Los administradores del programa de viajes saben que continuamente hay posibilidad de optimizar “un poco más” la política de viajes de su organización, y es que sin importar cuan perfeccionadas estén, siempre habrá oportunidades de reducción de gastos o de mejoras en la seguridad que, a falta de ellas, podríamos perder por no mantener actualizadas este tipo de políticas.

En American Express Global Business Travel, como parte de la consultoría que le brindamos a nuestros clientes, te presentamos una serie de estrategias para mejorar el programa del cumplimiento de las políticas de viaje.

Equipamiento

Contar con las herramientas adecuadas es vital para los viajeros, pues sin ellas es muy difícil llevar a cabo el cumplimiento de las políticas de viaje de una manera correcta. Por ejemplo, hoy en día podemos realizar una reserva desde nuestro dispositivo móvil y el proceso de aprobación puede ser lanzado desde el primer momento, facilitando así el cumplimiento de las políticas de viaje.

Dichas herramientas tecnológicas y de comunicación integrada les brindan a los administradores de viaje y viajeros una mayor libertad en el proceso de reserva, aprobación o retención de compras individuales.

Capacitación

La capacitación continua en nuestra industria es igual de importante que una buena y sólida política de viajes. Todos los días surgen nuevas herramientas y protocolos que sin la capacitación adecuada nuestra empresa difícilmente cumplirá sus políticas de viaje de una manera satisfactoria.

Es recomendable impartir talleres y guía rápidas entre los colaboradores de la empresa en la que se toquen todos y cada uno de los temas de las políticas de viaje, desde la herramienta de reservas online hasta la administración de gastos durante el viaje o el proceso de comprobación de los mismos

Comunicación

La transparencia es la base de la confianza, para que nuestros colaboradores confíen y cumplan la política de viajes, es necesario comunicarles el porqué de los cambios o actualizaciones cada vez que estos ocurren.

La comunicación directa, abierta y repetitiva es nuestra principal aliada para lograr la imposición de nuevas normas y así reducir la complacencia.

Recuerda que está comunicación debe hacer hincapié en los beneficios del cambio y por qué se tomó dicha decisión, así vinculamos el cumplimiento de las políticas de viaje con el éxito de la empresa.

Optimización

Lograr un cumplimiento considerable de nuestras políticas de viaje no es imposible, pero tenemos que disponer de constante actualización y del uso de herramientas adecuadas de análisis.

Si contamos con una herramienta que registre las decisiones de nuestros colaboradores (como una plataforma de análisis de viaje), de pre a post-viaje, podremos considerarlas para la toma de decisiones de mejora en el futuro, además de brindarnos herramientas de visualización de datos que nos permiten analizar las tendencias que pueden estar afectando negativamente el rendimiento de nuestro programa.

Por último, la utilización de un modelo de proyección nos puede ayudar a predecir los resultados de los cambios y actualizaciones que tengamos en mente.

Un aliado es importante

No hay nada como contar con el respaldo de una compañía de gestión de viajes a nuestro lado, con todas las herramientas adecuadas para las necesidades particulares de su programa.

Contacta a tu Ejecutivo de Cuenta para saber cómo podemos adaptar nuestras soluciones para satisfacer las necesidades de tu programa de viajes.