Como exploramos en un artículo reciente del Atlas , las tarifas aéreas están aumentando en todo el mundo para todos los viajeros. En el mundo de los negocios, las empresas más pequeñas están soportando la mayor parte del aumento de los costos, explica Jeremy Quek, líder de prácticas aéreas en nuestro equipo de Consultoría de Negocios Globales.

Para empezar, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) a ​​menudo tienen una desventaja de precios, ya que no califican para los mismos descuentos que disfrutan sus contrapartes más grandes.

“Pueden tener uno o dos contratos que negocian con las aerolíneas, pero por lo general, debido a que son mucho más pequeños, los descuentos son más bajos. Tampoco obtienen el beneficio de las exenciones y los favores, los beneficios económicos que reciben las grandes corporaciones”, dijo Jeremy.

Geográficamente, el segmento Pyme también puede estar en una posición desfavorable.

“Las pymes tienden a estar más dispersas en términos de dónde están ubicadas y viajan desde una variedad más amplia de ciudades”, dijo Jeremy.

En un análisis de nuestros datos transaccionales de agosto de 2022, encontramos que el 65% de todas las reservas para grandes clientes corporativos se encuentran dentro de los 400 pares de ciudades principales (es decir, los códigos de aeropuerto de salida y llegada en un itinerario de vuelo). Para el segmento de pymes, la cifra es del 53%, lo que indica que casi la mitad de todos los viajes de pymes se originan en aeropuertos regionales más pequeños, en comparación con solo un tercio para empresas más grandes.

El patrón de viaje más diverso de las pymes es un hallazgo significativo cuando se considera lo que sucede en los aeropuertos más pequeños. Dado que los aeropuertos regionales son los que más sufren los recortes de horarios, los viajeros de negocios en áreas más remotas enfrentan tarifas más altas, menos opciones de vuelo, rutas inconvenientes y en algunos casos, pueden perder el servicio comercial por completo.

Hay una cosa a favor de las pymes y es que están liderando la recuperación de los viajes corporativos. Como publicamos en  nuestro informe de ganancias , los viajes de pymes se están recuperando más rápido que cualquier otro segmento de clientes. En consecuencia, las organizaciones más pequeñas están captando la atención de los proveedores.

“Desde la perspectiva de las aerolíneas, las pymes han sido difíciles de administrar porque están muy dispersas, pero ahora algunas aerolíneas están girando y enfocándose más en este segmento”, dijo Jeremy.

Debe darse una vuelta para ver qué programa de aerolínea se adapta mejor a sus necesidades. Jeremy dice que algunas aerolíneas se están concentrando en ventajas que mejoran la experiencia del viajero en lugar de descuentos.

Entonces, ¿qué pueden hacer las organizaciones más pequeñas para reducir los costos aéreos, el mayor componente del presupuesto de viajes? Aquí hay algunas ideas:

Implemente una política

Si no tiene una política de viajes porque su organización ha evolucionado demasiado rápido o se ha centrado en otras prioridades, es hora de implementar una. Algunas pautas de política que pueden ayudar a reducir los costos del aire incluyen:

Implementar reglas en torno a los accesorios (por ejemplo, Wi-Fi, asientos preferenciales, pases de salón, mejoras de asiento o cabina) e incluso reglas de tarifas como “reembolso”. (Las aerolíneas buscan cada vez más generar ingresos a través de ventas complementarias).

Establecer las mejores prácticas para la compra de boletos (p. ej., compra anticipada de boletos, reserva con la herramienta de reserva en línea de su elección y reserva con la empresa de gestión de viajes [TMC] de su elección para obtener apoyo y deber de diligencia).

Establecer una política clara en torno a la “tarifa aérea lógica más baja”, incluida una “tolerancia de precios” que limite cuánto puede gastar un viajero por encima de la tarifa aérea más baja disponible.

