Al seleccionar una empresa de gestión de viajes (TMC) para asociarse, es tentador elegir una que parezca tener un costo más bajo. Pero el hecho de que las tarifas de la TMC A sean más bajas que las de la TMC B no significa que, en última instancia, ahorrará la mayor cantidad de dinero a su programa de viajes o que ofrecerá el mejor valor. Como ilustramos en nuestro informe recientemente publicado, “Cómo obtener el máximo provecho de su programa de viajes”, otros factores entran en juego cuando se observa el alcance completo de lo que puede ofrecer una TMC, como qué tan bien puede cuidar a sus viajeros y negociar con los proveedores en su nombre.

Al comparar TMCs, es fundamental comprender cómo toda la tecnología y los servicios se traducen en valor para su empresa. Para comenzar, aquí hay algunas preguntas que debe considerar al evaluar si una TMC es adecuada para usted.

¿Qué tipo de soporte para reservaciones está disponible?

Es crucial averiguarlo: ¿los viajeros solo pueden reservar viajes a través de una herramienta de reserva en línea o también tendrán otras opciones, como soporte telefónico y de chat? Si bien una plataforma única para reservar y administrar viajes puede parecer atractiva inicialmente, dado el estrés de los retrasos y cancelaciones de vuelos que se han vuelto demasiado comunes hoy en día, también necesita un servicio de cambio de reserva rápido con asistencia de un agente en vivo disponible. Cuando una TMC ofrece un portal en línea fácil de usar, pero sin servicio offline, imagine cómo será cuando sus viajeros necesiten cancelar o cambiar una reserva fuera del horario de atención y tengan que llamar directamente a la aerolínea junto con todos los demás viajeros varados.

¿Cómo es la experiencia al realizar reservaciones?

Para mantener contentos a los viajeros, necesitan una amplia gama de opciones de reserva que se adapten a sus preferencias. Algunas herramientas de reservas corporativas presentan detalles sobre los servicios, muy parecidos a los que se ven en los sitios de viajes de placer, para que puedan disfrutar del mismo tipo de experiencia de compras que tienen cuando planifican unas vacaciones. Además, busque una herramienta que ofrezca descuentos y ofertas especiales, que pueden ayudar a motivar a los viajeros a reservar dentro de su programa de viajes. Por ejemplo, si un viajero reserva una habitación de hotel, ¿la tarifa incluye estacionamiento de cortesía y cancelación el mismo día además de un precio que ya es excelente?

¿La TMC ofrece un excepcional servicio al cliente?

Nos gustaría pensar que el viaje siempre es fácil para los viajeros. Reservan un viaje, abordan el vuelo, se dirigen a una reunión y pasan el día sin interrupciones, o eso esperamos. En realidad, la experiencia de viajar hoy en día es mucho más compleja. Las restricciones de salud y seguridad y los factores de riesgo inesperados aumentan la necesidad de tener un soporte en tiempo real.

Cuando hay cancelaciones de vuelos en todo el mundo y los viajeros necesitan encontrar el camino a casa, querrán hablar o chatear con un agente en vivo. También querrá un equipo de profesionales experimentados que puedan guiar a su gente con reservas complicadas, problemas que surgen de una prueba de PCR positiva mientras viaja y consultas que surgen de las complejidades de viajar hoy en día.

¿La TMC cuenta con planes de protección adecuadas para manejar una interrupción extrema?

La verdadera prueba de una TMC es qué tan bien puede ejecutar su plan de respuesta de manejo de incidentes (IMR) cuando surge tal situación. El plan debe construirse en un marco global para que los viajeros lleguen a casa de manera segura sin importar dónde se encuentren, los datos estén protegidos y su empresa reciba un servicio consistente y predecible. Durante el proceso de investigación, pregunte a la TMC sobre su plan IMR y ejemplos de cómo llevó a cabo ese plan durante la pandemia.

¿Qué tipo de relaciones tiene dentro de la industria?

¿La TMC tiene convenios con proveedores de viajes? Si es así, la TMC puede transmitirle tarifas favorables, políticas de cancelación y términos y condiciones en todo, desde lugares de reunión hasta vuelos, hoteles y renta de automóviles. Cuantas más conexiones tenga una TMC a nivel mundial, más podrá beneficiarse su empresa.

¿Qué tipo de experiencia y longevidad tiene?

La experiencia importa cuando está evaluando una TMC. Es más que probable que muchas de las conexiones de una TMC evolucionen a partir de años en la industria. Una empresa duradera que ha sobrevivido a los altibajos de los viajes puede ayudarlo a mantener un programa de viajes administrado durante condiciones cambiantes. Eso significa mucho cuando su empresa recién comienza a viajar y carece de conocimientos y recursos.

¿Sus ofertas son lo suficientemente flexibles para adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa?

No hay dos negocios exactamente iguales, por lo que no es probable que la misma solución funcione para todas las empresas en todas las industrias. La señal de que es una buena TMC es que tiene varias ofertas diferentes de diversa complejidad para que pueda alinearse con las necesidades de su empresa. Por ejemplo, si los productos y servicios de su empresa están comenzando a despegar fuera de la región de los EE. UU., obviamente necesitará soluciones de viaje que puedan respaldar una presencia mundial. Verifique si la TMC tiene soluciones que pueda agregar a medida que desarrolle mayores necesidades. Si bien la inteligencia de riesgos puede no ser una prioridad para su empresa ahora, podría serlo más adelante. Debería tener la opción de agregar una tecnología de gestión de riesgos más sólida si su empresa se globaliza o retirar las soluciones según sea necesario.