Los viajes corporativos son esenciales a la hora de hacer crecer una empresa, ya que ponen a sus empleados frente a las personas y las oportunidades que pueden llevar su negocio al siguiente nivel. Pero sin las soluciones de gestión de viajes adecuadas, organizar un viaje de negocios puede resultar complejo, llevar mucho tiempo y resultar caro (¿ha visto tarifas aéreas y tarifas de hotel últimamente?). Al realizar este tipo de compromiso de tiempo y dinero, desea obtener el máximo valor de su inversión. Aquí es donde pueden entrar en juego la experiencia y las soluciones de una empresa de gestión de viajes (o TMC, para abreviar).

¿Qué es una empresa de gestión de viajes?

En pocas palabras, una TMC es una agencia de viajes que proporciona a empresas de todos los tamaños herramientas y servicios de gestión especializados para gestionar eficazmente cada aspecto de sus necesidades de viajes corporativos, desde facilitar reservas de viajes que cumplan con la política de la empresa hasta brindar asistencia esencial con el deber de diligencia.

Con su tecnología avanzada, asistencia permanente al viajero y sólidas asociaciones con proveedores, una TMC puede ayudar a sus empleados a viajar de forma segura y eficiente. Mientras tanto, su equipo de profesionales de viajes, capacitados para diseñar los mejores programas de viajes corporativos de su clase, puede ayudarlo a optimizar costos, elaborar una política de viajes que se alinee con los objetivos de la empresa y brindar orientación sobre iniciativas de sostenibilidad. Cuando tiene una TMC de su lado, puede estar seguro de que su programa de viajes de negocios está en buenas manos.

¿Quién debería utilizar los servicios de gestión de viajes de una TMC?

¿Está pensando en asociarse con una TMC pero no está seguro de si es una buena opción para su empresa? Seamos claros: si su empresa tiene empleados en viaje, puede beneficiarse de dicha asociación. ¿Aún no estás seguro? Aquí hay algunas pistas de que es el momento adecuado:

• Ha perdido de vista el gasto total en viajes de su organización o le preocupa el impacto del aumento de los costos de viajes en los resultados de la empresa.
• Necesita ayuda para desarrollar una política de viajes de negocios para recuperar los gastos de viaje y una estrategia de gestión de cambios para impulsar el cumplimiento sin grandes alborotos.
• La falta de tecnología y sistemas de gestión de riesgos en viajes para apoyar a los viajeros durante una crisis es una fuente de ansiedad.
• Su equipo está abrumado con otras tareas para gestionar eficazmente las necesidades de viajes de su empresa.

¿Cuáles son los beneficios de las empresas de gestión de viajes corporativos?

Empresas de todas las formas y tamaños podrían ganar mucho al asociarse con una TMC. Específicamente, puede ayudarle a:

Cree un proceso de reserva optimizado

Con una empresa de gestión de viajes, sus empleados pueden crear sin esfuerzo todos los componentes de su viaje de negocios, ya sea que opten por que los agentes de viajes de TMC se encarguen de todo o utilicen la herramienta de reserva en línea para crear itinerarios de un extremo a otro en segundos. De cualquier manera, todas sus opciones de viaje (vuelos, hoteles, alquiler de auto e incluso viajes compartidos) se pueden reservar sin problemas de acuerdo con la política de viajes corporativa y las preferencias de los empleados.

Recorta sus gastos de viaje

• Debido a sus amplias conexiones y experiencia en negociación con proveedores de viajes, las TMC como American Express Global Business Travel (Amex GBT) pueden obtener algunos de los mejores precios en viajes.

De hecho, hemos ayudado a las empresas a ahorrar 46 millones de dólares en sus itinerarios en tan solo nueve meses. Al seleccionar nuestras tarifas especiales, también puede obtener grandes ahorros: hasta un 25% de descuento en tarifas aéreas, un 20% de descuento en alquileres de autos y un sorprendente 50% de descuento en costos de hotel.

Y con la tecnología de recompra de TMC que vuelve a reservar vuelos y hoteles automáticamente cuando los precios bajan, puede estar seguro de que no perderá ninguna oportunidad de ahorro.

Mejorar la experiencia del viajero

Además de increíbles descuentos, una TMC puede ofrecer ventajas adicionales que pueden generar un valor real en dólares y centavos. Desayuno de cortesía e Internet de alta velocidad, mejoras de hotel y autos cuando estén disponibles: estos son solo algunos de los extras que sus empleados podrían disfrutar al reservar ciertas tarifas de agencias de viajes corporativas.

Promover la seguridad de los viajeros e impulsar el deber de diligencia

Cuando los planes de viaje se desmoronan en el último minuto y el bienestar del viajero se convierte en una preocupación, los servicios integrales de gestión de riesgos de viaje de una TMC pueden servir como un salvavidas crucial.

