Los viajeros de negocios, tanto frecuentes como ocasionales, pueden no estar totalmente al tanto de la política de viajes de su compañía. Teniendo en cuenta que las políticas tienden a evolucionar y cambiar, con base en nuevas tecnologías de viajes y servicios, es necesario mantenerse actualizado acerca de lo que la política ofrece, desde la asistencia en tiempo real hasta los desayunos sin cargo. Siempre es recomendable tomarse un tiempo para leer la política de viajes de su empresa y hablar con el encargado de la misma.

En este artículo se han recolectado algunas de las preguntas más comunes que les hacen a los administradores del programa de viajes de negocios.

  1. ¿Con cuánta antelación puedo hacer una reserva?

Las reservas anticipadas permiten muchas veces la reducción en los costos de viaje y aseguran las mejores tarifas y beneficios.

Los expertos en viajes esperan que reduzca la flexibilidad en las reservas por adelantado en un futuro próximo, lo que requerirá discernir entre reservas anticipadas vs. reservas de último minuto.

Las reservas de último minuto o cerca de dos semanas previas a la salida, tienden a resultar en costos de viajes mayores y opciones más limitadas al momento de reservar. Asegúrese de consultar la ventana de tiempo con la cual puede (o debe) reservar tu viaje.

  1. ¿Cómo puedo estar conectado antes y después del viaje?

Las aplicaciones móviles son una tendencia en ascenso en la industria de los viajes de negocios, a pesar de que ya son necesarias por no decir indispensables para la vida diaria fuera del trabajo.

Casi la mitad de las empresas de administración de viajes (TMC’s por sus siglas en inglés) han implementado aplicaciones para favorecer la organización e información en tiempo real, de acuerdo a un estudio de ACTE

Siempre hay que consultar qué aplicaciones son las recomendadas, tanto de servicios compartidos como Uber, como de aplicaciones dedicadas de la compañía.

  1. ¿Con qué frecuencia recibiré actualizaciones de los itinerarios y planes de viaje?

Más del 50% de las compañías han implementado o planean implementar mensajes pre-viaje, así como mensajería durante los viajes. Esta no es sólo una pregunta para el administrador del programa de viajes de negocio, es también una oportunidad para ofrecer retroalimentación de sus preferencias en la frecuencia y los canales de comunicación.

  1. ¿Existe algún tipo de transporte compartido considerado dentro de la política?

En la medida que crece la economía compartida, es natural que llegue a existir algún tipo de descuento a través de estos medios de transporte como Uber. Algunas compañías consideran la inclusión de estas modalidades en sus políticas, si la demanda es suficientemente alta en la organización, puede llegar a influenciar en la decisión para el uso de economías compartidas.

  1. ¿Existe una política educacional para los destinos de alto riesgo?

En caso de viajar a alguna zona de riesgo, mantener seguro al viajero es lo más importante. Casi la mitad de las empresas de administración de viajes ofrecen un programa especial para educar a los viajeros en situaciones de peligro o riesgo. Muchas empresas ofrecen planes de SMS de emergencia para situaciones de emergencia. Cada compañía debería dar capacitación en una emergencia.

  1. ¿Qué hacer si necesito un servicio adicional o cambio de último momento?

Los planes de negocio siempre están en evolución, por lo tanto, también los planes de viaje. Es recomendable confirmar siempre el último estado del viaje, para así estar pendientes sobre cambios de último minuto; también es necesario conocer los canales indicados para solicitar cambios.

  1. ¿Existen consejos útiles para ahorrar durante un viaje?

El administrador del programa de viajes suele conocer tips sobre ahorro o bien puede ofrecer descuentos para su compañía. Los administradores del programa de viajes o su TMC generalmente negocian tarifas más económicas con proveedores de viajes. Cabe mencionar que en caso de realizar una negociación por fuera se pueden estar perdiendo oportunidades y beneficios que normalmente están incluidas en las tarifas negociadas por una TMC.

  1. ¿Cómo puedo dar retroalimentación al área de viajes?

Consultar si existen canales de comunicación establecidos para ofrecer feedback constructivo, ya sea a través de correo electrónico, vía telefónica, focus groups o encuestas; estas plataformas están diseñadas para hacer llegar las observaciones y/o necesidades de los viajeros.

  1. ¿Hay beneficios adicionales incluidos en la reserva?

Beneficios simples, pero importantes, tales como Wi-Fi gratis y el desayuno pueden estar incluidos con ciertos proveedores de viajes. Estos esenciales para el viajero de negocios pueden estar disponibles pero no “a la vista”, por eso, antes de un viaje de negocios, se aconseja consultar con el administrador del programa de viajes con qué beneficios adicionales se cuenta.