Con más personas vacunándose y las restricciones de viaje disminuyendo en ciertas partes del mundo, muchos clientes nos dicen que están listos para tener reuniones y eventos en persona nuevamente. Lynne Amori, gerente de cuentas y operaciones, y Regan Furtado, gerente de abastecimiento, de American Express Meetings & Events, han elaborado esta guía de planificación de eventos paso a paso, teniendo en cuenta las nuevas realidades de las reuniones en persona en la actualidad.

Si la reunión es de 6 a 9 meses

Para aquellos que planean eventos más grandes y complejos, Lynne y Regan sugieren tener un plazo mínimo de seis meses. Las reuniones presenciales hoy en día necesitan una revisión más completa que días previos a la pandemia debido a las nuevas regulaciones y circunstancias, desde la reestructuración de la agenda hasta el rediseño del flujo, la configuración de la sesión general, la sala de exposiciones y la reinvención del formato de la comida (¡adiós líneas de buffet!).

Debido a los diferentes niveles de comodidad, sugieren sondear a los posibles asistentes sobre cómo se sienten al reunirse en persona nuevamente y su voluntad de viajar para ayudar a determinar el tamaño, la estructura y el formato de la reunión. Si algunas personas no están listas para viajar, ya sea por su propia desgana o por las restricciones impuestas por la empresa, considere un evento híbrido para que los participantes tengan la opción de asistir virtualmente.

Antes de profundizar demasiado en el proceso de planificación, Lynne y Regan aconsejan hablar con sus líderes de RR.HH., legales y superiores sobre cualquier nueva política o protocolo que la empresa haya adoptado y que pueda afectar el evento. Ahora también es un excelente momento para comunicar las actualizaciones del duty of care a los empleados para mostrarles qué medidas está tomando la empresa para mantenerlos a salvo.

Durante esta etapa, Lynne y Regan recomiendan revisar cuidadosamente el lenguaje de los contratos del lugar del evento. Ahora más que nunca, son necesarios términos flexibles de deserción y cancelación. Las cláusulas de fuerza mayor (también conocidas como derecho de rescisión) deben incluir palabrería epidémica / pandémica para evitar pagar multas por cancelación debido a restricciones de viaje o algo por el estilo.

Antes de COVID-19, los términos sobre epidemias y pandemias eran un poco laxos en los contratos estándar. Nuestro apéndice recientemente actualizado que los clientes pueden utilizar con sus paquetes de contratos tiene sólidas cláusulas de fuerza mayor y contingencia, por lo que puede celebrar un acuerdo con más confianza, sabiendo que hay poco riesgo financiero y legal.

Además, asegúrese de revisar los términos en los contratos de los proveedores y detallar los protocolos críticos de salud y seguridad que le gustaría que siguieran.

Si la reunión es de 3 a 6 meses

Lynne y Regan dijeron que muchos clientes están regresando a las reuniones presenciales, organizando eventos más pequeños como una cumbre del equipo regional en lugar de una gran conferencia que requiere que los asistentes viajen desde diferentes centros en todo el país. Para eventos más pequeños, Lynne y Regan dicen que puede comenzar a planificar con tres a seis meses de anticipación, pero siga muchos de los consejos que recomendaron anteriormente.

Tenga en cuenta que si tiene un evento con menos asistentes en persona, ya sea porque está limitando la cantidad de invitaciones o porque está organizando un evento híbrido donde una parte asiste virtualmente, esto puede afectar sus habilidades de negociación con el lugar desde el bloqueo de habitaciones, el espacio para reuniones y las necesidades/costos de alimentos y bebidas no serán tan altos.

Incluso con un evento más pequeño, es importante verificar con el lugar que puede acomodar la cantidad de asistentes que anticipa, ya que puede haber medidas de distanciamiento social establecidas que limitarán la capacidad.

Las conversaciones sobre los requisitos de producción también deberían ocurrir dentro de este período de tiempo. Lynne y Regan sugieren contratar a una compañía de producción local para que lo ayude con sus necesidades tecnológicas; muchas cosas han cambiado durante el último año.

Especialmente si está organizando un evento híbrido, necesitará más que micrófonos, proyectores y pantallas. Ha surgido un vocabulario completamente nuevo en torno a la tecnología necesaria para hacer de estos eventos una experiencia cohesiva; de hecho, varios de nuestros planificadores de reuniones han recibido certificados de estrategia de eventos digitales para mantenerse al día con estas tendencias.

Si la reunión es de 1 a 3 meses

Este es el momento de concentrarse en la agenda específica hora por hora y minuto a minuto.

Olvídese de los largos seminarios en un auditorio abarrotado. Durante el último año, las personas se han acostumbrado a asistir virtualmente a reuniones en las que pueden levantarse fácilmente para estirarse, tomar un descanso para ir al baño o comer algo. Lynne y Regan alientan a los planificadores a crear una agenda con horarios escalonados, sesiones más cortas y descansos más frecuentes para evitar perder la atención de los asistentes y reducir la congestión en los baños y otras áreas de mucho tráfico.

Al mismo tiempo, no desea crear una atmósfera en la que las personas deambulen sin rumbo fijo, así que considere otras actividades organizadas, como un taller de yoga o meditación sin cita previa de 15 minutos, para interrumpir el día.

En cuanto al componente de redes, quedaron atrás los días en que las multitudes se mezclaban en una sala de recepción y se acurrucaban con un chico alto con servidores que pasaban entremeses. Muchos planificadores se están volviendo creativos y recurren a aplicaciones móviles para configurar juegos de preguntas y respuestas, búsquedas del tesoro y otras actividades coreografiadas para fomentar interacciones sociales seguras.

Antes de la reunión

A medida que se acerca el evento, trabaje con sus equipos legales y de recursos humanos para finalizar los detalles relacionados con los procesos y protocolos de seguridad que la empresa está implementando. Por ejemplo, si se requiere una prueba de COVID-19 negativa o una prueba de vacunación para asistir al evento, determine cómo se recopilará y verificará esta información. ¿Habrá exámenes diarios, como controles de temperatura y autoevaluaciones? Si es así, ¿quién supervisará estas mediciones? ¿Este proceso también incluirá que los asistentes firmen exenciones de autorización que indiquen que no responsabilizarán a la empresa si se enferman durante el evento?

También es posible que desee crear letreros con recordatorios de lo que está tratando de hacer cumplir en el sitio, incluidos marcadores en el piso para indicar dónde las personas pueden aplicar el distanciamiento social.

Se deben enviar comunicaciones frecuentes a los asistentes antes del evento para establecer el código de conducta y las expectativas en el lugar. Aclare si habrá requisitos de cubrebocas y distanciamiento social, reglas de “no apretón de manos” y qué deben hacer los asistentes si desarrollan síntomas durante el evento.

Los proveedores también deben estar incluidos en estas comunicaciones, ya que la responsabilidad de organizar eventos seguros no solo recaerá en el equipo central de planificación, sino en todos los involucrados.

Después de que haya tenido lugar la reunión

Lynne y Regan sugieren recopilar y analizar los comentarios de los asistentes para que pueda ver lo que funcionó y lo que no funcionó y usar esa información para mejorar sus eventos futuros. También puede hacer que los asistentes compartan testimonios en un video o blog para generar confianza en los compañeros que están pensando en inscribirse en un evento presencial.

Lynne y Regan están viendo un aumento en la demanda de reuniones y eventos híbridos, que son una forma práctica de adaptarse a las diferentes preferencias de asistencia.