¿Está lidiando con una cancelación o retraso de un vuelo? Afortunadamente, la asistencia automatizada para cambios de reserva de una TMC y el equipo de agentes de viajes experimentados que ofrecen atención al cliente 24/7, pueden volver a encarrilar rápidamente un viaje de negocios.

Y cuando ocurre lo inesperado, su sólida tecnología de gestión de riesgos de viajes puede permitir a su organización identificar y comunicarse con los viajeros potencialmente afectados para que la ayuda pueda difundirse rápidamente si es necesario.

Elaborar una política de viajes de negocios

• Ya sea que su organización carezca de una política formal de viajes corporativos o tenga una que requiera actualización, un TMC puede ayudarlo a desarrollar y perfeccionar pautas de acuerdo con las mejores prácticas de la industria y sus objetivos comerciales. Y una vez que se haya creado todo, un TMC puede brindarle las herramientas y el conocimiento para impulsar el cumplimiento de la política de viajes.

Mantenga a los viajeros informados y conectados

Con la aplicación de la empresa de gestión de viajes que proporciona actualizaciones y notificaciones en tiempo real, su gente puede estar al tanto de los detalles clave del viaje, como pautas de salud y seguridad, cancelaciones de vuelos y cambios de puerta. A través de nuestra aplicación de viajes, los viajeros pueden hacer todo eso y además están a solo un clic de chatear con un agente que puede ayudarlos con cualquier parte de sus arreglos de viaje.

Proporcione datos de viaje para tomar decisiones más inteligentes

¿Está intentando tener una idea clara de cuánto gasta su organización en viajes de negocios? ¿Quiere nuevas ideas sobre cómo ahorrar en gastos de viaje? La mayoría de las agencias de viajes corporativas ofrecen herramientas avanzadas de generación de informes de datos que le brindan una visión completa de sus gastos de viajes, patrones de gastos y las acciones que pueden generar mejores resultados.

Optimice los informes de gastos de los viajeros

Muchas TMC también ofrecen herramientas de gestión de gastos que hacen que el proceso de reembolso sea rápido y sencillo. Los viajeros pueden utilizar sus dispositivos móviles para escanear recibos y enviar declaraciones de gastos. Además, cuando la plataforma se configura de acuerdo con las reglas y políticas comerciales, puede detectar automáticamente entradas no conformes, duplicadas y erróneas, lo que reduce las oportunidades de fraude y errores de los empleados.

Por cierto, ¿sabías que Amex GBT tiene la única herramienta verdaderamente unificada que combina la gestión de viajes y gastos? Cuando tiene reservas de viajes y gestión de gastos dentro de la misma plataforma, los flujos de trabajo se vuelven más eficientes, la precisión de los datos aumenta y el cumplimiento de las políticas aumenta. 

¿Qué cualidades busca en una TMC?

Elegir la empresa de gestión de viajes adecuada para que sea su socio es una decisión de suma importancia. Al embarcarse en su búsqueda, considere estos rasgos esenciales para guiar su proceso de selección:

Servicio excepcional: Piense en el tipo de atención al cliente que desea que tengan los empleados cuando su vuelo ha sido cancelado y se quedan varados en una ciudad extranjera. No solo desea una atención al viajero rápida, personalizada y amigable, sino también, en algunos casos, un TMC que hará todo lo posible para ayudar a que sus empleados regresen a casa sanos y salvos.

Una red global sólida: Las empresas de gestión de viajes con relaciones sólidas con proveedores en todo el mundo generalmente pueden generar las mejores ofertas y ventajas para los viajeros. Un TMC con una extensa red global significa que sus empleados tienen toneladas de opciones de viaje para elegir.

Software de gestión de viajes de última generación: Para mantener contentos a sus empleados, busque una TMC que ofrezca tecnología innovadora que incorpore inteligencia artificial, priorice la experiencia del usuario y simplifique los procesos de gastos y viajes de negocios.

Flexibilidad y personalización: debido a que una solución única no sirve para todos, las empresas deben buscar una TMC que pueda gestionar sin problemas las integraciones con sus proveedores externos preferidos y crecer con usted a medida que evolucionan sus necesidades.

Una riqueza de conocimientos y experiencia: Usted querrá un socio bien informado que pueda compartir las mejores prácticas: Profesionales consumados con un historial comprobado que puedan guiarlo a través de las crecientes complejidades de esta industria.

En última instancia, querrá elegir una TMC en la que pueda confiar para que sea un actor clave en el apoyo a los objetivos de su programa de viajes, a sus viajeros y a la organización en su conjunto.

Amex GBT ha sido líder en gestión de viajes de negocios durante más de 100 años. Como TMC líder en el mundo, proporciona software y servicios para ayudar a empresas de todos los tamaños a gestionar viajes, gastos, reuniones y eventos.

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