Dados los cambios radicales en la industria de viajes en los últimos años, es comprensible que muchas empresas se cuestionen el valor de su empresa de gestión de viajes (TMC). Centrados en recortar los gastos, los altos ejecutivos pueden presionar por una TMC que tenga tarifas más bajas sin importar qué tipo de servicio brinde. Y si la opción de bajo costo incluye una nueva plataforma de viajes en línea con una interfaz de usuario llamativa, puede ser aún más tentador optar por esta opción.

Sin embargo, como exploramos en un nuevo informe: Cómo aprovechar al máximo su programa de viajes, al seleccionar una TMC, hay mucho más que considerar además del precio. También se trata de la sustancia y del tipo de tecnología, cuidado y experiencia que está recibiendo.

Entonces, ¿qué puede decir cuando usted y los directores no están de acuerdo y están tratando de impulsar una opción de bajo costo con poca comprensión del valor que puede ofrecer un TMC cualitativo? Hagamos un poco de juego de roles para demostrar cómo podría responder cuando usted y el equipo de alta gerencia tienen puntos de vista opuestos.

Si un alto ejecutivo dice:

Veo que esta TMC ofrece una tarifa fija por transacción. Eso es ideal, ¿no?

Usted podría decir:

Depende. Puede parecer más barato y mejor superficilamente, pero una vez que calculamos otras cosas, como qué tipo de viajes están haciendo nuestros viajeros, en realidad puede costarnos más. Dado que principalmente reservamos viajes nacionales en línea, es probable que paguemos de más con este precio de tarifa fija, ya que nos cobra la misma tarifa ya sea que la reserva sea simple o compleja. Puede tener más sentido para nosotros probar un modelo en el que pagamos por lo que obtenemos. La flexibilidad es otra consideración, especialmente a medida que evolucionan las necesidades de nuestra empresa. Deberíamos considerar una TMC con algunos modelos diferentes para tener otra alternativa. En el futuro, puede resultar más rentable cambiar a una estrategia de precios diferente.

Si un alto ejecutivo dice:

¿No crees que la interfaz de usuario de la herramienta de reservas es impresionante?

Usted podría decir:

A primera vista, puede parecer tecnológicamente avanzado, pero debemos profundizar más y analizar el valor y el rendimiento para ver si realmente ofrece una experiencia de reserva rápida y fácil para nuestros viajeros. Una buena herramienta de reserva está impulsada por inteligencia artificial. Recuerda las reservas anteriores y ofrece sugerencias de hoteles que invitan a los viajeros a reservar dentro del programa de viajes. También deberíamos ver si la herramienta puede estimar el costo total de un viaje y presentar declaraciones de gastos. Eso nos ayudará a mantenernos dentro del presupuesto. Otra cosa para considerar es qué tipo de opciones de reserva presenta. ¿Ofrece una amplia gama de opciones de viaje que se adaptan a las preferencias de los diferentes viajeros y tarifas especiales?

Si un alto ejecutivo dice:

Los viajes han disminuido. ¿Por qué necesitamos una TMC?

Usted podría decir:

En realidad, ahora es el momento en que más necesitamos una TMC. Hoy en día, planificar un viaje es como planificar un evento. Los viajeros necesitan más información sobre sus destinos porque las reglas y restricciones de salud y seguridad varían según el destino y pueden cambiar cada día. Una buena TMC hace que toda esa información esté disponible bajo demanda a través de varios canales. Son un gran recurso para fines estratégicos, especialmente cuando no sabemos qué regulaciones existen con las aerolíneas y los hoteles. Viajar puede presentar riesgos en cualquier momento. La TMC correcta tiene tecnología GPS y almacena información como itinerarios, actualizaciones de vuelos y datos de tarjetas de crédito para que podamos medir la proximidad de una persona a una ubicación de alto riesgo. Eso es crucial porque es nuestra responsabilidad ayudar a mantener a nuestro equipo seguro cuando están fuera del sitio. Es más probable que lo hagamos a través de una TMC que hacerlo solos.