La gestión de viajes y la de gastos están vinculadas, aunque no siempre lo parezca. En muchas empresas, la gestión financiera y la de viajes tienen estructuras organizativas diferentes, y las partes interesadas de ambos lados cuentan con oportunidades limitadas para trabajar juntas en objetivos comunes de cumplimiento y ahorro.

En un esfuerzo por reducir esta diferencia, hemos encuestado a más de 1.200 empleados con funciones financieras sobre sus principales preocupaciones en materia de viajes y gastos (T&E), las tendencias que afectan a la gestión de gastos y lo que buscan en una solución de T&E.

Consideramos que los gestores de viajes encontrarán útil esta información para comprender mejor las prioridades y los retos a los que se enfrentan sus compañeros del departamento financiero y, posiblemente, para iniciar una conversación que estimule la colaboración entre equipos. También podría ayudar en las conversaciones sobre los sistemas de T&E que utilizan los viajeros para reservar viajes y presentar gastos.

Nuestra encuesta reveló que los equipos financieros generalmente tienen la mayor influencia sobre las herramientas de gestión de viajes y gastos que utiliza la empresa, con un 72% de las partes interesadas financieras involucradas en el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, creemos que los gerentes de viajes deben incluirse en la conversación, ya que a menudo están más familiarizados con las experiencias y los desafíos de los viajeros que emplean las herramientas.

Opiniones acerca de los viajes de negocios y los retos de T&E

Es posible que se centren en controlar los costos, pero casi todos los financieros que encuestamos consideran que viajar es una inversión que vale la pena. El 57 % dice que T&E es un costo necesario, mientras que el 40% lo ve como un factor importante para el desarrollo y el crecimiento de su empresa.

Los tres principales retos a los que se enfrentan con los procesos de T&E son:

1. Agotamiento los recursos: El 37% afirma que procesar los informes de gastos consume mucho tiempo, lo que puede afectar a la productividad y satisfacción de los empleados.
2. El proceso de reembolso es largo: El 35% de los encuestados señala que se tarda demasiado en reembolsar a los viajeros. Esto puede representar una carga adicional para los empleados en tiempos de dificultades económicas, especialmente si pagan de su bolsillo.
3. Los errores no son fácilmente identificables: El 30% afirma que es difícil detectar el fraude en los gastos en sus sistemas actuales. Este hallazgo resalta ya que el 69% de los encuestados también prevé un aumento de los fraudes.

Los sistemas de T&E que utilizan las empresas

A los retos anteriores no ayuda el hecho de que casi un tercio de las empresas sigan utilizando métodos manuales (por ejemplo, recibos en papel y hojas de cálculo de Excel) para gestionar los viajes y los gastos, y que el 28% disponga de herramientas digitales independientes para los viajes y los gastos.

Por otra parte, casi todos los participantes en la encuesta (96%) afirmaron que es importante integrar la gestión de los gastos y los viajes, aunque sólo el 37% dice que utiliza una solución integrada con funciones de viajes y gastos.

Una solución de gestión de gastos que funcione también como herramienta de reserva de viajes podría resolver muchos de los problemas descritos anteriormente. Al disponer de una plataforma unificada con un único inicio de sesión, interfaz y experiencia de usuario, los viajeros pueden ahorrar mucho tiempo reservando viajes y presentando gastos.

Con un sistema “dos en uno”, la información de los viajes reservados puede utilizarse para generar automáticamente informes de gastos, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican a introducir datos y asignar gastos a viajes concretos. Por último, un sistema que optimiza los datos de reserva, los datos de perfil de usuario y la configuración de políticas de forma integrada puede fomentar un proceso de reembolso más rápido, reduciendo el estrés financiero de los empleados y el tiempo de procesamiento de los equipos de contabilidad.

El impacto del nuevo mundo laboral

El estudio concluye que el nuevo modelo de trabajo híbrido y el panorama económico actual están influyendo en la manera en que las grandes empresas abordan los gastos de gestión.

El 41% de los encuestados afirma que los responsables financieros y de la toma de decisiones prestan más atención a los gastos, y el 41% señala también que las reclamaciones se presentan con más rapidez que antes, lo que indica que tanto los responsables financieros como los viajeros vigilan de cerca sus recursos.

No es de sorprender que la gestión de gastos sea la prioridad principal de los encuestados para 2023, ya que el 76% afirma que reforzar las políticas de gastos es una forma eficaz de reducir los gastos sin reducir los viajes.

Las empresas también pueden mantener bajos los gastos sin sacrificar los viajes cuando cuentan con una solución de gestión de gastos que les ayuda con el cumplimiento. Una herramienta que incorpore reglas de negocio y políticas de gasto puede detectar automáticamente entradas no conformes, duplicadas o erróneas y pedir a los usuarios que corrijan estas anomalías antes de que el informe se envíe para su pago. Con una solución que también integre las reservas de viajes, puede hacer que tanto sus políticas de viajes como de gastos se apliquen en un solo sistema de forma holística.

Lista de necesidades para la gestión de gastos

Al igual que los gestores de viajes, los equipos financieros se preocupan por la satisfacción de los viajeros. Cuando se les preguntó qué les haría cambiar a una nueva solución de T&E, la respuesta principal fue una mejor experiencia de usuario para los empleados (31%), seguida de herramientas más rápidas para el procesamiento de principio a fin (26%).

También parecen dispuestos a adoptar herramientas basadas en inteligencia artificial (IA). Más del 90% confía en que la IA y la automatización ayuden a reducir el fraude y los errores en los informes de gastos, y más de un tercio (34%) cree que esta tecnología puede detectar problemas sin necesidad de intervención humana.

Si su empresa está explorando nuevas opciones de T&E, este podría ser un buen punto para plantear a los responsables de la toma de decisiones.

Si su empresa busca integrar viajes y gastos en una sola herramienta y experiencia de usuario, considere Neo™, una herramienta SaaS de American Express Global Business Travel que ayuda a las empresas a agilizar los procesos de T&E. Al vincular la reserva de viajes en línea con el proceso de gestión de gastos, los usuarios pueden gestionar rápida y fácilmente sus viajes de principio a fin, todo en un solo lugar.

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1 American Express Global Business Travel ha encargado a Censuswide la realización de una encuesta online a 1.202 encuestados que trabajan en empresas de más de 5.000 empleados que desempeñan un cargo financiero y gestionan o participan en el procesamiento de gastos distribuidos uniformemente por el Reino Unido, Estados Unidos, Francia y Alemania.