Construyendo un programa de reuniones y eventos sustentable

Reuniones que hacen bien y se sienten bien

Las reuniones y eventos sostenibles influyen en el cambio y dejan un legado positivo. Según el informe de la Importancia Económica Global de los Eventos Empresariales de 2018 encargado por el Consejo de la industria e eventos y reuniones de negocios revelaron la asombrosa cantidad de 1,07 billones de dólares en gasto mundial en 2017, lo que generó casi 30 millones de puestos de trabajo. Por lo tanto, es seguro decir que, al promover el uso de los recursos de una manera eficiente y responsable, la industria de reuniones y eventos puede tener una gran influencia para ayudar a minimizar el impacto negativo en el medio ambiente.

La construcción de un programa de reuniones y eventos sostenible para todos los interesados ​​involucrados tiene varios beneficios. Con un mayor enfoque en los factores ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), las empresas pueden mejorar su ventaja competitiva, mitigar el riesgo y aprovechar las oportunidades. Esto también puede ayudar a demostrar sus agendas ESG, incluyendo sostenibilidad ambiental, diversidad, equidad e inclusión, al tiempo que muestra sus principios y valores.

A continuación, algunos de los beneficios de crear un programa de eventos y reuniones sostenible:

• Sensibilizar e inspirar el cambio.
• Potenciar la reputación de la marca.
• Atraer inversores, patrocinadores y clientes.
• Generar ahorros de costos.
• Incrementar la salud y el bienestar de los asistentes.
• Tener mayor conexión y recompensa para los asistentes.
• Atraer a los mejores talentos.
• Activar la innovación.

Según Nora Lovell Marchant, Directora de Riesgo Global, Cumplimiento y ESG de American Express Global Business Travel, “Cuando podamos reunirnos nuevamente, las reuniones serán aún más significativas. Las reuniones y eventos alineados con los objetivos ESG crean valor y benefician a las partes interesadas. Ya sea que planifique reuniones de carbono neutral utilizando compensaciones de carbono o retribuyendo a las comunidades locales con actividades de voluntariado, los eventos sostenibles e inclusivos son el futuro.”

Pasos para tener reuniones y eventos sustentables

Es emocionante ver organizaciones que adoptan la sostenibilidad y que el cambio climático sigue siendo una consideración importante y creciente en la planificación de reuniones. Según el Pronóstico mundial de reuniones y eventos de American Express Meetings & Events 2021, el 79% de los encuestados globales informan que su organización enfatiza la sostenibilidad en las reuniones y eventos. Pero ¿cómo se traducen las buenas intenciones en acciones? Aquí les mostramos los pasos para crear el mejor programa de eventos sustentables de su clase:

• Comience con la estrategia: el primer paso es establecer una estrategia de sostenibilidad clara que defina sus objetivos e incluya la política de sostenibilidad de su evento. Esto es fundamental para asegurarse de que existan pautas y procesos específicos que lo ayuden a cumplir sus objetivos de sostenibilidad y lograr los resultados deseados. La política debe estar vinculada a las políticas de materialidad y ESG de su organización para ayudarlo a abordar los problemas y preocupaciones de sostenibilidad relevantes que son específicos de sus eventos.
• Deje tiempo para la planificación: la organización de un evento sostenible comienza mucho antes de que se lleve a cabo y continúa después de que finaliza. Considere cada punto de contacto y determine dónde podría incorporar prácticas sostenibles, ya sea en relación con los obsequios, el uso de envases de alimentos ecológicos, entender los requisitos alimenticios de los invitados para evitar el desperdicio de alimentos o el uso de aplicaciones móviles para minimizar los requisitos de impresión, etc.
• Genere compromiso con sus proveedores: la sostenibilidad cambia las reglas del juego en las adquisiciones, por lo que es importante que sus proveedores comprendan lo que desea lograr y lo que podría significar para su relación. Desarrollar una estrategia de participación de proveedores sostenible puede ayudarlo a aprovechar los beneficios de una cadena de suministro ecológica. Comparta su política con los proveedores con anticipación y con frecuencia, incluso en la solicitud de propuestas. Obtenga sus conocimientos para mejorar su póliza. Reúnase periódicamente con sus proveedores para participar en la sostenibilidad y colaborar sobre cómo lograr los mejores resultados.
• Asegúrese de que las partes interesadas estén a bordo. La comunicación con los involucrados internos ayudará a impulsar el compromiso y la adopción de su estrategia de sustentabilidad. El éxito depende de que comprendan su función y cómo pueden contribuir a impulsar reuniones y eventos sostenibles. Pero no se detenga ahí: asegúrese de comunicarse también con su comunidad más amplia de partes interesadas, incluidos los asistentes al evento y los accionistas. Hágales saber lo que está haciendo como organización para impulsar la agenda verde.
• Haga un seguimiento de su progreso: Monitorear y reportar el impacto de sus actividades de sustentabilidad es clave para comprender y comunicar el impacto de sus iniciativas ecológicas. Sin esta información sobre su desempeño, no podrá revisar su progreso y trabajar con sus proveedores para impulsar mejoras. No se puede gestionar lo que no se mide.

