Wie geht es jetzt weiter ? – Travel Management unter veränderten Rahmenbedingungen

Viele von uns haben sich eingerichtet in der aktuellen, pandemiebedingt entstandenen „Work-from-anywhere“-Mentalität (WFA) – also der Möglichkeit, von jedem Ort aus zu arbeiten. Das mobile Arbeiten bringt eine große Flexibilität mit sich und ermöglicht es Menschen, sich jederzeit über eine virtuelle Plattform zu treffen und auszutauschen. Ein weiteres Plus: Familie oder persönliche Bedürfnisse lassen sich besser mit dem Beruf vereinbaren. Mobiles Arbeiten bringt also viele Vorzüge mit sich, hat aber auch seine Grenzen. So ersetzen virtuelle Treffen nicht die menschliche Bindung, die durch ein persönliches Treffen entsteht. Es haben also nach wie vor beide Formen ihre Berechtigung: persönliche und virtuelle Treffen.

Persönliche Treffen fördern das Zusammengehörigkeitsgefühl
Trotz der Unabhängigkeit und Flexibilität vermissen nämlich viele Homeoffice-Mitarbeiter die menschlichen Aspekte der Arbeit. Das beleuchtet ein Artikel von McKinsey, der sich mit den Gründen für die hohe Fluktuationsrate befasst, die in der jüngsten Vergangenheit Schlagzeilen machte. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, sind persönliche Treffen. Sie sind ein wichtiges Element der zwischenmenschlichen Beziehungspflege und tragen zu einem Zusammengehörigkeitsgefühl bei. Wenn Menschen aller kulturellen Ausrichtungen persönlich zusammentreffen, um ihre unterschiedlichen Sichtweisen auszutauschen, fühlen sich Kollegen wertgeschätzt und bauen Vertrauen und Verständnis füreinander auf. Denn heutzutage gibt es viele Menschen, die in ihrer Kindheit keine Erfahrungen in einer multikulturellen Gesellschaft gemacht haben, aus der sie schöpfen könnten. Ein Artikel über die Integration am Arbeitsplatz verdeutlich das am Beispiel der USA:

• Der Arbeitsplatz ist für viele weiße Amerikaner der Ort, an dem sie zum ersten Mal mit Menschen zu tun haben, die anders sind als sie.
• 91 Prozent des sozialen Netzwerks einer durchschnittlichen weißen Person ist weiß.

Regelmäßige Zusammenkünfte sind wichtig
Wir haben gesehen, wie wichtig es ist, dass Mitarbeiter zwar nicht mehr so häufig wie früher, aber regelmäßig in unserem Büro in Manhattan zusammenkommen. Spannende Entwicklungen in der Branche unterstreichen unsere Sichtweise. So bietet der britische Hotelier Accor beispielsweise ein „Commute and Stay“-Paket an, das sich an Gelegenheitspendler richtet. Es umfasst eine ermäßigte, flexible Stornierungsrate für einen auf zwei Tage ausgelegten Bürobesuch. Weiterhin sind Räume inkludiert, in denen die Bucher des Spezialpakets den Abend mit Kunden, Kollegen oder Freunden verbringen können. Ein Artikel der „New York Times“ nennt gleich mehrere Hotels von New York bis Ottawa, die für die neuen Fernpendler spezielle Tarife und Annehmlichkeiten ins Leben gerufen haben.

Es ist also offensichtlich, dass sich Geschäftsreisen und Meetings weiterentwickeln. Linda McNairy, für Amerika zuständige Vice President bei American Express Meetings & Events, berichtet in einem Artikel, dass wir in jüngster Zeit häufiger von Unternehmen gebeten wurden, Teambuilding-Events an besonderen Veranstaltungsorten wie etwa auf Ranches auszurichten – weit entfernt vom traditionellen Konferenztisch und der dort eingesetzten Technik.

Die Kombi macht’s: Ideal sind ein Mix aus Homeoffice und persönlichen Treffen
Viele Unternehmen werden künftig wahrscheinlich ihre Beziehungen zu Partnern, Kollegen und Kunden auffrischen wollen. Dabei profitieren Unternehmen, wenn sie auf ein ausgewogenes Arbeitsmodell setzen, das Homeoffice mit Reisen und persönlichen Treffen kombiniert. Für die Budgetplanung bedeutet dies:

• Teamreisen für Gruppenveranstaltungen mit Live- oder hybriden Besprechungen einplanen.
• Budgetierung von Reisen, die Übernachtungen und längere Aufenthalte umfassen.
• Berücksichtigung der Bedürfnisse von Kollegen, die weiter vom Firmensitz entfernt wohnen.

Mit dem richtigen Partner immer auf dem neuesten technischen Stand
Ob für Kollegen oder Partner: Die Organisation eines virtuellen oder hybriden Meetings kann eine Herausforderung sein, wenn es Ihnen an Ressourcen und technologischen Fähigkeiten fehlt. Wenn Sie außerdem die sich ständig weiterentwickelnde Technologie berücksichtigen wollen, werden Sie verstehen, warum es sinnvoll ist, externe Dienstleister zu beauftragen. Bei der Auftragsvergabe sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Vielfalt der Anbieter und ökologische Nachhaltigkeit.
• Cybersicherheitsstandards für den Schutz von Daten.
• Die Fähigkeit, die Teilnehmer bei der Stange zu halten.

Alles aus einer Hand
Letztendlich ist es besser, wenn alle Ihre Geschäftsreisen und Meetings von einem einzigen Managementpartner verwaltet werden. Ein strategischer Partner berücksichtigt Ihre geschäftlichen Anforderungen auf einer ganzheitlichen Ebene, was den Interessen Ihres gesamten Unternehmens dient und nicht nur bestimmten Geschäftsbereichen. Viele Unternehmen haben sich für uns entschieden, um ihre kompletten Reisen, Meetings und Veranstaltungen managen zu lassen, weil wir über starke Partnerschaften mit Lieferanten verfügen und ein flexibles Dienstleistungspaket anbieten. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

Höhere Effizienz: Die Bündelung von Reise- und Tagungsdaten trägt dazu bei, dass Sie bei Ihren Lieferanten erfolgreich einkaufen können. Gleichzeitig berücksichtigen wir professionell die aus der Sorgfaltspflicht entstehenden Anforderungen an Ihr Unternehmen.

Höhere Einsparungen: Rückblickend auf das Jahr 2020 haben wir festgestellt, dass unsere Kunden im Durchschnitt zwischen 9 und 17 Prozent sparen, wenn sie Reisen und Meetings über uns abgewickelt haben.

Nachhaltigkeit: Bei unseren Beschaffungsentscheidungen berücksichtigen wir die Vielfalt der Anbieter und legen Wert auf die Nachhaltigkeit.

Es gibt also viele Gründe, die Organisation von Reisen und Meetings American Express Global Business anzuvertrauen.