Las herramientas de colaboración y conferencias han hecho que la forma en que nos comunicamos sea súper rápida y conveniente y son esenciales para llevar a cabo los negocios del día a día. Pero cuando se trata de un negocio muy importante, nada es tan eficaz como una reunión cara a cara.
Para demostrar nuestro punto, aquí hay siete razones por las que cuando hay mucho en juego y es imperativo que usted dé una impresión positiva, vale la pena el tiempo, el dinero y la energía para viajar y asistir a una reunión en persona.
1. Puede resultar más difícil entenderse mutuamente de forma virtual.
La comunicación virtual puede estar plagada de molestas dificultades técnicas. Puede haber problemas con la entrega de correos electrónicos, mala calidad de video / audio o una llamada que se interrumpe repentinamente justo cuando alguien está haciendo un punto destacado.
También puede ser difícil concentrase en cada palabra de una persona durante una llamada, especialmente si tiene un acento que no está acostumbrado a escuchar. Las cosas pueden perderse fácilmente en la traducción con videollamadas / llamadas telefónicas porque no puede confiar en el lenguaje corporal para conducir a un punto específico. Es posible que tampoco haya tantas oportunidades para aclarar los malentendidos cuando el hablante no puede ver una mano levantada espontáneamente o una expresión facial confusa.
2. Cuando se hace de forma virtual, es más difícil mantener a una audiencia cautivada.
Desde el silencio que puede prolongarse mientras se espera que todos se unan a la conferencia telefónica hasta las distracciones que los participantes pueden experimentar en cualquier entorno físico en el que se encuentren durante la llamada, puede ser más difícil captar la atención de las personas durante una reunión virtual. Y si un orador está dominando la conversación, aquellos que están escuchando con el botón de silencio activado pueden inclinarse a realizar múltiples tareas, responder correos electrónicos y ponerse al día con las noticias diarias.
Debido a que también puede ser más difícil para los que están escuchando hablar en voz alta, este tipo de llamada generalmente no fomenta una discusión constructiva de ida y vuelta. Es posible que se pierdan oportunidades para expresar inquietudes y soluciones creativas.
3. No puede captar el lenguaje corporal a través del teléfono o una pantalla de 20 pulgadas
Según un estudio frecuentemente citado que el profesor Albert Mehrabian realizó en la década de 1970, el 93 por ciento de nuestra comunicación se transmite a través de señales no verbales, incluido el lenguaje corporal y el tono de voz. Eso significa que solo el 7 por ciento de nuestra comunicación se basa en las palabras que realmente decimos.
Ahora considere cómo eso se traduce en comunicaciones virtuales frente a comunicaciones cara a cara. Todos sabemos por experiencia cómo la connotación de un correo electrónico a menudo se malinterpreta. Y claro, su tono de voz se puede percibir durante una videollamada o una llamada telefónica, aunque no tan limpia y nítidamente como se transmite durante una reunión en persona.
Pero, lo que es más importante, considere cuánto influye el lenguaje corporal durante las negociaciones comerciales. Una sonrisa cálida puede indicar su aprobación, mientras que las cejas levantadas pueden expresar duda o disgusto. Inmediatamente puede captar la atención de alguien y aprender mucho sobre su carácter cuando lo mira directamente a los ojos y puede leer la relación durante ese apretón de manos inicial.
4. Es mucho más fácil rechazar a alguien por correo electrónico que en persona.
Si vende un servicio, producto o idea a un cliente potencial, es menos probable que lo persuada si sus interacciones se realizan por correo electrónico. Muchos de nosotros podemos relacionarnos con esto a nivel de experiencia al considerar cuántos mensajes ignoramos o desperdiciamos a diario, especialmente cuando el remitente no es alguien a quien hemos conocido en persona antes.
Pero no se fíe de nuestra palabra cuando hay ciencia real que respalda esta teoría. Según un estudio presentado en Harvard Business Review, las solicitudes en persona tienen 34 veces más probabilidades de obtener respuestas positivas que los correos electrónicos. Así que considere esta estadística la próxima vez que intente influir en alguien sobre una decisión monumental, ya sea que se siente a 10 pies de usted en la oficina o que esté en un escritorio a miles de kilómetros de distancia.
5. Para generar confianza, es necesario poder mirar a alguien a los ojos.
Fomentar una relación comercial lleva tiempo, especialmente cuando intenta persuadir a alguien cuya cultura es muy diferente a la suya. En países como China y Brasil, es costumbre interactuar y vincularse con un colega o cliente a nivel personal antes de continuar con negocios importantes. Para ganarse su confianza, debe invertir ese tiempo presencial. Es completamente más fácil involucrar a alguien y obtener su aprobación cuando está sentado frente a usted en la mesa que en una imagen de 2-D en la pantalla de su computadora.
6. Hay tanta información que puede obtener en una reunión en persona.
Cuando prestas mucha atención, hay tantos detalles ricos que puede extraer sobre otra persona durante una reunión cara a cara, desde su lenguaje corporal, gestos y tono de voz hasta cómo ingresa a la sala de conferencias y lo saludan a usted y a la pequeña charla compartida antes de poner manos a la obra. Todas estas pistas proporcionan contexto y pueden guiarlo sobre cómo adaptar su discurso. Y recuerde, esto funciona en ambos sentidos, ¡así que sea consciente de lo que está proyectando!
7. Los viajes de negocios no tienen por qué ser una experiencia tan agotadora.
Por supuesto, no hay forma de evitarlo. El viaje que implica hacer realidad las reuniones presenciales puede resultar costoso y agotador. Pero aquí en American Express Global Business Travel podemos ayudar a aliviar el sufrimiento de los viajes de negocios, tanto financiera como logísticamente. Si está buscando una empresa de gestión de viajes para aliviar algunas de las penas asociadas con los viajes de negocio, comuníquese con nosotros. ¡Nos encantaría organizar una reunión cara a cara!
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