Wie ein aktueller Atlas-Artikel zeigt, steigen für alle Reisende weltweit die Flugpreise. In der Geschäftswelt haben vor allem kleinere Unternehmen die Hauptlast der steigenden Kosten zu tragen, erklärt Jeremy Quek, Leiter des Bereichs Luftverkehr bei American Express Global Business Consulting (GBC).

Werfen wir einen Blick darauf, warum das so ist. Zunächst einmal haben kleine und mittlere Unternehmen (KMU) häufig einen Preisnachteil, da sie nicht die gleichen Rabatte erhalten wie größere Unternehmen oder Konzerne. Sie haben vielleicht ein oder zwei mit Fluggesellschaften ausgehandelte Verträge, aber da sie vom Volumen her viel kleiner sind, ergeben sich meist niedrigere Rabatte. Außerdem kommen sie in aller Regel nicht in den Genuss von Ausnahmeregelungen und Vergünstigungen, wie sie große Unternehmen erhalten.

Auch aus geografischer Sicht betrachtet, befinden sich KMUs wahrscheinlich in einer eher ungünstigen Lage. KMUs sind in der Regel räumlich weiter verstreut, und die Mitarbeiter reisen deshalb aus verschiedenen Städten an.

Eine Analyse unserer Transaktionsdaten vom August 2022 ergab, dass 65 Prozent aller Buchungen für größere Firmenkunden innerhalb der 400 wichtigsten Städtepaare erfolgen (basierend auf einer Analyse der Abflug- und Ankunftsflughäfen). Für das KMU-Segment liegt diese Zahl dagegen nur bei 53 Prozent. Das bedeutet, dass fast die Hälfte aller KMU-Reisen von kleineren Regionalflughäfen aus starten, während es bei größeren Unternehmen nur ein Drittel ist.

Dass sich das Reiseverhalten der KMUs komplexer darstellt, ist eine wichtige Erkenntnis, wenn man darüber nachdenkt, mit welchen Problemen kleinere Flughäfen zu kämpfen haben. Da die Regionalflughäfen am stärksten von Flugplankürzungen betroffen sind, müssen Geschäftsreisende in entlegeneren Regionen mit höheren Flugpreisen, weniger Flugoptionen und ungünstigen Strecken rechnen – und können in einigen Fällen den Anschluss an Linienflüge komplett verlieren.

Dabei haben sich KMUs in puncto Geschäftsreisen am schnellsten erholt. Wie wir in unserem Quartalsbericht darlegen, steigt die Zahl der KMU-Reisen schneller als andere Kundensegmente. Folglich ziehen diese Unternehmen nun die Aufmerksamkeit der Anbieter auf sich.

Aus der Sicht der Fluggesellschaften waren die KMUs schwer zu managen, weil sie räumlich so weit voneinander organisiert sind. Nun aber schwenken einige Fluggesellschaften um und konzentrieren sich trotzdem mehr auf dieses Segment. Sie sollten sich deshalb umsehen, welches Angebot welcher Fluggesellschaft am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Berücksichtigen Sie dabei, dass sich einige Fluggesellschaften zum Ziel gesetzt haben, die Abläufe für Reisende zu verbessern, anstatt Rabatte zu geben.

Was können kleinere Unternehmen also tun, um die Flugkosten – den meist größten Posten im Reisebudget – zu senken? Hier sind ein paar Ideen:

Unternehmen sollten eine Reiserichtlinie einführen

Wenn Sie keine Reiserichtlinie haben, weil sich Ihr Unternehmen zu schnell entwickelt hat oder bislang andere Prioritäten gesetzt hat, ist es an der Zeit, dies zu tun. Nachfolgend einige Kriterien, die helfen können, die Flugkosten zu senken:

• Regeln für Zusatzleistungen aufstellen (z. B. WLAN Gebühren, bevorzugte Sitzplätze, Lounge-Zugang, Sitzplatz- oder Kabinen-Upgrades), das gilt auch für Tarifregeln wie „Erstattungsfähigkeit“. (Die Fluggesellschaften sind zunehmend bestrebt, zusätzliche Einnahmen und Gewinne durch Zusatzleistungen zu erzielen.)
• Festlegung von Best-Practice-Verfahren für den Ticketkauf (z. B. Ticketkauf im Voraus, Buchung über das von Ihnen gewählte Online-Buchungstool und Buchung über die von Ihnen gewählte Travel Management Company, um Unterstützung bzgl. der Einhaltung von Fürsorgepflichten zu erhalten).
• Klare Vorgaben für den „niedrigsten logischen Flugpreis“, einschließlich einer „Preistoleranz“, die festlegt, wie viel mehr ein Reisender als den niedrigsten verfügbaren Flugpreises ausgeben darf.

