Cómo podemos unirnos después de que la pandemia nos separó: lecciones de una exitosa reunión en persona

Por Paul Metselaar, presidente y director ejecutivo de Ovation Travel Group

A finales de abril, dimos la bienvenida a nuestro equipo de liderazgo ejecutivo (ELT) de American Express Global Business Travel (GBT) de EE. UU. Y Reino Unido a nuestra nueva oficina de Ovation Travel Group en Manhattan. Era la primera vez que los miembros de los equipos de GBT y Ovation se reunían cara a cara desde que las dos empresas unieron sus fuerzas, un acuerdo que se hizo posible durante la pandemia con soluciones de videoconferencia.

Y aunque ciertamente hay beneficios para herramientas como Zoom y Microsoft Teams, no tengo ninguna duda de que realizar negocios presencialmente es mucho mejor que las reuniones virtuales después de ver lo emocionados que estaban todos de estar nuevamente en la misma sala.

Desde un punto de vista evolutivo, los humanos no fuimos diseñados para permanecer aislados unos de otros y tener la mayoría de nuestras interacciones a través de las pantallas de las computadoras. Ser criaturas sociales está literalmente arraigado en nuestro ADN. Como parte de la familia de los primates, el más social de los animales, nosotros prosperamos en entornos grupales. Es clave para nuestra supervivencia.

Por supuesto, reunirse en persona después de trabajar de forma remota durante más de un año puede ser extraño al principio, lo cual es alucinante cuando se piensa en ello. Aprender y colaborar como grupo es lo que hemos conocido durante toda nuestra vida; sin embargo, 18 meses después de que un virus minúsculo invadiera el planeta, muchos de nosotros hemos olvidado lo que es estar en la presencia física de los demás.

Aun así, fui testigo de la rapidez con la que esa incomodidad se evapora cuando los viejos colegas se reúnen en la vida real. Los cubrebocas pueden haber oscurecido sus sonrisas y los golpes de puños y codos pueden haber reemplazado a los apretones de manos y los abrazos, pero los miembros del ELT estaban realmente felices de estar de nuevo juntos en un entorno de oficina.

Presentación de nuestro nuevo espacio de oficina

Esta reunión no solo fue una oportunidad para que estableciéramos una relación con nuestros nuevos colegas de GBT, sino también una oportunidad de disfrutar de nuestras nuevas y relucientes oficinas que diseñamos con cuidado y que apenas hemos podido usar. Nos mudamos a este impresionante espacio cerca de la estación Grand Central en diciembre de 2019, cuatro meses antes de que la pandemia lo transformara en una ciudad fantasma.

En Ovation, nuestro objetivo es brindar a nuestros empleados el mismo trato especial que brindamos a nuestros clientes, por lo que pasamos meses creando meticulosamente un espacio de oficina moderno y elegante en el que nuestra gente se sentiría inspirada para trabajar, implementando toques especiales en todo momento.

Durante su visita, al equipo de liderazgo de GBT le encantó especialmente la pieza central en nuestra sala de recepción: un tablero de salidas tradicional que todavía se ve en algunas estaciones de tren que hace el sonido de clac-clac-clac cuando las personas se mueven. Estaba programado para cambiar de vez en cuando para decir cosas como “Bienvenido American Express Global Business Travel” y “Ovation + GBT, mejor juntos”.

Preparándose para su llegada

Como señalé anteriormente en mi artículo “Pandemic’s New Normal”, la industria de viajes debe trabajar en conjunto para calmar las preocupaciones y temores de los clientes sobre la experiencia de viaje y demostrar que se han dado todos los pasos posibles para mitigar los riesgos asociados con COVID-19. Creo que también debería emplearse un enfoque similar a medida que las empresas vuelvan a abrir sus oficinas e inviten a los empleados a regresar. Si las personas están preocupadas por su seguridad al ingresar al lugar de trabajo, solo despertará sentimientos de aprensión y resentimiento.

Para que el equipo de liderazgo de GBT se sienta perfectamente a gusto, nos aseguramos de que entendieran todo lo que estábamos haciendo para que fuera una reunión segura, desde desinfectar la oficina de arriba abajo hasta implementar protocolos de salud y seguridad.

Nuestro gerente de instalaciones trabajó en estrecha colaboración con el equipo de GBT para asegurarse de que se siguieran todas las pautas de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), como los controles diarios de temperatura a la llegada, el uso de cubrebocas, la separación de los asientos y la realización de un breve cuestionario y formulario de COVID. Teníamos más cubrebocas y botellas de gel desinfectante a la mano y exhibíamos carteles en todas las instalaciones que recordaban a las personas sobre las reglas de distanciamiento social.

Debido a que habíamos comunicado las medidas que tomaríamos antes de la reunión, el grupo ELT entendió lo que se les exigía y cumplió felizmente las reglas.

Manteniendo nuestra distancia

Lo bueno de nuestro nuevo espacio Ovation: gracias a las paredes retráctiles y los muebles transportables, es que podemos transformar fácilmente las salas de reuniones para adaptarlas a nuestras necesidades. Con unos 15 miembros de ELT presentes, decidimos utilizar nuestra sala de conferencias más grande para el evento. Creamos una sala de presentaciones maravillosa y al mismo tiempo sentamos a los asistentes lo suficientemente lejos unos de otros para cumplir con las pautas de los CDC y crear un ambiente seguro y relajado.

Pero esto puede ser un desafío para nosotros avanzar con el aumento en el interés de los empleados por reunirse en persona, asegurándonos de que podamos colocar cómodamente a todos los que ingresan a la oficina con medidas de distanciamiento social implementadas. Después de la reunión de ELT, nos inundaron las solicitudes de reunión de Ovation y GBT.

Pero después de casi un año y medio de estar aislados unos de otros, este es un problema glorioso. No nos dábamos cuenta de lo valioso que es compartir un momento con los colegas cara a cara hasta que esta libertad que antes dábamos por sentada fue suprimida. Estoy encantado de que la gente esté lista para unirse después de que la pandemia nos obligó a permanecer separados. Es una oportunidad para que volvamos a ser humanos sin dejar de cumplir la promesa de cuidar a nuestros empleados y clientes.