Demostrando cómo las personas pueden volver a tener reuniones seguras y productivas cara a cara, American Express Global Business Travel (GBT) se asoció recientemente con American Airlines y Hyatt Hotels para organizar un evento híbrido de tres días, al que asistieron más de la mitad de los asistentes en persona.
Aproximadamente 40 personas de todo Estados Unidos viajaron para reunirse en la nueva sede de American Airlines, Skyview 8, en Fort Worth, Texas, y en Thompson Dallas, una de las marcas de lujo de Hyatt. Para muchos de ellos, este fue su primer viaje de negocios en más de un año. También asistieron unos 30 participantes virtuales que se registraron desde Londres, París, Ámsterdam, Singapur y otras ciudades del mundo.
Crecimiento debido a la demanda popular
Inicialmente, el evento se planeó como una pequeña reunión interna para nuestro equipo de Gestión del Programa Global de Viajes, una práctica dentro de Global Business Consulting (GBC) de GBT. Debido a que hubo tanto entusiasmo por parte de otros equipos internos y nuestros proveedores, el alcance se expandió a un evento en todo GBT con la participación de líderes de alto nivel, incluido el presidente de American Airlines, Robert Isom, y la directora de atención al cliente, Alison Taylor.
Nuestro objetivo principal del evento fue demostrar a los clientes cómo podemos reanudar de manera segura los viajes de negocios y las reuniones en nuestro entorno actual.
“Si queremos que nuestros clientes vuelvan a viajar, debemos demostrarles que confiamos en hacer lo mismo también”, explicó Christina Gambini, vicepresidenta regional de ventas globales de Hyatt.
Varias partes interesadas se involucraron con la logística. American Express Meetings & Events (M&E) de GBT encabezó la planificación y ejecución de la reunión, diseñando a propósito una experiencia que estimularía una interacción significativa entre los asistentes virtuales y en vivo para que todos pudieran sentirse incluidos. GBC desarrolló una agenda que emparejó a nuestros especialistas en consultoría en aéreo, hoteles, sustentabilidad, etc., con pares del lado de los proveedores para presentaciones colaborativas.
También tuvimos un componente filantrópico para dar inicio al evento: durante la cena de gala de la primera noche, American Airlines, Hyatt Hotels y GBT presentaron colectivamente una donación benéfica de $10,000 USD a ECPAT, una red mundial de organizaciones que trabajan para acabar con la explotación sexual y la trata de niños.
Crear una experiencia de viaje / reunión segura
Los asistentes no tuvieron más que cosas positivas que decir sobre su vuelo con American Airlines y su estadía en Thompson Dallas. Ambos proveedores hicieron todo lo posible para asegurarse de que se cumplieran las promesas de limpieza y las medidas de seguridad, generando confianza en la experiencia de viaje.
“Trabajamos muy de cerca con American Airlines, Hyatt y nuestros equipos internos para asegurarnos de que se siguieran todos los protocolos de seguridad y de que todos los asistentes, tanto los que estuvieron de manera presencial como virtualmente, se sintieran comprometidos y emocionados de estar en este evento híbrido”, dijo Max Lederman, director de GBC y organizador principal del evento.
“También necesitábamos ser flexibles y estar al tanto de las restricciones y pautas de viaje”, dijo Lederman. “Las políticas estaban cambiando en todos los estados y proveedores, por lo que necesitábamos asegurarnos de mantenernos al día con los cambios más recientes en cuanto a protocolos de seguridad e higiene”.
Trabaje con GBT para obtener las últimas actualizaciones gubernamentales y de proveedores que pueden afectar la experiencia de sus viajeros.
“Todo estuvo bien pensado”, comentó Diego Panella, director de estrategia y desarrollo comercial de GBT. “Había señalización por todas partes, personas con distanciamiento social, personas con cubrebocas en las áreas comunes, estaciones de desinfección de manos”.
Con todas las medidas de seguridad implementadas, Andrew Wimpenny, director de GBC, comentó: “Probablemente estoy más seguro haciendo algo como esto que si estuviera en casa yendo al supermercado”.
La gente está lista para salir
Inicialmente, a Lederman le preocupaba que la gente tuviera ansiedad por viajar en un entorno COVID y no quisiera venir, pero se demostró que estaba equivocado.
“Terminamos teniendo que rechazar a más de una docena de personas porque los lugares se llenaron muy rápido”, dijo. “A medida que más personas se vacunan, aumentan los niveles de confianza e influyen en la toma de decisiones de las personas para volver a viajar”.
También se observaron señales de recuperación en la sede central recientemente reabierta de American Airlines, Skyview 8, donde los empleados ahora han vuelto a trabajar masivamente.
“Lo que me llamó la atención fue la gran cantidad de personas”, dijo Zane Bohrer, vicepresidente, gerente general del grupo de clientes global de GBT. “Para mí, alguien que está en la industria de viajes, poder ver los niveles de actividad y el nivel de comodidad de los que están en el edificio, refuerza mi confianza. Todos están muy seguros estando aquí “.
Aquellos que visitaron las instalaciones por primera vez disfrutaron de las impresionantes características arquitectónicas de Skyview 8, que cuenta con toques especiales de temática de aviación en todas partes, incluido un techo de 50 pies que se asemeja a una turbina a reacción. Es una experiencia que solo se puede apreciar en persona.
Eso es en realidad una conclusión con la que la mayoría se alejó: en medio de la energía eléctrica en la sala, mientras los viejos colegas se reunían y otros se encontraban cara a cara por primera vez, los asistentes redescubrieron que los encuentros de negocios se disfrutan mejor en persona, aportando un elemento humano a la dinámica.
Como dijo Linda McNairy, vicepresidenta de América de M&E: “Por maravillosas que sean las reuniones virtuales e híbridas en términos de poder unir grupos, no hay absolutamente nada como la capacidad de estar cara a cara, sentarse en un mesa juntos, intercambiar ideas, tener conversaciones paralelas, no estar pensando en mirar a la cámara y estar juntos para experimentar un verdadero contacto “.
Para ver por sí mismo lo emocionados que estaban los asistentes al reunirse en persona nuevamente, vea este video del evento que produjo nuestro socio American Airlines.
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