Huit recommandations pour réussir son événement virtuel ou hybride

Avec cinq millions de français en télétravail durant le confinement, les réunions virtuelles se sont largement démocratisées. Et bien que rien ne remplacera les interactions en face à face, les réunions et événements virtuels ou hybrides sont un moyen efficace d’atteindre un large public et de rentabiliser son investissement. Ils offrent, en effet, un espace pour engager, informer et inspirer les participants. Il est désormais essentiel de repenser sa stratégie à long terme pour mettre en place ce type de réunion que ce soit avec des employés, des clients ou des partenaires.

Si le concept n’est pas nouveau, les entreprises devront redoubler d’imagination pour rendre cette expérience aussi marquante qu’une rencontre physique. Pour cela, elles peuvent notamment s’appuyer sur des contenus personnalisés pour capter l’attention de leur audience.

Dans cette perspective, American Express Meetings & Events a créé un guide des meilleures pratiques comprenant huit conseils pour préparer toutes les facettes d’une réunion ou d’un événement virtuel. Ce guide aidera les entreprises à créer une expérience numérique à la fois interactive et attrayante.

Les formats des réunions et d’événements virtuels ou hybrides

Le format d’une réunion ou d’un événement virtuel doit être déterminé en fonction de l’objectif de cette rencontre, de son budget et de son calendrier.

Définir l’objectif de l’événement est crucial, car tous les événements ne peuvent pas être numérisés. La plupart peuvent être adaptés ou créés de toute pièce, mais trouveront cette solution moins appropriée. Par exemple, pour les événements tels que les séminaires de motivation ou les team building, il est plus pertinent d’organiser des rencontres physiques. Il faut donc s’assurer que le type de réunion prévu est adapté à un environnement virtuel ou hybride.

En termes d’organisation, les interactions sont plus limitées dans le cadre d’événements virtuels. Ces derniers nécessitent donc moins de temps et d’efforts. À l’inverse, les événements hybrides nécessitent une bonne coordination et un support audiovisuel optimal pour partager la même expérience aux différents publics. La difficulté augmente en fonction du nombre de hubs qui seront installés pour la réunion. Plus il y a de hubs, plus il y a de variables à prendre en compte.

Un travail préliminaire à ne pas négliger

Tout comme la planification d’une réunion physique, la conception de réunions et d’événements virtuels exige une réflexion approfondie. Bien que la technologie soit une partie essentielle, elle n’est certainement pas le seul élément à prendre en compte. Il est important d’aborder toute réunion ou tout événement virtuel/hybride de manière semblable à un événement en face-à-face. Toute la créativité que les organisateurs apportent aux réunions et événements physiques peut être insufflée dans un environnement virtuel. Voici quelques recommandations :

1. Concevoir, définir et planifier l’expérience la plus appropriée en fonction de vos objectifs, des politiques de réunion et des processus de conformité.
2. Effectuer une évaluation des besoins en matériel technologiques, afin de déterminer les solutions à mettre en place pour atteindre ses objectifs.
3. Créer l’identité visuelle d’un événement qui correspond à la stratégie choisie et qui peut ensuite être déclinée sur tous les contenus et communications.
4. Créer un système d’inscription et d’invitation pour contrôler et maximiser la participation.
5. Organiser le contenu et préparer les porte-parole en amont pour une exécution et une diffusion fluide.
6. Évaluer l’expérience des participants afin de rendre l’événement virtuel/hybride aussi pratique, engageant et personnalisé que possible.
7. Prévoir une assistance informatique pour prévenir et gérer les défis audiovisuels. Ainsi, les équipes pourront rester concentrées sur les objectifs de l’événement.
8. Maximiser les résultats en sensibilisant les intervenants internes à l’importance des événements virtuels. Mesurez les réactions des participants à votre programme pour une amélioration continue.

Pour plus d’informations, voici le lien vers le guide complet.