Temas esenciales para cubrir en una política de viajes corporativa

Hoy más que nunca, las empresas necesitan tener una política de viajes para proteger a los empleados y mantener los costos vigilados. Ya sea que esté creando una política desde cero o actualizando una para adaptarse al ambiente actual, aquí hay algunos temas que deben cubrirse en sus normas.

Gestión de riesgos de viaje

Especialmente ahora que la seguridad y el bienestar de los viajeros están bajo un marcado enfoque, las empresas deben tener un sistema de gestión de riesgos de viajes implementado. Sugerimos dedicar una sección completa de la política de viajes a este tema y explicar claramente qué pasos deben tomar los viajeros para mantenerse seguros, así como qué está haciendo la compañía para ayudar a protegerlos. Las normas deben abordar cómo es que reservar dentro de política puede mantenerlos seguros, a quién deben dirigirse y qué deben hacer si los empleados tienen un problema o se enferman durante un viaje y dónde pueden encontrar los últimos avisos sobre seguridad y salud en sus destinos.

Reservaciones

Esta parte de la política debe explicar cómo los empleados pueden reservar viajes, ya sea a través de la herramienta de reserva de la empresa de gestión de viajes (TMC) u otra plataforma de viajes, así como los parámetros que desee establecer con respecto a los costos y destinos.

Para conocer más de cerca hacia dónde se dirigen los empleados, algunas empresas han adoptado una política de reserva obligatoria en la que los viajeros deben reservar sus viajes utilizando las herramientas aprobadas por la empresa, no directamente con los proveedores o agencias de viajes en línea. De esta manera, todos los detalles del itinerario, incluidos los datos del hotel, se capturan y se pueden recuperar fácilmente en caso de emergencia. Además, dicha política permite que la TMC brinde un servicio sin problemas y de manera proactiva para el viaje completo de principio a fin.

También es posible que desee definir viajes “esenciales frente a no esenciales” para evitar viajes innecesarios y especificar razones aceptables para viajar (por ejemplo, viajes de cara al cliente frente a viajes internos).

Solicitudes de viaje / aprobaciones previas al viaje

Otra forma de evitar viajes innecesarios, especialmente a destinos de alto riesgo, es implementar un proceso de aprobación previo al viaje. Esto implica que los empleados envíen una solicitud de viaje a un aprobador, generalmente un líder de la unidad de negocios, para confirmar si realizar el viaje es apropiado y aprobarlo antes de que los viajeros puedan hacer sus reservas. Asegúrese de describir los detalles pertinentes que los viajeros deben incluir al realizar solicitudes de viaje, como el destino, las fechas del viaje, el propósito del viaje de negocios y los costos estimados.

Proveedores preferidos

Si su empresa tiene tarifas corporativas especiales con proveedores de viajes selectos (aerolíneas, hoteles, agencias de renta de autos, etc.), explique a los empleados en la política de viajes que es vital que reserven con estos proveedores para maximizar los ahorros.

Incluso si no tiene dichos acuerdos vigentes, aún puede requerir que los empleados solo reserven con aerolíneas, hoteles y agencias de alquiler de autos que tengan estándares de limpieza y seguridad aprobados por la compañía y les prohíban reservar alojamientos donde los estándares de higiene no se hayan cumplido.

Reservas aéreas

Además de alentar a los empleados a reservar con las aerolíneas preferidas de la compañía, la política puede requerir que los empleados solo reserven con proveedores de viajes que ofrezcan políticas de cancelación flexibles y tarifas reembolsables en caso de que los planes cambien rápidamente. También se deben incluir pautas sobre cómo aprovechar los créditos de aerolíneas no utilizados para optimizar el gasto.

Para mantener bajos los costos, también puede implementar reglas sobre qué tipo de clase de cabina pueden reservar los empleados. Por ejemplo, ¿en qué circunstancias, si las hay, puede un viajero reservar una clase ejecutiva? ¿Esto se extiende a todos los viajeros de negocios o solo a sus altos ejecutivos? ¿Y cuándo pueden los viajeros reservar una tarifa premier economy en lugar de una economy?

La política de viajes también debe especificar qué servicios (como equipaje extra, comidas y entretenimiento a bordo) están y no están cubiertos por la organización.

Alojamiento

Además de impulsar a los empleados a reservar con proveedores preferidos cuyos estándares de seguridad y salud haya aprobado su empresa, los viajeros deben reservar alojamientos que ofrezcan políticas de cancelación flexibles. En el entorno actual, los planes de viaje pueden cambiar en cualquier momento.

También puede especificar que los empleados solo deben reservar habitaciones estándar y qué gastos adicionales, como Wi-Fi en la habitación, servicio a la habitación, estacionamiento con valet, tarifas de salida tardía / entrada anticipada, y limpieza del hotel, son reembolsables.

Otro transporte

Si ofrece el tren como una opción, explique cuándo los empleados pueden reservar en clase ejecutiva, express o regional, comparando cada una.

También debe haber pautas establecidas sobre cómo los viajeros deben llegar del punto A al punto B una vez que llegan a su destino. Para reducir los riesgos, muchas empresas se han orientado hacia los servicios de taxis y viajes compartidos y han aconsejado a los empleados que eviten el transporte público, incluso si no es la opción más económica.

Algunas empresas también permiten a los viajeros alquilar autos para minimizar el contacto físico con otras personas. Para los alquileres, indique la clase de vehículos que los empleados pueden adquirir y cómo se cubrirán otros costos, como combustible, peajes y estacionamiento. Asegúrese de incluir detalles sobre la cobertura del seguro de automóvil e información sobre a quién llamar si un viajero sufre un accidente.

Gastos de viáticos

Deberá informar a los empleados cuál es su asignación diaria para comidas, propinas y gastos adicionales. Muchas empresas estadounidenses los basan en las pautas de viáticos establecidos por la Administración de Servicios Generales para ciudades y estados de EE. UU. Y los establecidos por el Departamento de Estado de EE. UU. para países extranjeros.

También puede detallar en esta sección los lineamientos para reunirse con los clientes. Esto puede incluir consideraciones de seguridad al realizar una junta presencial con un cliente y los cargos que cubrirá la empresa.

Pago y reembolso

Esta parte de la política debe explicar cómo se deben pagar los costos de viaje, ya sea a través de una cuenta corporativa centralizada, la tarjeta de crédito personal del empleado o una combinación de ambas. También detalle cómo los viajeros deben enviar sus gastos para el reembolso, incluido qué tipo de formularios y recibos se requieren, la fecha límite para la comprobación y el tiempo que tomará el reembolso.

También puede describir los escenarios en los que no se reembolsará a un viajero, como cuando toma decisiones fuera de la política.

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