Einer der lästigsten Aspekte einer Geschäftsreise? Die Reisekostenabrechnung. Das kann wirklich unpraktisch sein, vor allem, wenn Papierbelege erforderlich sind. Es gibt keine ideale Möglichkeit, lästige Quittungen aufzubewahren. Oft müssen Reisende sie mühsam in ihrer Brieftasche sammeln, nur um zu beweisen, dass sie eine Flasche Wasser am Flughafen gekauft haben oder um die genauen Kosten für ein Kundenessen nachzuweisen.

Glücklicherweise gibt es mit der Einführung der digitalen Cloud-Technologie die Möglichkeit, Quittungen mit dem Smartphone zu scannen. Der Nutzen leuchtet unmittelbar ein. Ein mobiles Spesensystem hat aber noch viele weitere Vorteile, die wir im Folgenden auflisten:

Mobile Reisekostenabrechnung: Jederzeit und überall Spesen einreichen

Die App ist ein Muss für Geschäftsreisende. Mit dieser mobilen Funktion können sie Spesenabrechnungen jederzeit und überall einreichen, egal ob die Mitarbeiter sich im Büro, zu Hause oder gerade in der Firmenzentrale aufhalten.

 Nie wieder verlorene Quittungen

Mit der Spesen-App auf dem Mobilgerät können Reisende ihre Belege sofort scannen. Sie müssen nicht bis nach der Reise warten, um sie einzureichen. Außerdem lassen sich digitale Quittungen, die sie per E-Mail erhalten, einfach hochladen.

Weniger Tipparbeit notwendig

Dank der so genannten OCR-Funktion (Optical Character Recognition) werden relevante Details aus dem Beleg – einschließlich der Kosten, Datum und Name des Quittungsgebers – automatisch erkannt, in die Abrechnung eingefügt und mit der Reise verknüpft. Das verringert den Arbeitsaufwand.

Schnellere Verarbeitung

Mit einer mobilen Lösung können die Mitarbeiter ihre Ausgaben digital geltend machen und so den Prüfungs- und Erstattungsprozess beschleunigen.

Geräteübergreifende Kompatibilität

In der Regel sind Reisekosten-Apps für alle Geräte kompatibel. Wer lieber am Computer seine Abrechnungen erledigt, kann das ohne Probleme machen. Das Praktische: Reisende können mit der Bearbeitung bereits am Handy beginnen – und dann an der exakt gleichen Stelle daheim am Rechner weitermachen.

Sofortiges Umrechnen aus der jeweiligen Landeswährung

Viele mobile Spesensysteme rechnen Quittungsbeträge automatisch um, wenn Reisende Belege aus einem Land mit anderer Währung hochladen. So müssen sie keine Zeit damit verbringen, in japanischen Yen ausgestellte Beträge in Euro umzurechnen.

Nicht nur für Geschäftsreisende

Vorgesetzte und Buchhaltungen, die Reisekostenabrechnungen prüfen, können über ein mobiles Abrechnungssystem ebenfalls von unterwegs aus arbeiten, also Anträge prüfen und genehmigen – das ist ideal in einer immer mehr von Home Office geprägten Arbeitswelt. Sobald ein Reisender eine Spesenabrechnung einreicht, erhalten sie eine Benachrichtigung auf ihrem mobilen Gerät und können sofort reagieren.

Weniger Betrugsmöglichkeiten und weniger Fehler

Bei der Verwendung des App-Scanners überträgt die automatische Erkennung die auf dem Beleg enthaltenen Informationen direkt in die Abrechnung. Das verhindert Übertragungsfehler – und es entfällt die Versuchung, Ausgaben höher anzusetzen, als sie tatsächlich waren.

Alles auf einer Plattform

Amex GBT bietet seinen Kunden mit dem mobilen Reisekosten-Abrechnungssystem Neo eine der wenigen wirklich vereinheitlichten Reisebuchungs- und Reisekosten-Plattformen auf der Welt. Neo vereinfacht Abrechnungsprozesse und spart allen Beteiligten Zeit und Energie.

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