Wir empfehlen außerdem, beim Abflug mit Blick auf die Wahl des Wochentags und der Uhrzeit flexibel zu sein. Einige Tage und Uhrzeiten sind besonders beliebt – und dementsprechend gestalten Fluggesellschaften die Preise. Wenn Sie beispielsweise aus den USA nach Europa reisen, sollten Sie in Erwägung ziehen, an einem Samstag statt an einem Sonntag abzufliegen – der Unterschied zwischen einem Business-Class-Ticket für einen Samstagflug im Gegensatz zu einem Sonntagsflug kann Tausende von Dollar betragen.

Seien Sie bereit zu verhandeln

Unternehmen mit ausgereifteren Geschäftsreiseprogrammen haben möglicherweise Verträge mit Fluggesellschaften, die im Gegenzug für einen ausgehandelten Preisnachlass Zugang zu ihren loyalsten Kunden erhalten.

Fluggesellschaften sind generell weniger kulant bei der Auftragsvergabe und gewähren Kunden weniger großzügige Rabatte als in früheren Zeiten. Daher müssen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen strategisch organisieren, um weiterhin in den Genuss von Rabatten zu kommen. Sie können damit beginnen, Ihr Flugaufkommen zu analysieren, um herauszufinden, welche Fluggesellschaften für Sie wichtig sind – und sich dann auf diese Airlines konzentrieren.

Während der Verhandlungen mit den Fluggesellschaften sollten Sie darauf dringen, dass die tatsächlichen Gesamtausgaben des Unternehmens berücksichtigt werden. Das sind die Mindestausgaben für das Ticket, plus Treibstoffzuschläge und möglicherweise Ausgaben für Zusatzleistungen (z.B. Gebühren fürs WLAN). Es gilt zu verhindern, dass die Fluggesellschaften nur den Ticketwert als Basis für Verhandlungen ansetzen. Tatsächlich ist es nicht einfach, alle Nebenausgaben zu erfassen, aber Sie sollten darauf bestehen, dass die Fluggesellschaft zumindest die Treibstoffzuschläge berücksichtigt, da sich diese Kosten durchaus summieren.

Verlassen Sie sich auf Ihre Travel Management Company

Wenn Sie keinen Vertrag mit einer Fluggesellschaft haben, bedeutet das nicht, dass Sie den vollen Preis zahlen müssen. Über Ihre Travel Management Company können Sie wahrscheinlich erhebliche Einsparungen erzielen.

Dank unserer langjährigen Beziehungen zu Leistungsträgern können wir über unser Preferred-Extras-Programm Rabatte von bis zu 25 Prozent auf die wichtigsten Flugstrecken gewähren.¹ Unseren Transaktionsdaten zufolge haben wir KMUs im ersten Halbjahr 2022 mit diesem Programm geholfen, fast 33 Millionen US-Dollar an Flugkosten einzusparen.

Wir bieten auch eine Lösung für das sogenannte Re-Shopping an. Dabei werden automatisch die Flugpreise überwacht. Gibt es vergleichbare Tickets, die weniger kosten, buchen wir um, sobald diese Tickets verfügbar werden.

Profitieren Sie von unserem Disruption Management Service

Auch Flugverspätungen und -annullierungen können Reisekosten in die Höhe treiben. Zu den Mehrausgaben für zusätzliche Hotelübernachtungen, Mahlzeiten, Taxis und anderen Kosten, die während des nicht geplanten, längeren Aufenthalts entstehen, kommen noch immaterielle Kosten hinzu, wie Produktivitätsverluste und frustrierte Reisende.

Prüfen Sie, ob Ihre Travel Management Company über eine Disruption-Lösung verfügt, mit der Reisende schnell umbuchen können, damit sie nicht den ganzen Tag am Flughafen oder eine zusätzliche Nacht in einer fremden Stadt verbringen müssen. Wir bei Amex GBT verfügen über eine Reihe von entsprechenden technischen Lösungen, die sofort beim Umbuchen helfen und neue Flugoptionen mehrerer Anbieter direkt auf die Telefone der Reisenden schicken. Und das Beste: Diese Lösungen sind bereits in unserem Service enthalten.

Weitere Spartipps und eine Aufschlüsselung unserer Flugpreisprognosen nach Regionen erhalten Sie in unserem „Air Monitor 2023“, den Sie hier herunterladen können. Der Air Monitor ist eine von unserem Consulting-Team erstellte Prognose für die wichtigsten Geschäftsreiserouten.

1 Basierend auf den vertraglichen Vereinbarungen von American Express Global Business Travel und der Verfügbarkeit. Der Angebotsinhalt kann ohne Ankündigung geändert werden. Alle Ermäßigungen sind abhängig von Strecke und der Buchungsklasse. Die Ersparnis bei Flugreisen entspricht der durchschnittlichen Bruttotarifdifferenz, ausgedrückt als Prozentsatz bei Buchung eines Preferred-Extras-Tarifs anstelle des entsprechenden veröffentlichten Tarifs für 2021. Gleichwertig bedeutet, dass die Tarifbedingungen gleich oder besser sind.