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Panorama general

Sector: All, Tecnología

Gasto en viajes: USD 18 millones

Viajeros: Más de 10 000

Desafíos

  • Varios procesos de reservación
  • Procesos de facturación inconsistentes en hoteles
  • Gestión de gastos demasiado compleja

Solución

  • Integración de VIRTUAL PAYMENT EXPERT para eliminar los pagos tradicionales con tarjetas
  • Fijar controles de gastos
  • Mejora de la conciliación de datos importantes de diversos viajeros

Resultados

  • Se eliminaron varios procesos de pago de facturas y facturación; se impulsaron los pagos de hoteles a través de una solución de conciliación
  • Se creó la capacidad de realizar seguimiento, monitoreo y conciliación de todos los gastos de viajeros en una sola fuente
  • Se eliminó el proceso de reembolso en su totalidad y se creó el acceso a la información de reservación mediante el uso de la aplicación TripPay™ en la plataforma de Windows Phone

Resultados

Se eliminó la realización de varios pagos

Se eliminaron varios procesos de pago de facturas y facturación; se impulsaron los pagos de hoteles a través de VIRTUAL PAYMENT EXPERT

¹Fuente: Informe de Microsoft

Seguimiento, monitoreo, conciliación

Se creó la capacidad de realizar seguimiento, monitoreo y conciliación de todos los gastos de viajeros en una sola fuente

Proceso de reembolso

Se eliminó el proceso de reembolso en su totalidad y se creó el acceso a la información de reservación mediante el uso de la aplicación TripPay™ en la plataforma de Windows Phone

La tecnología de pago de Conferma le ofrece a los viajeros de Microsoft que no son de tiempo completo, como contratados, una mejor experiencia de viaje al tiempo que reduce sus gastos corrientes de un promedio de USD 1000¹ por viaje a menos de USD 150¹ por viaje. Una vez más, la tecnología nos ha ayudado a reducir el riesgo de la empresa y los viajeros al tiempo que ofrece una mejor experiencia a los viajeros y a los agentes de viajes.

Eric Bailey, gerente global de viajes y eventos de Microsoft

Desafíos

La tecnología de punta es un requisito comercial en el mundo actual, no importa si eres un consorcio global o una empresa pequeña regional. Con esa mentalidad, Microsoft, cliente de American Express Global Business Travel (GBT), buscaba una solución innovadora que llevara su programa de viajes al siguiente nivel. Su prioridad era simplificar sus diversos procesos de reservación para muchos de sus viajeros, incluidos empleados de tiempo completo y los que no son de tiempo completo: contratistas, funcionarios de gobierno y contratados.

Durante una reunión de planeación de negocios, Microsoft planteó la posible solución de pagos virtuales para simplificar sus diversos procesos de pago, y aumentar las funciones de generación de informes y monitoreo a fin de procurar el cumplimiento. En particular, su programa de hotel utilizaba varios procesos de facturación, lo que generaba demasiada complejidad en la conciliación. Finalmente, Microsoft analizaba ahorros específicos de gastos que, en aquel momento, implicaban el uso de cuentas de viajes, tarjetas corporativas y comprobantes de papel para realizar un seguimiento y reembolsar gastos de viajes.

En conjunto, establecimos metas que funcionaran para los negocios de Microsoft, entre las que se encuentran:

  • Procesos simplificados y estandarizados para reservar y pagar viajes de viajeros que no sean de tiempo completo
  • Datos que se pueden informar relacionados con viajes de personal que no es de tiempo completo
  • Una experiencia de viaje impecable
  • Mejoras al proceso de reservación que permitieron ahorros operativos y reducción de costos
  • Controles adecuados de procesos de facturación y pagos de hoteles
  • Mejor deber de cuidado mediante controles adecuados de gestión de gastos

 

 

 

Solución

Mediante la colaboración con Microsoft y Conferma™, pudimos implementar una solución de pagos con tarjeta de crédito virtual: VIRTUAL PAYMENT EXPERT con tecnología de Conferma. VIRTUAL PAYMENT EXPERT genera un Número de tarjeta virtual (VCN) de 15 dígitos y funciona de la misma manera que una tarjeta de crédito de plástico. Los VCN se generan de forma digital en el punto de venta y se utiliza para una transacción que se haya especificado: los VCN vencen después de usarse para limitar el uso indebido o fraude. En pocas palabras, Microsoft puede realizar un Pago con tarjeta virtual de un solo uso para cada transacción, fijar controles de gastos y capturar datos de viaje importantes para fines de conciliación: todo gracias a un proceso transparente y simplificado.

Llevamos a cabo el proceso completo de implementación, donde participamos y establecimos acuerdos con todos los principales accionistas a fin de garantizar una implementación exitosa y fácil en Microsoft.

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