Por Jackie Visnic y Constanze Briefi

Como organización, usted tiene la obligación de proteger a los empleados que viajan en su representación. Ha invertido tiempo y recursos para seleccionar su proveedor de gestión de riesgos de viaje, así como su empresa de gestión de viajes para ayudar a respaldar esta obligación, pero ¿realmente está optimizando su inversión? Si la información del itinerario no se captura por completo debido a fugas en la reserva, entonces su respuesta es negativa.

Cuando los viajeros reservan con su empresa de gestión de viajes designada, todos los detalles pasan al proveedor de riesgos de la compañía o se integran de manera óptima en una herramienta completa de viajes y gastos (viajes, gastos, seguridad y protección), lo que permite a la organización localizar y comunicarse con sus viajeros durante un evento de crisis. Sin embargo, muchas organizaciones se quedan cortas cuando se trata de capturar datos de todos los componentes del viaje de un pasajero, especialmente cuando los mismos reservan directamente con los proveedores (particularmente el alojamiento en un hotel). Como resultado, el proveedor de gestión de viajes no puede capturar esta información de itinerario, lo que hace que su programa de gestión de riesgo de viaje sea menos efectivo.

“Casi el 30 por ciento de los gerentes de viajes no está seguro de cuánto tardarían en ubicar a los empleados en situaciones de crisis” y “el 60 por ciento de los gerentes de viajes confía en que los viajeros recurrirán a ellos si necesitan ayuda y no han reservado a través de los canales adecuados”.

Fuente: Businesswire.com 16 de julio de 2017

Para saber si su programa está en riesgo, responda estas preguntas:

¿Es capaz de identificar las ubicaciones de sus viajeros?

¿Sabe cómo están viajando (es decir, aire, tren y / o coche de alquiler)?

¿Sabe dónde se están quedando (es decir, alojamiento)?

Si sucede algo inesperado, ¿puede localizar y comunicarse con sus viajeros dentro de un plazo razonable?

¿Su política de viaje proporciona procedimientos claros y concisos sobre cómo deben reservarse los viajes de negocios?

¿Monitorea y refuerza estos procedimientos?

¿Sabe si al menos el 80% de los viajeros utiliza la herramienta de reservas online designada o una empresa de gestión de viajes para reservar sus aéreos, alojamiento y transporte terrestre?

Si puede responder afirmativamente a todas las preguntas anteriores, tiene un proceso completo de reserva de primer nivel. Si no puede responder afirmativamente a todo lo anterior, continúe leyendo.

En el mundo de hoy, ya no es aceptable capturar datos de reservas aéreas únicamente; también necesita tener visibilidad de dónde se alojan sus viajeros para poder localizarlos y comunicarse con ellos durante una crisis. Además, los datos capturados de las reservas de transporte aéreo, hotelero y terrestre se pueden utilizar para:

  • Ayudar a cumplir con sus políticas de cuidado, compromiso y obligaciones.
  • Consolidar y usar datos para aprovechar las relaciones con los proveedores de viajes.
  • Controlar los costos ocultos de la pérdida de productividad debido al tiempo que el viajero pasa reservando a través de múltiples canales.

La captura de todos los componentes de un viaje de negocios comienza primero con mensajes claros de su política de viaje. Necesitan ser bien comunicados y de fácil acceso.

En resumidas cuentas, si no está capturando el 80 por ciento o más de todos los componentes relacionados con los viajes de negocios de sus viajeros, no está maximizando su inversión con su TMC y su proveedor de gestión de riesgos.

American Express Global Business Consulting está aquí para ayudarlo. Proporcionamos soluciones personalizadas y asistencia para ayudar a nuestros clientes a optimizar cada faceta de sus programas de viaje. Contáctenos en consulting@amexgbt.com para programar una consulta gratuita con uno de nuestros expertos en la materia.