El ambiente de Grupos y Convenciones (M&E por sus siglas en inglés) ha sufrido un gran cambio en los últimos años. Cada vez más empresas están desarrollando programas de reuniones gestionadas para mejorar la transparencia, aumentar la eficiencia y reducir costos. Pero, al igual que en cualquier ajetreada división de negocios, también hay riesgos inherentes en los departamentos de Grupos y Convenciones. Estos son riesgos que las empresas no pueden permitirse pasar por alto.

American Express Meetings & Events se dio a la tarea de investigar los comportamientos de los planificadores de reuniones alrededor de estos riesgos. La buena noticia es que en general, los resultados indican una mejora en todas las categorías de riesgo, el 89% de los planificadores están de acuerdo en esto. A pesar de esta mejora positiva, todavía hay brechas donde los planificadores de reuniones pueden mejorar sus esfuerzos.

 

  1. Manejo de crisis

A la luz de las recientes tragedias mundiales, las empresas tienen una estrecha vigilancia en la seguridad de los empleados (y eso incluye a los huéspedes de grupos y convenciones). El 86% de los propietarios de reuniones incluyen (o planean incluir) cláusulas de la debida diligencia en sus reuniones para proteger a los asistentes a las reuniones ante amenazas inesperadas.

La otra cara de esto es que casi 1/3 de los planificadores todavía no cuentan con procedimientos operativos estándar para manejar una crisis. Peor aún, el 11% de los planificadores nunca supervisa a los asistentes a su evento

Si se produce una crisis, los planificadores pueden responder más rápido y ayudar a más personas si estos saben dónde están los asistentes. Todos los planificadores deben tener procedimientos detallados de emergencia para mejorar los tiempos de respuesta durante una emergencia.

  1. Control de gastos y reporteo

Es común que se espere que los planificadores informen sobre los eventos que organizan. Los planificadores de reuniones han dado un paso adelante y en la actualidad casi un 95% está monitoreando e informando sobre todos los gastos de las reuniones. Esto es casi un 15% más en comparación con hace tres años.

 

Aunque los datos generan información poderosa para los planificadores, existe un riesgo inherente al recopilarlos porque suele estar en juego información sensible. El estudio arrojó que casi el 50% de los propietarios de las reuniones informa que su organización no solicita a los planificadores que rastreen los datos de ahorro y costos, contrariamente al progreso que la industria ha hecho en su conjunto.

  1. Ética

De manera alarmante, nuestra investigación encontró que las actividades poco éticas podrían estar aumentando en los departamentos de M&E desde el 2013. El 15.5% de los propietarios de las reuniones sospechan que las actividades poco éticas, como el mal uso de los viajes de familiarización o el favorecer a ciertos proveedores que ofrezcan beneficios personales, están ocurriendo en este preciso instante.

 

Si bien es decepcionante que algunos planificadores muestren comportamientos riesgosos, las organizaciones pueden prevenir esto ofreciendo sesiones de educación sobre ética y compartiendo tácticas sobre cómo responder cuando se les pide que ejecuten prácticas no éticas.

  1. Políticas

En 2016, el 100% de los planificadores dijo que era probable que su organización siguiera la política de reuniones, en comparación con el 88% del 2013. Hay un doble motivo: que esto refleja el creciente enfoque de la industria en el cumplimiento y que es el resultado de que los planificadores de eventos y convenciones estén apoyándose más que nunca en la gestión de eventos

 

A pesar de que cualquier propietario de reunión sabe que contar con una política es el primer paso para tener un programa eficiente, el 17% de ellos dijo no contar con una política formal para éstas. Tomar la iniciativa para desarrollar políticas parece una gran tarea, pero los propietarios de reuniones que lo hagan, obtendrán beneficios y verán menos riesgo, mayor reducción de costos y, por lo tanto, grupos y eventos más exitosos.

  1. Contratos

Los planificadores que trabajan con proveedores de reuniones sin tener un contrato, asumen el riesgo financiero y legal para su organización. Lo bueno es que el 86% de los planificadores dice que hoy en día sus departamentos jurídicos y de adquisiciones revisan los contratos de los hoteles, verificando que los planificadores están tomando las medidas correctas para minimizar el riesgo al trabajar con los proveedores.