Sus viajeros de negocios no pueden leer la mente. Sin embargo, según un estudio realizado por la Global Business Travel Association (GBTA) y HRS Global Hotel Solutions sobre cómo se transmiten las políticas de viaje, pareciera que algunas empresas deberían tener ese superpoder.

El informe, “Comunicación sobre políticas de viajes: Entender la falla de comunicación y aumentar el cumplimiento de las normas”, muestra una brecha significativa entre los gerentes quienes, creen que sus empleados están utilizando los canales de reserva de viaje aprobados por la empresa para hacer arreglos de vuelos (90 por ciento) y coches de alquiler (81 por ciento) y lo que los viajeros de negocios están haciendo en realidad (63 por ciento y 57 por ciento, respectivamente).

El estudio GBTA-HRS también reveló que mientras que la mitad de los gerentes de viajes afirman que realizan reuniones en persona para instruir a su personal sobre la política de viajes de su empresa, sólo el 20 por ciento de los viajeros respondió que sus políticas habían sido explicadas en persona.

Kate Vasiloff, directora de investigación de la Fundación GBTA, llegó a la siguiente conclusión a partir de dicho estudio: “No es una falta de deseo o voluntad de seguir las normas de la compañía lo que impulsa a los empleados a hacer reservas fuera de la política de la empresa; Es una falta de entendimiento causada por una falla en la comunicación entre los profesionales del viaje y el viajero. ”

Así que si encuentra a sus propios viajeros en repetidas oportunidades haciendo reservas fuera de los canales estipulados o fuera de los proveedores elegidos por la empresa, puede tener más que ver con usted que con ellos.

Pero no se preocupe. Estos son algunos consejos para mejorar el flujo de comunicación y, como resultado, aumentar el cumplimiento y proporcionar una mayor protección para sus viajeros.

El mensaje en sí

¿Cuál es la clave para que los empleados adopten las reglas estipuladas por la empresa al reservar viajes? Tener una política simple, clara, directa y al grano, y que no los obligue a recurrir a un diccionario legal para comprender los términos y condiciones. Debe ser exhaustivo, cubrir temas tales como reservas, proveedores y proveedores preferidos, límites de gastos y sanciones por incumplimiento, pero al mismo tiempo no deberá ser tan largo como para que quienes lo lean se aburran apenas comienzan. Cada vez más, la simplicidad es la clave, y las empresas se están alejando de políticas excesivamente complicadas.

Por supuesto, algo que definitivamente se deberá incluir serán los objetivos de dicha política. Sin embargo, no solamente se deberá destacar el objetivo esencial de la misma, sino también la importancia de la comodidad y el bienestar de sus viajeros.

Transmitir el mensaje

Toda su política de viaje deberá ser fácilmente accesible para los empleados, ya sea a través de un manual entregado a cada nuevo empleado en su primer día o a través un sitio permanente en la página intranet de la empresa, a la que puedan acceder los empleados tanto fuera de la oficina como en viaje.

Pero, no se detenga ahí. Cubra todas las bases distribuyendo la información de diferentes maneras, incluyendo correos electrónicos específicos, boletines informativos entre oficinas y mensajes móviles. (Por cierto, la Amex GBT Mobile de American Express Global Business Travel (GBT) facilita a los gerentes de viajes enviar recordatorios de cumplimiento a los viajeros.)

Dado que es fácil ignorar los correos electrónicos con “política de viaje” en la línea de asunto si otros memos similares están obstruyendo la bandeja de entrada, deberá asegurarse de que cualquiera sea la comunicación que envíe, la envíe únicamente a una lista específica de viajeros que necesitan esa información en ese momento.

Y no olvide las reuniones cara a cara. Definitivamente valen la pena, ya que brindan la oportunidad de aclarar los puntos clave de la política y enfatizar la importancia del cumplimiento. En un entorno grupal, los empleados también pueden beneficiarse al escuchar las preguntas y preocupaciones que pueden tener sus colegas, que ellos mismos no pensaron. Después de una reunión, se deberá enviar un correo electrónico de seguimiento resumiendo las políticas clave discutidas.

