Este es un mundo globalizado que cambia a la velocidad de la luz con Millennials que valoran mucho el balance trabajo-vida personal, todo esto ha propiciado el aumento de la delegación de la gestión de viajes de negocio al área de Recursos Humanos.

¿Y esto cómo afecta a los administradores del programa de viajes?

En diciembre de 2016 The Washington Business Journal dio lugar a una discusión en un panel integrado por respetados representantes de RRHH y liderado por American Express Global Business Travel, en donde se debatieron temas como los mencionados y cambios que están transformando el lugar y la forma de trabajo.

A pesar de que en el debate no se tocó puntualmente el hecho de cómo estos cambios afectan directamente al área de viajes, hay algunas tendencias que tanto RRHH como los agentes de viaje deberían tener en cuenta para sus colaboradores y para el desarrollo de sus políticas.

A continuación se presentan algunos puntos clave presentados en el evento, principalmente por Danielle McMahan, vicepresidente de RRHH de American Express Global Business Travel, panelista en el debate.

Cómo hacer mejores políticas de viaje

Según McMahan, la congelación de los viajes que muchas corporaciones instalaron rápidamente después de que el mercado de valores cayó en 2008 se ha descongelado completamente.

De hecho, en este presente en el cual las empresas están compitiendo y llevando a cabo negocios en un nivel mucho más global, los viajes de negocios son un tema candente, lo que pone mucha presión sobre los empleados para que trabajen en el campo de acción y no en la oficina.

McMahan explica que ésta es una de las razones por la cual el área de RRHH está involucrándose cada vez más en las políticas de viajes y su gestión.

Mientras buscan nuevos candidatos y apuntan a ser el empleador preferido, los líderes de RRHH necesitan hacer que los programas de viajes corporativos sean atractivos, explica McMahan resaltando “lo feliz que se siente la gente al momento de viajar por negocios y la facilidad para realizar estos viajes están haciendo la diferencia en atraer y retener talento”.

Sí, las políticas de viajes de una compañía pueden ser el factor decisivo en las decisiones de los (potenciales) empleados, tal como debe ser. Los viajes corporativos pueden tener efectos negativos en la salud mental y física de una persona. RRHH y los agentes de viaje deben accionar siempre en beneficio del bienestar del viajero durante su viaje para lograr mantenerlos comprometidos y motivados a dar lo mejor.

Hay detalles que pueden marcar una gran diferencia. Por ejemplo: la reserva de una habitación en un hotel con un hermoso gimnasio donde los viajeros puedan ejercitarse y aliviar el Jet Lag, las reservas de vuelos directos y los mimos de un upgrade a clase business.

Sobre la generación Millennial

Curiosamente, en realidad son los Millennials que están impulsando cambios importantes en las políticas de viajes corporativos.

Como dijo McMahan ese día, “los Millennials son la generación del equilibrio trabajo-vida personal. Tienen demandas y necesidades, especialmente alrededor de los viajes y el compromiso de los empleados, y sus expectativas en la fuerza de trabajo son diferentes y más avanzados que sus predecesores”.

Y aunque puede ser más fácil pasar por alto las expectativas de los empleados más jóvenes que no han tenido tanto tiempo de experiencia en una empresa, no es necesariamente la medida más sabia, especialmente si se tiene en cuenta una nueva encuesta realizada por MMGY Global que detalla cómo esta generación con conciencia social y conocedores de la tecnología son quienes más involucrados están en viajes corporativos si se compara con cualquier otra generación.

Y a diferencia de las generaciones que han llegado antes que ellos, los Millennials no son en absoluto tímidos a la hora de realizar solicitudes adicionales en relación a los viajes.

McMahan dijo que cada vez es más común que los empleados de esta generación soliciten llevar miembros de la familia al viaje corporativo o que pidan días de descanso inmediatamente luego de su regreso.

“Estos son los temas y las políticas nuevas que estamos tratando de resolver como líderes de recursos humanos desde la perspectiva del compromiso”, dijo McMahan.

Otra petición que muchos Millennials suelen hacer es si pueden agregar a algún tipo de viaje personal a sus viajes corporativos. Esta modalidad de viaje ha sido bautizado como Bleisure (un itinerario que mezcla los negocios y el placer)

McMahan agrega que “cuando los millennials reservan su viaje en línea, quieren ser capaces de cambiar rápidamente añadiendo ese viaje Bleisure. Así es que, como corporaciones, no sólo tenemos que proporcionar esas herramientas, sino que también tenemos que tener políticas que los contemplen”.

Sin embargo, la incorporación de estas políticas sin duda es más complicado que averiguar si un día extra en una ciudad extranjera contará como un día de vacaciones o no.

Según un estudio llevado a cabo por Collinson Group, casi tres cuartas partes (72%) de los viajeros corporativos, agregan días de ocio adicionales a sus viajes, pero muchos pueden estar haciéndolo sin la protección de su empresa. El estudio indicó que a pesar de que el 89% de las empresas permiten viajes Bleisure, casi un tercio de ellas (31%) no amplía la protección ofrecida por su política de riesgo de viaje corporativo para cubrir estos días adicionales.

Así que antes de autorizar viajes Bleisure, se debe comunicar de forma clara al viajero corporativo dónde recaen las obligaciones considerando los seguros y las políticas de viaje, así como también se deben revisar cuidadosamente las responsabilidades de unos y otros.