Hay factores esenciales para elaborar los presupuestos de los viajes de negocios.

Como administrador o tomador de decisiones para la organización de los viajes en tu empresa, es común tener que estirar el presupuesto para que todas las personas que deben viajar, puedan hacerlo.

Por otro lado, es importante que este tipo de viajes sean cómodos para los colaboradores pues ellos, como parte fundamental para el éxito del negocio, también deben sentirse a gusto.

Ante estos aspectos, decidimos compartirte los factores esenciales para elaborar los presupuestos de los viajes de negocios. Atiéndelos y verás que los viajes que organices serán un éxito:

Definir el destino

Permite ubicar con tiempo las mejores opciones de aerolíneas, hoteles, centros de reunión y realizar un aproximado de viáticos.

Establecer el número de viajeros

Los grupos son más económicos, por lo regular, los hoteles y aerolíneas tienen disponibles paquetes para cierto número de personas. Cuando se trata de convenciones, reuniones o cualquier otro tipo de evento, la cantidad de viajeros puede ser un buen beneficio.

Cotizar los transportes

Si bien podemos contratar un servicio hotel-aeropuerto-hotel, siempre es importante destinar una cantidad para la transportación del viajero a diferentes puntos, aquí también se debe considerar un extra para emergencias. Por ejemplo, si el viaje es en auto, hay que tomar en cuenta: casetas, gasolina, servicio al auto, estacionamiento, etc.

Consultar los alojamientos disponibles

Existen paquetes en diferentes tipos de hoteles (sencillos o de lujo) que cuentan con paquetes accesibles como opción en los viajes de negocio.

Atiende la alimentación de los viajeros

Es uno de los rubros más importantes que debes tomar en cuenta por el gasto que representa. Para calcular el dinero considera cuántos viajeros son, los días que estarán en el lugar, si las reuniones serán o no en el hotel, etc. Puedes cotizar un paquete completo de hospedaje o investigar sobre lugares en la ciudad que se visita para calcular un costo aproximado.

Anticipar imprevistos

Ante emergencias médicas, pérdidas, robo o algún tipo de imprevisto, debes tener una cantidad reservada. Recuerda: es mejor prevenir que lamentar. Además, si no se usa, es dinero recuperable al término del viaje.

Checa el tipo de cambio

Cuando el viaje es a otro país, averigua cuánto dinero necesitarás en la divisa del país a donde es el viaje, busca los tipos de cambio en tu banco u otra entidad financiera. También puedes usar Internet para verificar los tipos de cambio.

Organiza los viajes con tiempo

Recuerda que comprar con tiempo es mucho más económico. Si a lo largo del año tienes conocimiento de una serie de viajes programados para los colaboradores, utiliza el presupuesto a tu favor y comienza a reservar.

American Express Global Business Travel cuenta con CONNECT, una plataforma interactiva que se configura de acuerdo a las necesidades y políticas de viajes de tu empresa.

Usar CONNECT te permitirá ingresar a un sistema donde podrás seleccionar vuelo, hotel, rentar auto, revisar detalles, enviar documentos y administrar en general los viajes de negocios sin ningún contratiempo.