El peso de las palabras

Al redactar y elaborar tus comunicaciones, deberás reflexionar sobre su tono y lenguaje.

Nadie quiere parecer un padre regañando a su hijo que se está portando mal cuando haya un incumplimiento de la política de viajes. Más bien, será mejor brindar un comentario constructivo que describa claramente los pasos que se deberán seguir en el futuro y se centre en los beneficios del cumplimiento.

De vez en cuando, deberá revisar las comunicaciones que haya enviado en el pasado para ver cómo podría refinar el mensaje y mejorar la forma de transmitirlo.

Conozca a su público

Como también señaló el informe del GBTA-HRS, no existe un enfoque de comunicaciones único que funcione en todas las oficinas; existen diferencias regionales y demográficas.

Por ejemplo, el estudio reveló que los europeos tienen una mayor preferencia por el correo electrónico y los sitios de intranet para comunicar la política de viajes, mientras que sus homólogos estadounidenses están más acostumbrados a los manuales de empleados. Y algo un tanto inesperado, la investigación descubrió que más de la mitad de los millennials prefieren aprender acerca de las políticas de la empresa en una reunión desarrollada en persona, probablemente porque son los nuevos niños en la oficina y están buscando una información más detallada. Por lo tanto, deberá tener todo esto en cuenta al trazar sus propias estrategias de comunicación.

No se detenga

El trabajo no se termina una vez que se haya pulsado “enviar” en un correo electrónico bien elaborado, en el que se delinean las normas de la política de la empresa o que se haya llevado a cabo una reunión productiva con mucha interacción entre los asistentes. Las políticas de viaje cambiarán; nuevos empleados vendrán, y los reincidentes volverán a caer en sus viejos malos hábitos de incumplimiento. Por lo tanto, es necesario que la formación y la revisión continúen, incluso para los viajeros experimentados que hayan recorrido todo el mundo a lo largo y a lo ancho, introduciendo nuevos conceptos, reforzando los antiguos y seguir promoviendo el cumplimiento de las normas.

Es fundamental esforzarse por mantener el equilibrio, haciendo suficiente hincapié en el mensaje como para que los empleados entiendan que el cumplimiento es importante y es lo que se espera de ellos, sin embargo, no bombardearlos tanto con la política de viajes al punto de que se cansen y dejen de escuchar.

Una buena opción puede ser crear una red interna de redes sociales para facilitar las conversaciones no sólo con tus empleados, sino también las conversaciones entre ellos.

Los viajeros de negocios pueden compartir consejos sobre destinos, sus experiencias, e incluso quizá responder a algunas de las preguntas que a menudo le hacen a usted.

La comunicación es una calle de dos vías

Debido a que es mucho más fácil estimular el cumplimiento cuando se lo ve como un esfuerzo colaborativo en lugar de una directiva de arriba hacia abajo, el enfoque también debe estar en el compromiso de los empleados y en fomentar un ambiente en el que los empleados se sientan incluidos en el proceso y lo suficientemente cómodos para ofrecer su honesto feedback.

Es importante demostrar a los empleados que sus experiencias de viaje importan, alentándolos a enviar información posterior al viaje a través de un correo electrónico o más formalmente, una encuesta. Alentarlos a identificar qué hizo que su viaje se desarrollara sin problemas así como también los puntos débiles del mismo. Ambos conjuntos de respuestas serán fundamentales a medida que continúe retocando su programa.

Si el punto de vista de un empleado es la inspiración para un cambio en la política de viajes, será importante que se lo agradezca y que le haga saber acerca de su valiosa contribución.

¿Quiere aprender más acerca de cómo comunicarse mejor con sus viajeros de negocios para impulsar el cumplimiento y ser más transparente? Descargue una grabación del seminario web “Leveraging Transparency For A Better Travel Program ” (“Aprovechando la transparencia para un mejor programa de viajes”), organizado por American Express Global Business Travel (GBT) y ACTE y moderado por Colin Temple, vicepresidente y gerente general de American Express GBT. Simplemente tendrá que registrarse aquí para recibir su descarga.