También recomendamos alentar a los viajeros a que sean flexibles con respecto al día de la semana y la hora que seleccionan para los vuelos de salida. Algunos días y horarios son particularmente populares y las aerolíneas cotizan estos vuelos en consecuencia. Por ejemplo, al viajar de Estados Unidos a Europa, los viajeros pueden considerar salir un sábado en lugar de un domingo, incluso si eso significa una noche de hotel adicional, ya que la diferencia en un boleto de clase ejecutiva entre la salida del sábado y el domingo puede llegar a ser de miles de dólares.

¿Otra ventaja? Es posible que sus viajeros prefieran tener un día adicional en Europa para explorar por su cuenta.

Esté preparado para negociar

Las empresas con programas de viaje más maduros pueden tener contratos con aerolíneas, proporcionando su negocio leal a cambio de un descuento negociado.

Jeremy dice que las aerolíneas están adoptando una posición más firme en la contratación y ofreciendo descuentos menos generosos que antes. Por lo tanto, deberá volverse más estratégico en la gestión de las relaciones con sus proveedores para mantener los descuentos del programa. Puede comenzar haciendo un análisis de sus transportistas para identificar cuáles son esenciales para su programa aéreo y centrar su atención en estos proveedores.

Durante las negociaciones, Jeremy recomienda pedirle a la aerolínea que reconozca su gasto total real que normalmente podría incluir: el gasto mínimo en boletos, recargos por combustible y gastos del viajero en accesorios como Wi-Fi. Los transportistas pueden presionar para considerar solo el valor del boleto. No es sencillo capturar el gasto adicional, pero, como mínimo, debe insistir en que la aerolínea tenga en cuenta sus recargos por combustible, ya que estos costos pueden acumularse.

Apóyese de su empresa de gestión de viajes

No tener un contrato con una aerolínea no significa que tengas que pagar el precio completo. Es probable que pueda lograr ahorros sustanciales a través de su empresa de gestión de viajes.

Gracias a nuestras duraderas relaciones con los proveedores, podemos ampliar los descuentos hasta un 25% en las principales rutas aéreas a través de nuestro programa Preferred Extras™¹.

Según nuestros datos transaccionales, ayudamos a las pymes a ahorrar casi $33 millones en costos aéreos en la primera mitad de 2022 a través de este programa.

También ofrecemos una solución de recompra de pasajes aéreos que monitorea automáticamente los pasajes aéreos y vuelve a reservar boletos similares que cuestan menos a medida que están disponibles.

Benefíciese de un servicio de gestión de interrupciones

Los retrasos y cancelaciones de vuelos también pueden aumentar los costos del viaje. Además de los gastos adicionales por noches extras de hotel, comidas, taxis y entretenimiento, también hay costos intangibles, como la pérdida de productividad y la frustración del viajero.

Verifique si su TMC tiene una solución de interrupción que pueda ayudar a los viajeros a volver a reservar itinerarios rápidamente para que no tengan que acampar en el aeropuerto todo el día o pasar una noche adicional en una ciudad extranjera. Contamos con un conjunto de soluciones de interrupción que brindan asistencia inmediata para cambios de reserva, incluida la oferta de nuevas opciones de vuelo de una variedad de proveedores directamente a los teléfonos de los viajeros. Lo mejor de todo es que el servicio ya está incluido en su programa.

Para obtener más consejos de ahorro, y un desglose de nuestras predicciones de tarifas aéreas según las regiones, descargue Air Monitor 2023 un informe de pronóstico sobre las principales rutas de viajes de negocios, preparado por nuestro equipo de GBC.

1 Según los acuerdos contractuales y la disponibilidad de American Express Global Business Travel. El contenido del programa está sujeto a cambios sin previo aviso. Todos los descuentos dependen de la ruta y la clase. Los ahorros aéreos reflejan la diferencia de tarifa bruta promedio expresada como un porcentaje de la reserva de una tarifa Preferred Extras en lugar de la tarifa equivalente publicada para 2021. Equivalente se refiere a términos y condiciones de tarifas iguales o mejores.