Consideraciones de sostenibilidad de eventos

Al crear el mejor programa de eventos y reuniones sostenibles de su clase, es importante incorporar los más altos estándares de la industria y las mejores prácticas a sus procesos de planificación y operación de eventos. Recomendamos que las organizaciones alineen sus valores y objetivos teniendo en cuenta la mejor forma de obtener y planificar reuniones y eventos sostenibles. A continuación, se detallan algunos elementos clave para minimizar las emisiones de gases de efecto invernadero que genera su evento, reducir la huella de carbono del evento y promover un consumo responsable y limitado:

• Adquisiciones: Como principio general, seleccione siempre proveedores que estén acreditados y certificados de forma independiente como sostenibles y que cuenten con políticas de sostenibilidad. Involucre a sus proveedores para mejorar su política y servicios de sostenibilidad. Discuta y negocie las prácticas de sostenibilidad en sus acuerdos.
• Destinos: Promover destinos sustentables que ofrezcan iniciativas sostenibles y que requieran estrategias de transporte que minimicen las emisiones de gases de efecto invernadero.
• Lugares: Recomendar alojamiento y lugares que mitiguen el uso de energía, agua y residuos y promuevan la renovación de energías. La selección de lugares que estén ubicados en el centro promoverá caminar hacia y desde su evento.
• Residuos: Minimizar el plástico, el papel y cualquier desperdicio, evitando los productos desechables y promoviendo el uso de tecnología y elementos reutilizables. Cada vez más, los propietarios de reuniones y los asistentes esperarán que utilice opciones reciclables para obsequios y etiquetas de identificación.
• Transporte terrestre: Si necesita proporcionar transferencias, utilice proveedores que ofrezcan vehículos libres de fósiles y opciones de transporte neutrales en carbono.
• Alimentos y bebidas: Obtenga productos locales, orgánicos y de temporada, minimice las opciones de carne y adapte los menús para incluir experiencias de la granja a la mesa.
• Eventos neutrales en carbono: Trabaje con sus especialistas en reuniones y eventos para calcular el CO2 generado por su evento y compensarlo a través de proyectos acreditados (planificar mitigaciones como compensaciones de carbono).
• Diversidad: Respalde el uso de proveedores diversos, equitativos e inclusivos para alinearse con la estrategia ESG de su organización.

La transición a reuniones y eventos sostenibles no sucederá de la noche a la mañana; es un proceso y aprenderá cada día más a medida que implemente su estrategia de sustentabilidad e interactúe con sus proveedores. No tenga miedo de empezar lentamente y subir de nivel. Y asegúrese de compartir siempre su éxito con todas las partes interesadas, incluidos sus proveedores y propietarios de eventos. A la gente le encanta ser parte de algo increíble.

El equipo de sostenibilidad de American Express Meetings & Events proporciona el mejor enfoque de sostenibilidad de su clase para reuniones y eventos, incorporando los más altos estándares de la industria y las mejores prácticas para la planificación de eventos. Nuestro equipo se alineará con sus valores y objetivos y trabajará en asociación con usted para planificar y ofrecer un programa de reuniones y eventos sostenible, inclusivo, diverso y socialmente responsable.