¿Hay una sala de cine cerca de usted? Además de la última secuela de superhéroes, podría ser la próxima gran reunión de su empresa. Según un artículo reciente del New York Times, las salas de cine se utilizan cada vez más como lugar de grandes reuniones y pequeñas conferencias. Tiene sentido total, también.

Muchos cines se han transformado en los últimos años para incluir cómodos asientos reclinables. Además, no se puede superar su tecnología de proyección de vanguardia, excelente visibilidad de la pantalla, calidad de sonido superior y estacionamiento sin cargo. Luego está el factor de singularidad. Los lugares únicos para reuniones de negocios se están expandiendo más allá del cine también.

A medida que los espacios de oficinas de coworking como WeWork continúan creciendo en popularidad y los hoteles modernizan sus vestíbulos y salas de reuniones en ambientes de trabajo modernos, más y más planificadores de reuniones están abandonando el camino de la sala de juntas. Después de todo, uno de los secretos de una exitosa reunión comercial es organizarlo en un entorno impresionante, en el que los asistentes se inspiran para crear e innovar. Por supuesto, hay consideraciones especiales a tener en cuenta al seleccionar un sitio alternativo.

Si está tratando de mezclarlo para la reunión anual de la junta, buscando un lugar divertido para capacitar a nuevos empleados, o buscando un lugar especial para sorprender a 500 invitados, a continuación hay algunas preguntas que lo ayudarán a reducir la elección. Ah, y para obtener más inspiración sobre dónde organizar su próximo evento, eche un vistazo a algunas de las ideas out of the box de Banks Sadler, una agencia de gestión de eventos que American Express Global Business Travel adquirió este año.

¿Quiénes son los asistentes y por qué vienen?

Más que cualquier otro, la respuesta a esta pregunta ayudará a reducir las opciones considerablemente. No solo es importante para determinar si un lugar tiene la capacidad de acomodar el número de invitados que prevé llegar, así como el tipo de distribución de la habitación que necesita (es decir, teatro, forma de U, cuadrado, etc.) sino también si el lugar la configuración es apropiada para el tipo de evento que se lleva a cabo. Un club nocturno con una decoración atrevida no es exactamente una opción adecuada para una reunión de accionistas. Del mismo modo, una sala larga y estrecha ocupada por una enorme mesa de conferencias no es ideal para una velada de networking. Incluso diremos que debe delimitar una ubicación según el nivel VIP de sus asistentes; una reunión compuesta por los CEOs de Fortune 500 debería sentirse muy diferente a la de los 10 primeros escalones profesionales en la escala corporativa. Cuando seleccione un lugar, recuerde: es mejor equivocarse en el sentido de la amplitud del lugar. No desea que los invitados estén tan apretados que estén más enfocados en la proximidad física con aquellos con los que se mezclan que en la conversación. Además, si resulta que se presentan menos personas, siempre puede hacer que una habitación se sienta menos vacía con paredes divisorias, plantas altas y decoración adicional.

¿Qué tan accesible es el lugar?

Al seleccionar un sitio que sea geográficamente adecuado, tenga en cuenta lo fácil que sería para los asistentes llegar del trabajo o del hogar, ya que esto afectará su recuento de asistentes. Si el lugar se encuentra en una gran ciudad, ¿está cerca de un sistema de transporte público que se está ejecutando antes y después del evento? Si no, ¿cómo está la situación del estacionamiento? Si se encuentra en una ubicación inconveniente, ¿está listo para suministrar el servicio de transporte? También debe considerar qué tan accesible es el lugar en sí mismo. ¿Hay un ascensor o los huéspedes tendrán que subir cuatro tramos de escaleras? ¿Necesitarán los asistentes acceso para sillas de ruedas? ¿Hay una entrada separada para los vendedores externos que estarán trayendo grandes bandejas de alimentos o equipos?

¿Cómo se manejarán los alimentos y bebidas?

Especialmente si se trata de un almuerzo de brazos caídos o un cóctel fuera de horario, este es un plato grande. Ciertamente no quiere dejar un mal sabor en la boca de los asistentes al servir comida mediocre. Pregúntese: ¿el lugar tiene una cocina en el lugar o tendrá que contratar a un proveedor externo? Si el lugar ofrece sus propios servicios de comida, ¿cómo es la reputación? ¿No tan estelar? Entonces, ¿se le permitirá contratar a cualquier proveedor externo que le guste o hay restricciones? Y dependiendo de qué tipo de evento sea, ¿hay alguna limitación en torno al alcohol?

¿El espacio se acomodará a las necesidades específicas de su evento?

Antes de firmar en la línea punteada, es imprescindible realizar una inspección del sitio para ver si el lugar es realmente el indicado. Tenga en cuenta las áreas que los asistentes encontrarán, desde el estacionamiento hasta los baños. Estudie el diseño y el plano de planta e imagine si funcionará para sus necesidades:

– ¿Hay espacio para mesas de registro y estaciones de comida?

– ¿El lugar proporciona sillas y mesas o tendrá que alquilarlas?

– ¿La entrada y las estructuras arquitectónicas mejorarán o interrumpirán el flujo de tráfico?

– ¿Necesitará jugar con la iluminación ambiental para hacer que el espacio sea más atractivo y ocultar las características más feas?

Hablando de eso, programe la inspección del sitio durante la hora en que se llevará a cabo el evento para que pueda ver cuál será la verdadera situación de iluminación.

También pruebe la acústica. ¿Es una habitación con techo bajo donde el ruido la llena rápidamente o un espacio expansivo de abierto donde los sonidos reverberan? Si tiene oradores principales, ¿hay un escenario y el lugar ofrece equipos audiovisuales en funcionamiento?

¿Quién estará allí para ayudarlo?

Finalmente, al organizar un evento en un lugar que no se presenta con demasiada frecuencia, intente leer qué tan solidario y profesional es el personal del servicio. Siempre hay contratiempos inesperados al planificar cualquier evento. Cuando surjan, querrá ayudantes competentes y amistosos que serán sus solucionadores de problemas, no creadores.