Es ist an der Zeit, sich um die Veranstaltungsplanung für nächstes Jahr zu kümmern. 2023 werden persönliche Zusammenkünfte stark im Vordergrund stehen.

Laut dem Global Meetings and Events Forecast 2023 von American Express Meetings & Events gibt es mehr persönliche Geschäftstreffen als erwartet. Zwei Drittel der 580 befragten Fachleute für Meetings und Events erwarten, dass die Gesamtzahl der Veranstaltungen mit physischer Präsenz innerhalb von ein bis zwei Jahren wieder das Vorpandemie-Niveau erreichen wird.

Das gilt vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Dem Earnings Report Q2 2022 von Amex GBT zufolge planen KMU mehr Meetings und Events als jedes andere Kundensegment. Im zweiten Quartal 2022 erreichten KMU-Transaktionen 84 Prozent des Niveaus von 2019, verglichen mit 76 Prozent aus allen Kundensegmenten.

65 Prozent der Befragten gaben außerdem an, dass die Budgets für Tagungen und Veranstaltungen im Jahr 2023 steigen werden. Dies wird dazu beitragen, das Volumen der für das nächste Jahr geplanten Tagungen sowie die steigenden Preise zu decken. Der Prognose zufolge werden die Ausgaben für Meetings und Veranstaltungen aufgrund höherer Lohn-, Lebensmittel- und anderer Fixkosten sowie der Auswirkungen der Inflation voraussichtlich steigen.

Wie können KMU diese steigenden Kosten ausgleichen?

Das weiß Julie Flynn, Senior Manager Business Development bei American Express Meetings & Events. Sie arbeitet mit KMU-Kunden zusammen.

Sehen Sie sich mehrere Veranstaltungsorte in unterschiedlichen Städten an

Der Ort, an dem Sie Ihre Veranstaltung durchführen, hat großen Einfluss auf das Budget. Julie Flynn empfiehlt daher, mehrere Anbieter in mehreren Städten zu prüfen. So erhöhen Sie einerseits Ihre Verhandlungsoptionen und können andererseits die Kosten für den Veranstaltungsort senken.

Flynn ist davon überzeugt, dass KMU, die bei der Wahl des Veranstaltungsortes flexibler sind, in der Regel günstigere Preise erzielen und so am meisten sparen. „Wir haben zum Beispiel einen Kunden, der ein Programm für 700 Personen in Chicago ausrichten wollte. Er wollte in die Innenstadt, entschied sich dann aber für eine Location am Flughafen, weil er dort einen günstigeren Preis vereinbaren konnte.“ Außerdem sparte der Kunde eine Menge Wegekosten.

„Aus meiner Erfahrung weiß ich“, sagt Flynn, “dass ich im Umfeld von Konferenzen in der Regel 200 US-Dollar für Uber-Fahrten ausgebe. Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes kann also helfen, Geld zu sparen.“

Auch ein Hotel in fußläufiger Entfernung zu anderen Programmpunkten der Veranstaltung, beispielsweise in der Nähe der Abendveranstaltung, spart Geld für die Fahrten von A nach B und zurück.

Berücksichtigen Sie bei der Suche nach dem Veranstaltungsort auch die Flugkosten. Es hat keinen Sinn, ein Hotel zu wählen, das 20 Prozent günstiger ist, wenn die Anreise mit hohen Flug- oder Bahnkosten verbunden ist.

Planen Sie vorausschauend

In der heutigen Zeit zögern einige Unternehmen, ihre Veranstaltungen weit im Voraus zu buchen, aber es kann teuer werden, wenn man zu lange wartet. Julie Flynn zufolge haben einige Leistungsträger und Anbieter damit begonnen, Zuschläge für Last-Minute-Veranstaltungen zu erheben. Außerdem ist bei kurzfristigen Planungen die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten und Anbietern in der Regel geringer.

„Wenn man im Voraus plant, hat man mehr Möglichkeiten und kann sich verschiedene Anbieter und Orte ansehen“, sagt Flynn. Ihrer Erfahrung nach liegt der beste Zeitpunkt im Allgemeinen zwischen neun und zwölf Monaten vor einer Veranstaltung, je nach Umfang des Programms.

Eine Partnerschaft mit einem Anbieter von Meetings und Events kann sich auszahlen

Wenn Sie Dienstleistungen und Lösungen eines Spezialisten für Tagungs- und Veranstaltungsmanagement wie American Express Meetings & Events in Anspruch nehmen, kann das erheblich Kosten sparen. Im Rahmen des kostenlosen Services „Meetings Expert“ helfen Meeting-Profis von American Express Meetings & Events dabei, alle Aspekte des Hotelvertrags auszuhandeln; einschließlich Hotelzimmern, Konferenzräumen sowie Speisen und Getränken. Dies gilt für Veranstaltungen, die mindestens zehn Hotelzimmer benötigen. Aus einer Analyse interner Daten geht hervor, dass die Kunden durch die Inanspruchnahme dieses Services in der Regel fast 18 Prozent sparen.

Über das Travel-for-Meetings-Programm, das Gruppenflüge für Teilnehmer organisiert, kann Amex M & E die von American Express Global Business Travel (Amex GBT) ausgehandelten Tarife an unsere Kunden weitergeben. Es zeigt sich, dass Unternehmen zwischen 15 und 20 Prozent bei Flugreisen sparen können, wenn sie sich an die bewährten Verfahren halten.¹

Sie können weiterhin davon profitieren, dass wir erfahrene Verhandlungsführer an die Seite der Kunden stellen.

