Después de dos años de trabajo a distancia, los empresarios se esfuerzan por mantener a los trabajadores comprometidos y productivos. Con los equipos físicamente separados, hemos visto que la moral de los empleados ha bajado en muchas organizaciones.

En consecuencia, muchas empresas cuyas oficinas aún no han reabierto sus puertas están planificando reuniones internas para unir a los compañeros de trabajo y realinear los equipos en torno a los objetivos empresariales. Tales reuniones se ven como una forma de revitalizar la fuerza laboral, construir la unión, la colaboración y la amistad entre colegas. También son un formato de reunión más propicio cuando se necesita la atención de los empleados.

Hoy, Lynne Amori, directora de cuentas y operaciones de American Express Meetings & Events (M&E), nos da algunos consejos para planificar una reunión interna.

Atravesando la distancia

Según nuestro Pronóstico Global de Reuniones y Eventos, las reuniones internas representarán casi la mitad de todas las reuniones en 2022. Este año, también esperamos que haya más personas que asistan en persona y viajen distancias más largas.

“En el tercer y cuarto trimestre de 2021, muchas reuniones internas eran regionales y estaban a poca distancia en coche. A la gente le daba miedo subirse a un avión”, explicó Lynne. Además, esto eliminaba la necesidad de las habitaciones, ya que la gente podía venir en coche para una reunión de un día y seguir conduciendo hasta su casa y estar con su familia esa noche”. Pero en 2022, la tendencia está cambiando. La gente quiere volver a los aviones. Quieren volar a un lugar bonito”.

De las conversaciones con los clientes, Lynne dice que ha habido una mezcla de sentimientos sobre el tamaño de reuniones internas.

“Algunos clientes son menos conservadores y están dispuestos a volver de inmediato. ‘Vamos a reunir a los 500 empleados de este departamento en particular’. Y luego hay otros clientes que todavía son muy restrictivos y están recomendando reuniones de equipos más pequeños con un máximo de 25 asistentes”, explicó.

Con tanto movimiento en el mercado laboral y una mayor atención en la satisfacción de los empleados, Lynne dijo: “Ahora hay mucho enfoque en encontrar esa ubicación atractiva que entusiasmará a las personas”. California, Viena, Berlín, Portugal, el Caribe, Hawai… son sólo algunos de los espectaculares destinos donde los clientes reservan reuniones internas.

Lynne señaló que elegir un destino con un clima más cálido se ha vuelto popular ya que permite realizar eventos al aire libre, otra tendencia en aumento debido al COVID.

A la hora de seleccionar un lugar, recomienda tener en cuenta en primer lugar desde dónde viajarán los asistentes. Un socio empresarial de RR.HH. o un director de equipo pueden proporcionar una lista de posibles asistentes desglosada por ubicación geográfica. El equipo de administración de reuniones con el que está trabajando puede ayudarlo a hacer recomendaciones de destinos que no romperán su presupuesto ni requerirán que los asistentes tengan múltiples escalas.

Darse tiempo

Lynne dijo que uno de los mayores problemas que ve el equipo de Reuniones y Eventos en estos días es el escaso tiempo de respuesta. Ómicron hizo que muchos clientes pospusieran sus reuniones, y ahora que es el segundo trimestre, se dan cuenta de que necesitan moverse. Sin embargo, se necesita tiempo para encontrar lugares y proveedores que se ajusten a los objetivos y al presupuesto de la reunión. También hay que avisar a los asistentes con antelación para que puedan decidir si pueden viajar o no.

Lynne sugiere de cuatro a seis semanas para organizar una pequeña reunión con unos 10 asistentes. Para un evento de 25 a 50 personas, recomienda un plazo de seis a ocho semanas. Para eventos más grandes y complejos, lo mejor es contar con al menos seis meses.

Planificar en la era de la COVID-19

Aunque algunas de las restricciones del COVID-19 están empezando a suavizarse, Lynne dice que es importante estar abierto y receptivo a los diferentes sentimientos que los asistentes puedan tener hacia la interacción en este entorno. Algunas personas se sentirán completamente cómodas dando apretones de manos y abrazos, mientras que otras preferirán mantener las distancias y llevar el uso de cubrebocas. Así que piense en el recorrido de los asistentes y en cómo puede atender a estas diferentes personas.

Para que los asistentes se sientan cómodos, Lynne recomienda ser sincero con sus comunicaciones previas al evento y transmitirles cómo se supervisan constantemente las normas y cómo se realizarán los ajustes necesarios.

También sugiere que se establezcan expectativas sobre el comportamiento de los asistentes, como por ejemplo si se exigirán el uso de cubrebocas o si los participantes se someterán a una prueba antes de entrar al evento. Disponer de señalización, como marcadores de distanciamiento social, también puede ayudar a comunicar los protocolos que se espera que sigan los asistentes.

Dado que las cosas están en constante evolución y las restricciones de cada destino son diferentes, querrá trabajar en estrecha colaboración con su socio de gestión de reuniones y el lugar para estar al tanto de cualquier cambio normativo que pueda afectar al programa.

También puede consultar la herramienta de búsqueda Travel Vitals™ para obtener los últimos avisos de viaje y de salud específicos del destino. Lynne dijo que la construcción de un plan exhaustivo de deberes de cuidado puede preparar a los equipos para todo tipo de problemas y ha sido un tema candente entre los clientes.

Alinearse con los valores de su empresa

Dado que la sustentabilidad y la diversidad, la inclusión y la equidad son prioridades cada vez mayores para muchas empresas, Lynne recomienda incorporar estos valores en el evento.

Por ejemplo, hay herramientas en las que puede ingresar detalles del evento, como cuántos asistentes viajan en avión, cuántas comidas se sirven, incluso detalles más precisos como la potencia de las luces dentro de un espacio de reunión, para calcular la huella de carbono de una reunión.

También sugiere que se elijan lugares y proveedores que correspondan con los valores de la empresa. Su socio de gestión de reuniones puede tener una evaluación de contratación que incluya preguntas sobre sostenibilidad y normas de diversidad que pueden ayudar a esta búsqueda.

El equipo de gestión de reuniones también puede apoyarse en su experiencia y en sus relaciones en el sector para ayudar a identificar a los proveedores que pueden apoyar sus objetivos.

“Como uno de los principales socios comerciales del mundo para reuniones y eventos con relaciones establecidas con proveedores preferentes, nuestro equipo de M&E puede ayudarle a identificar el ajuste adecuado para su próximo evento”, dijo Lynne. “Nos mantenemos al día de las últimas iniciativas y tendencias y de lo que el mercado de reuniones ofrece para apoyarlas”.

Conéctese con nosotros para obtener más información sobre cómo American Express Meetings & Events puede ayudarlo a planificar su próximo evento.