A medida que las empresas relanzan sus programas de viajes, los gerentes de viajes deben evaluar la herramienta de reserva en línea corporativa (OBT) para asegurarse de que ellos y sus viajeros aprovechen al máximo las funciones que pueden ayudarles en el entorno actual. Por lo tanto, exploremos formas en las que puede optimizar algunas de esas funcionalidades.
Anime a los viajeros a buscar información sobre seguridad/salud
El año pasado, su proveedor de OBT pudo haber renovado su herramienta para proporcionarle las normas relacionadas con COVID-19 para que los viajeros tuvieran a su alcance todos los detalles que necesitan para planificar su viaje, como las medidas de salud, seguridad y limpieza que las aerolíneas, los hoteles y las agencias de renta de autos están tomando para proteger a sus clientes. También puede incluir avisos de viaje y regulaciones gubernamentales a nivel de destino para que los viajeros puedan ver qué requisitos deben seguir (por ejemplo, obtener una prueba de COVID negativa o presentar documentación de vacunación) para ingresar/salir del país. De esta manera, los viajeros pueden buscar fácilmente información específica del itinerario mientras preparan su viaje sin tener que salir de la plataforma.
Si su OBT ofrece esta nueva función, ayude a los viajeros a conocerla promocionándola en sus comunicaciones de regreso a viajes y tal vez incluso proporcionando capturas de pantalla para resaltar en qué parte de la herramienta los usuarios pueden encontrar esta información.
Optimice la función de aprobación previa al viaje
La mayoría de las OBT tienen una función de aprobación previa al viaje que puede identificar itinerarios que no cumplen con las políticas de la empresa y requieren la aprobación de un aprobador designado antes de que se pueda emitir el boleto del viaje. Por ejemplo, una organización podría tener todos los viajes internacionales o todos los viajes aéreos por encima de un precio establecido marcado para revisión. Esta función puede ser útil cuando se ha anunciado un nuevo punto de acceso o aviso de viaje y la empresa desea detener rápidamente los viajes a un destino en particular.
Una cosa para considerar al configurar un sistema de aprobación previa al viaje es cuántos viajes esperas que sean denegados por un aprobador. Si hay muy pocas, es posible que prefiera usar notificaciones previas al viaje en lugar de aprobaciones, lo que evitará retrasar la emisión del boleto de avión y que el viajero pierda una oferta que no habrá mañana. Con las notificaciones, los gerentes designados recibirán alertas sobre viajes fuera de política y pueden hacer un seguimiento con el viajero para abordar el comportamiento de incumplimiento si es necesario.
Ya sea que decida tener notificaciones previas al viaje o aprobaciones, comunique las actualizaciones de la política a los empleados para que sepan qué tipo de viaje está dentro de los límites. Esto ayudará a reducir la activación de alertas y la cantidad de mensajes entrantes a los administradores designados.
Eduque a sus viajeros con mensajes focalizados
Para ayudar a los empleados que viajan, a adoptar las nuevas normas de la política COVID-19, recomendamos aprovechar las funciones de mensajería en pantalla de las OBT para capacitar a los viajeros sobre lo que deben y no deben hacer al reservar su viaje. Los mensajes en pantalla se pueden personalizar por completo en función de lo que sucede en el mundo y lo que está tratando de hacer cumplir y promover.
Por ejemplo, supongamos que su empresa prohíbe los viajes internacionales por el momento. Puede mostrar en la pantalla de inicio de la OBT un aviso que recuerde a los viajeros sobre esta prohibición. O, si reducir las emisiones de carbono relacionadas con los viajes es un objetivo clave del programa, puede alentar a los empleados a reservar opciones más ecológicas, como vuelos sin escalas, hoteles con certificación LEED y automóviles eléctricos/híbridos.
Configurar la OBT para que presente avisos y advertencias emergentes es solo una parte de un enfoque en etapas que puede adoptar hacia las políticas, la comunicación y el cumplimiento. También puede transmitir su punto de vista a través del portal de la empresa o la página de intranet, y los asesores de viajes de su empresa de gestión de viajes, que tienen acceso a las normas de su política, pueden ayudar a difundir el mensaje a los viajeros a los que asisten.
Configure la OBT para promover opciones más ecológicas
Un indicador de que la sostenibilidad se ha convertido en un foco central para los gerentes de viajes, es que el número de solicitudes de información de sostenibilidad hotelera por parte de compradores de viajes corporativos se ha disparado durante el último año. Según un artículo reciente de Business Travel News, Marriott International recibió solicitudes de 100 clientes por su huella de carbono con el operador del hotel en 2020, cinco veces la cantidad de hace unos años.
Su OBT puede facilitar que los viajeros seleccionen hoteles que sigan prácticas sostenibles. Por ejemplo, ahora tenemos una insignia especialmente diseñada (un ícono de hoja verde) en nuestro OBT, Neo™, para indicar cuándo una propiedad cumple con ciertos estándares ambientales basados en los criterios del cliente de lo que califica como un hotel “verde”. Los clientes pueden configurar la herramienta para mostrar las opciones del hotel con la insignia para ayudar a los viajeros a tomar decisiones mejor informadas.
Neo también tiene un filtro que permite a los usuarios buscar boletos aéreos y ferroviarios en función de las emisiones de carbono. El filtro tiene en cuenta la distancia y la clase de cabina para evaluar el nivel de emisiones para una opción de viaje en particular. Los usuarios también pueden combinar el filtro de emisiones con otros criterios, por ejemplo, seleccionar la opción de menor emisión bajo un cierto nivel de costo.
Y recientemente, presentamos en el segmento de renta de autos la capacidad de filtrar por vehículo eléctrico/híbrido, lo que facilita a los viajeros encontrar opciones de medios terrestres más ecológicos.
Pruebe la herramienta con anticipación
Es posible que haya pasado un tiempo desde que sus viajeros iniciaron sesión en la OBT, por lo que antes de que comiencen a usarla nuevamente, le sugerimos que la pruebe usted mismo para asegurarse de que todo funciona correctamente.
De hecho, esta es una práctica excelente para hacer durante todo el año: correr periódicamente el proceso de reserva de OBT para que pueda ver de primera mano cómo es la experiencia del viajero. Puede simular reservas para verificar que se esté ingresando la información correcta y que los mensajes en pantalla que haya implementado aparezcan en las secciones correctas y sean consistentes con su política actual.
También recomendamos notificar a su proveedor de OBT sobre su plan para relanzar el programa para que también puedan ayudarlo a configurar la herramienta de acuerdo con sus preferencias, que pueden haber evolucionado durante el último año. Y no olvide preguntar acerca de las nuevas funciones que se hayan agregado desde la última vez que sus viajeros estuvieron de viaje.
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