A medida que exploramos en un nuevo documento, “Por qué los viajes de negocios son el centro de la nueva cultura empresarial”, cómo y dónde trabajamos está cambiando. Con un número récord de trabajadores estadounidenses que desocuparon sus trabajos el año pasado, las empresas están tratando de adaptarse a los deseos de los empleados de horarios más flexibles, semanas laborales de cuatro días, sabáticos y acuerdos de trabajo desde cualquier lugar. Estas crecientes expectativas también se están extendiendo al ámbito de los viajes de negocios.

Ahora que están acostumbrados a horarios no tradicionales y una configuración remota, los empleados que viajan por trabajo anhelan más autonomía en la forma en que reservan y realizan sus viajes de negocios. Con los avisos de salud y los requisitos de entrada a los países que continúan evolucionando en lo que parece ser una base diaria, los viajeros necesitan la capacidad de modificar o cancelar un viaje en cualquier momento.

Debido a estas actitudes y circunstancias cambiantes, los gerentes de viajes se encuentran en una posición en la que deben adaptar el programa de viajes para satisfacer el creciente deseo de libertad y versatilidad de los empleados, y aquí hay algunas ideas sobre cómo pueden cumplir.

Facilite las estrictas directrices de la política

Como señalamos en el nuevo documento, con la llegada del trabajo remoto e híbrido, los estilos de trabajo autónomos ya no se asocian exclusivamente con trayectorias profesionales poco ortodoxas, como la economía de los conciertos. Como resultado, los empleados pueden volverse cada vez más reacios a las estrictas políticas de viaje. Cada vez más, los viajeros quieren que se tengan en cuenta sus preferencias individuales y que se les ofrezcan más opciones dentro de los programas de viaje.

Esto puede crear tensión para los gerentes de viajes, quienes deben equilibrar la satisfacción del viajero con las obligaciones del deber de diligencia de la empresa. Afortunadamente, pueden cumplir ambos objetivos cuando ven su papel como habilitadores de viajes, no como policías de políticas.

Si bien es necesario que haya límites establecidos sobre cuándo, si y dónde pueden viajar los empleados, al revisar las pautas de la política y tener al viajero en mente, puede descubrir nuevas oportunidades para reducir los momentos de fricción al final. -acabar con la experiencia y potenciar la autonomía de los empleados.

También puede ofrecer a los empleados la diversa gama de opciones de reserva y opciones que están buscando adoptando un programa de proveedores menos estricto y confiando en las relaciones de su empresa de gestión de viajes (TMC) para ampliar su inventario.

Piense más allá del tradicional viaje de negocios

A medida que las herramientas de colaboración virtual hacen que las empresas sean más exigentes acerca de por qué y dónde envían a los empleados, las personas pueden ver cómo pueden maximizar el propósito de un viaje cuando viajan. Esto puede implicar la combinación de varios viajes en un solo itinerario, una opción atractiva para muchos. Menos viajes de ida y vuelta significan menos preparativos, problemas con los requisitos de entrada para los viajeros y también es una victoria para los objetivos de sostenibilidad de la empresa, reduciendo las emisiones vinculadas al programa de viajes.

Por lo tanto, es posible que desee alentar a los empleados a consolidar los viajes, ya sea que organicen varias reuniones durante el mismo viaje a un solo destino, hagan una parada adicional en su camino a casa o extiendan su estadía y usen su tiempo libre para explorar una ciudad cercana.

Tener una amplia gama de opciones de viaje es esencial para construir con éxito estos viajes más complejos. Si las opciones disponibles a través del programa son algo limitadas, aproveche las opciones y los descuentos disponibles a través de su TMC. También puede permitir que los empleados aprovechen las ofertas corporativas de TMC para un viaje combinado que combine placer y negocios si eso es algo que su organización permitiría.

Los empleados deben poder modificar un viaje en un mundo donde los planes pueden cambiar en cualquier momento, ya sea debido a una restricción de viaje implementada recientemente, la cancelación de un vuelo o una persona que contrae el virus durante un viaje. Muchos actores de la industria han hecho que las compras y las reservas de viajes sean más ajustables y complacientes con políticas indulgentes de cancelación, cambio de reserva y reembolso, pero su empresa también podría considerar comprar un seguro para mayor tranquilidad.

Usa la tecnología para abrir el mundo de un viajero

Para brindarles a los empleados la flexibilidad que no solo desean, sino que necesitan para navegar en el entorno actual en constante evolución, deben tener acceso a las herramientas adecuadas. Es imperativo equipar a los viajeros con tecnología digital robusta que les permita tomar decisiones y cambios sobre la marcha con confianza dondequiera que se encuentren, ya sea a 3600 millas de distancia de casa o a 36 000 pies de altura.

Lo primero que se debe tener es una herramienta de reserva corporativa que permita a los viajeros agregar fácilmente una escala, extender un viaje o agregar un componente de ocio aprobado por la empresa. Otra necesidad es una estrategia móvil que mantenga las responsabilidades del deber de cuidado y los cambios de itinerario dentro de una aplicación de fácil acceso.

Se recomienda una aplicación que presenta información de “saber antes de ir”, incluidos los últimos avisos de viaje y detalles específicos del destino, para aquellos momentos en que los viajeros quieren tomar su viaje en una dirección diferente y necesitan averiguar qué es qué de inmediato.

¿Pero la verdadera guinda del pastel? Cuando esa misma herramienta brinda acceso instantáneo a un equipo experimentado de atención al viajero que puede guiar a los viajeros en el momento en que cambian los planes.