„Unsere Mitarbeiter haben Erfahrung mit der Organisation von Programmen aller Art in der ganzen Welt. Diese Fülle an Wissen und diese Erfahrungen kkönnen sehr hilfreich sein. Sie wissen, wie man verhandelt und bessere Preise für beispielsweise Speisen und Getränke, Konferenzmieten und audiovisuelle Medien erzielt. Sie wissen auch, was wirklich wichtig ist und was aus einem Programm eventuell auch gestrichen werden kann“, so Julie Flynn.

Stellen Sie auf ein konsolidiertes Reise- und Tagungsprogramm um

Wie der Meetings and Events Forecast 2023 feststellt, profitieren Unternehmen mit einem konsolidierten Reise- und Tagungsprogramm von einer Vielzahl von Vorteilen, die sich letztlich auch positiv auf das Unternehmensergebnis auswirken. Dazu gehören. verbesserte Reportings, Vertragsabschlüsse, Zeit- und Ressourceneffizienz, Einsparungen und Transparenz bei den Ausgaben.

„Die Transparenz, die wir bekommen, wenn wir alles unter einem Dach bündeln, kann zu Einsparungen und Vereinheitlichung führen. Ich habe bei einigen Kunden gesehen, dass sie auf diese Weise ihre Ausgaben um 20 bis 30 Prozent reduzieren konnten“, so Julie. „Im Grunde genommen sind wir für Verhandlungen umso besser gerüstet, je ganzheitlicher wir das Volumen betrachten können, das ein Unternehmen in der Branche ausgibt.“

Die Konsolidierung kann außerdem dazu beitragen, die Kosten zu optimieren. Das ermöglicht es, Bedürfnisse und Anforderungen strategisch zu betrachten (z. B. welche Meetings persönlich und welche virtuell abgehalten, welche Meetings möglicherweise kombiniert werden können) und Entscheidungen zu treffen, die zu erheblichen Einsparungen führen können.

Seien Sie sich klar über Ihre Anforderungen und Bedürfnisse

Wer die Ziele einer Veranstaltung, die Teilnehmer und ihre Anreisen genau kennt, kann Verhandlungen und andere kostensparende Maßnahmen strategischer angehen.

Wenn beispielsweise 200 Personen an einer Konferenz teilnehmen und die Hälfte von ihnen eine 30-minütige Autofahrt vom Veranstaltungsort entfernt wohnt, lässt sich durch die Organisation kostenloser Parkplätze eine Menge Geld sparen. Für ein anderes Unternehmen, dessen Mitarbeiter von überall her einfliegen, würde ein kostenloser Parkplatz jedoch keinen großen Mehrwert bringen.

Julie Flynn führt ein weiteres Beispiel an: Ein Kunde wünschte am letzten Konferenztag für alle Teilnehmer ein Mittagessen zum Mitnehmen.

„Als wir uns die finalisierte Flugliste ansahen, stellten wir fest, dass viele Teilnehmer genau zu dem Zeitpunkt abreisten, an dem das Mittagessen serviert werden sollte“, sagt sie. „Wir sahen auch, dass viele Leute mit dem Auto anreisten. Wir dachten: Die Leute werden nicht hierbleiben, um zu Mittag zu essen. Es ist das Ende der Woche. Sie wollen nach Hause. So konnten wir die Anzahl der Speisen und Getränke reduzieren und eine Menge Geld sparen, nur indem wir die Besucherströme genauer unter die Lupe nahmen.“

Je mehr Informationen ein Unternehmen über seine Veranstaltung zur Verfügung stellt, desto kreativer können unsere Tagungsplaner mit Blick auf kostensparende Maßnahmen agieren.

„Die größten Erfolge erzielen wir, wenn ein Kunde offen und transparent ist, was sein Budget, seine Absichten und seine bisherigen Erfahrungen angeht“, so Julie Flynn. „Wenn wir Kunden haben, die auf diese Weise echte Partner sind, können wir ihr Budget und ihren finanziellen Spielraum verstehen und gezielt nach Einsparmöglichkeiten suchen, anstatt pauschale Entscheidungen zu treffen.“

Für weitere Einblicke in die Trends, die Meeting- und Eventprogramme im Jahr 2023 beeinflussen werden, laden Sie sich den „Global Meetings & Events Forecast“ von American Express Meetings & Events herunter.

1 Kunden können bei Gruppenflügen 15 bis 20 Prozent sparen, wenn sie die folgenden Faktoren berücksichtigen: Sie haben Zugang zu den von Amex GBT ausgehandelten Tarifen; sie wenden die selbst ausgehandelten Tarife korrekt an; ihre Reisenden suchen und buchen immer den niedrigsten verfügbaren Flugpreis; sie wählen den kosteneffektivsten Zielort/die kosteneffektivste Route; es gibt eine effektive Koordinierung und einen entsprechend sinnvollen Umgang damit, wenn Änderungen oder Unterbrechungen im Reiseverlauf auftreten – und die Meeting-Richtlinien werden im Unternehmen konsequent angewendet.