, einem Partner von GBT.
Eine funktionierende Notfallkommunikation mit den Reisenden erfüllt Fürsorgepflichten, spart Zeit – und Geld.
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