¿Cuánto gastará su empresa en viajes en 2021? El ambiente actual de incertidumbre puede dificultar la previsión de las necesidades de viajes de negocios, y la respuesta puede cambiar con cada noticia de última hora.

A pesar de las interrogantes que hay sobre el 2021, hemos descrito algunas formas en que puede obtener una mayor claridad sobre su gasto en viajes este año, y también incluimos algunas sugerencias para ahorrar costos en caso de que necesite disminuir su presupuesto si las actividades de viaje se recuperan más rápido de lo que usted anticipa.

(Re)definir viajes esenciales/permitidos

Cada empresa deberá determinar qué considera viajes “esenciales” al evaluar los riesgos y beneficios de que sus empleados viajen en comparación de que no lo hagan. Algunas organizaciones que dependen en gran medida de los viajes de negocios pueden tener una interpretación más flexible que las que pueden solucionarlo con las videollamadas por el momento.

Es posible que desee desglosar lo que es “esencial” por categoría. Por ejemplo, quizás las reuniones con nuevos clientes se consideren críticas, pero las internas no lo son. Las reevaluaciones periódicas de la política de viajes y las determinaciones de viajes “esenciales” a lo largo del 2021 permitirán flexibilidad a medida que evolucionen las circunstancias.

También recomendamos encuestar a sus viajeros para evaluar quién está dispuesto a viajar en este momento, ya que sus obligaciones personales pueden influir en su disposición para volver a salir.

Monitorear todo tipo de gasto

Este año, sugerimos que dedique más tiempo a analizar el gasto a un nivel minucioso para comprender hacia dónde se dirige su programa.

Debido a que los viajeros pueden sentirse inicialmente más cómodos conduciendo en lugar de volar, es posible que vea que los gastos de automóvil/transporte terrestre y hotel suban más rápido que los gastos aéreos. También puede haber un alza en los viajes en tren en algunos lugares, ya que puede percibirse como un modo de transporte más seguro.

También recomendamos analizar el gasto de viajes internacionales, ya que los viajes nacionales y regionales pueden recuperarse más rápido. En China, por ejemplo, los viajes nacionales se han recuperado en un 100% e incluso han superado los niveles anteriores al COVID, pero el país sigue restringiendo los vuelos internacionales.

Monitorear noticias y tarifas de proveedores

Sin pasar por el proceso de solicitud de propuesta esta temporada, muchos proveedores han transferido tarifas negociadas por el cliente de 2020 a 2021 y les han dado a sus clientes un pase para cumplir con los volúmenes límite. Así que ahora no es el momento de cambiar los contratos de sus proveedores preferidos, pero es un año para vigilar de cerca las tarifas. Si los precios caen por debajo de su tarifa negociada, solicite un descuento a su proveedor preferido. Si las tarifas suben, estará protegido por contrato.

Este año, también esté atento a lo que les sucede a sus proveedores. Al menos temporalmente, las aerolíneas pueden cerrar algunas rutas que afectan los principales destinos de su empresa, y algunas propiedades hoteleras pueden pasar a una nueva administración o cerrarse permanentemente. Dichos cambios pueden afectar su gasto e incluso pueden requerir que cierre acuerdos con nuevos proveedores.

Si no tiene suficiente volumen para un descuento corporativo, le sugerimos que confíe en las ofertas especiales que tenemos disponibles a través de nuestro programa Preferred Extras™, garantía de tarifas de hotel y soluciones de re-compra de vuelos y hoteles para evitar pagar de más.

No permita que los boletos de avión no utilizados se desperdicien

¿Cuántos créditos de aerolínea tiene todavía disponibles su empresa por cancelaciones de viajes en 2020? Si tiene dificultades para responder la pregunta, lo entendemos. Los boletos electrónicos a menudo se olvidan cuando cambian los planes de viaje, especialmente cuando hay un lapso significativo entre el viaje cancelado y la nueva reserva. Es posible que las grandes empresas multinacionales necesiten realizar un seguimiento y gestionar millones de dólares en cupones y reembolsos a partir de 2020.

Un sistema de gestión de crédito que pueda agregar información sobre reembolsos, exenciones y comprobantes en un solo lugar puede facilitar la identificación y recuperación de boletos no utilizados que, de otro modo, las aerolíneas perderían. Reemplazar este proceso manual y lento por una herramienta automatizada también puede ahorrar en costos administrativos.

Cumplir un proceso de aprobación previo al viaje

Tener un proceso de aprobación previo al viaje puede ayudarlo a reducir los viajes innecesarios a destinos de alto riesgo, impulsar el cumplimiento de las políticas y mantener el gasto dominado. Con la tecnología de auditoría previa al viaje, las organizaciones pueden revisar los itinerarios de los empleados antes de que se les haya emitido un boleto, y los viajes a destinos de alto riesgo se pueden identificar automáticamente.

Pero no basta con tener configurada una herramienta de aprobación previa al viaje. También debe asegurarse de que los aprobadores designados comprendan los criterios para aprobar y rechazar solicitudes de viaje. Por ejemplo, si el objetivo es que un viaje se mantenga dentro de un presupuesto específico, los aprobadores deberán analizar los costos. Si se trata de mantener seguros a los viajeros, pueden evaluarlo desde el punto de vista del riesgo.

Por cierto, tenemos herramientas que pueden ayudarle a analizar un viaje desde ambas perspectivas. Primero, nuestra herramienta de reserva en línea ofrece un desglose completo de los gastos del viaje, incluidos los gastos estimados de su bolsillo, para que pueda conocer el costo total de un viaje antes de presionar el botón “Reservar”. Luego, con nuestra herramienta de búsqueda Travel Vitals™, puede buscar información de seguridad clave, como el nivel de riesgo de un país y cuántos días necesitan los viajeros estar en cuarentena, para determinar si un viaje es seguro y vale la pena la inversión. ¡Visite el sitio ahora!