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Auf einen Blick

Branche: Finanzdienstleistungen

Reiseausgaben: 20 Mio. USD

Reisende: 7,000

Herausforderungen

  • Unzureichender Überblick über das Programm
  • Mehrere Reiserichtlinien
  • Defizite bei der Einhaltung der Reiserichtlinien

Lösung

  • Ein zentrales Programm mit nur einer Richtlinie
  • Implementierung eines Online-Buchungstools
  • Höhere Compliance durch Einführung von EXPERT AUDITOR

Ergebnisse

  • Verringerung der Ausgaben bei Flügen um 6 %¹ und bei Hotelzimmern um 8 %¹
  • 76 %¹ Online-Akzeptanz (bei einem ursprünglichen Ziel von 60 %¹)
  • Einführung in allen 11 Märkten für eine bessere Programmkontrolle und -ausrichtung

Ergebnisse

Online-Akzeptanz

Anstieg der Online-Akzeptanz auf 76 %¹, bei einem ursprünglichen Ziel von 60 %¹

¹Quelle: American Express Global Business Travel-Bericht

Kontrolle und Ausrichtung

Einführung in allen 11 Märkten für eine bessere Programmkontrolle und -ausrichtung

Durchschnittliche Ausgaben

Ausgaben für Flüge um 6 %¹ und für Hotelzimmer um 8 %¹ reduziert

Die Danske Bank hat nun einen besseren Überblick über die Buchungen der 7.000 Reisenden und verfügt über entsprechende Kontrollmechanismen. Außerdem ist eine Optimierung der Daten möglich.

Client Manager, American Express GBT

Herausforderungen

Als eines der führenden Finanzunternehmen Nordeuropas ist die Danske Bank in zahlreichen Ländern tätig. Beim eigenen Reiseprogramm gab es jedoch Konsolidierungsbedarf. Mitarbeiter nutzten für die Reisebuchung das jeweilige lokale Reiseprogramm, wodurch die Danske Bank die Ausgaben nur unzureichend überblicken konnte.  Die Entscheidungen der Reisenden hinsichtlich der Art und des Zeitpunkts der Buchung haben jedoch entscheidende Auswirkungen auf die Gesamtkosten einer Reise und auch auf die Reiseausgaben der Danske Bank insgesamt.

Als Travel Management Company (TMC) haben wir das Buchungsverfahren des Unternehmens eingehend analysiert. Es zeigte sich, dass die Hälfte der Reisenden bei Buchungen gegen die Richtlinie verstießen, dass sich die jährlichen Ausgaben erhöhten und dass viele Daten nicht verfügbar waren. Es lag also auf der Hand, dass Änderungen dringend angeraten waren.

 

 

 

Lösung

Als vorrangiges Ziel eines verbesserten Reiseprogramms stand schnell die umfassende Konsolidierung fest. Wir haben uns darauf konzentriert, alle 11 Märkte der Danske Bank zusammenzufassen. Eine solche Konsolidierung führt zu einer verbesserten Datenerfassung, zu einer stärkeren Verhandlungsposition bei Anbietern und zu Erkenntnissen im Risikomanagement. Es wurden Mechanismen zur Gewährleistung der Sorgfaltspflicht in das Programm integriert, was sowohl den Reisenden als auch den Travel Managern zugute kommt.

Aufgrund der komplexen Reiseanforderungen der Danske Bank haben wir ein Reiseprogramm ausgearbeitet, das unabhängig vom jeweiligen Standort auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. Durch die Einführung unseres Online-Buchungstools haben Reisende nun die Möglichkeit, ihre Reise rund um die Uhr zu buchen.

Einhaltung von Richtlinien
Die Danske Bank verfügte bereits über eine solide Compliance-Managementstrategie. Für das Programm waren jedoch nur zwei Personen zuständig (eine davon auch nur halbtags). Hier war mehr Unterstützung nötig. Durch die Implementierung von EXPERT AUDITOR, unserer automatisierten Audit-Lösung für die Reisevorbereitung, konnten wir die Einhaltung der Richtlinien über alle Buchungskanäle hinweg gewährleisten und das Buchungsverfahren optimieren.

„Die Danske Bank hat nun einen besseren Überblick über die Buchungen der 7.000 Reisenden und verfügt über entsprechende Kontrollmechanismen. Außerdem ist eine Optimierung der Daten möglich“, so der zuständige Client Manager, American Express Global Business Travel (GBT).

EXPERT AUDITOR benachrichtigt die zuständigen Stellen bei der Danske Bank, wenn bei Reisen bestimmter Reise- und Hotelparameter außerhalb der zulässigen Bereiche liegen. Dank ausführlicher Berichte von EXPERT AUDITOR profitiert die Danske Bank auf unterschiedlichen Ebenen von einer weitgehenden Transparenz bei Reisen und Ausgaben, was letztendlich eine bessere Kontrolle des gesamten Reiseprogramms ermöglicht.

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