Les responsables voyages ne le savent que trop bien : quand l’économie mondiale s’est effondrée pendant la crise financière de 2008, la plupart des entreprises ont sabré leur budget, et le service des déplacements d’affaires a été l’un des plus touchés. La situation s’est beaucoup améliorée depuis cette époque (les dépenses mondiales en voyages d’affaires ont atteint un montant record et ont dépassé la barre des 1 200 milliards de dollars en 2016), mais certains responsables voyages se sentent encore obligés de limiter autant que possible les frais de déplacement.

Ils pensent peut-être faire preuve de discernement en trouvant différents moyens d’abaisser les coûts, mais ce dont ils ne se rendent probablement pas compte, c’est que certains aspects d’une politique draconienne de réduction des frais, comme l’incitation à réserver systématiquement l’hôtel ou le billet d’avion le moins cher possible, même si cela implique de faire des escales supplémentaires ou de partir à des heures peu pratiques, ne sont pas si pertinents que cela.

Comme l’explique un rapport détaillé parrainé par American Express Global Business Travel (GBT), l’Airlines Reporting Corporation et tClara, une politique de voyages axée sur les coûts et privilégiant des frais de déplacement peu coûteux peut avoir des conséquences négatives en matière de productivité, d’efficacité, de santé et de rétention des employés en déplacement, avec un impact conséquent sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Ce rapport, basé sur une enquête portant sur plus de 750 personnes en voyages d’affaires, indique que l’efficacité des déplacements pour les personnes opérant dans le cadre de programmes axés sur les économies est inférieure de 22 % à celle des trajets de leurs confrères dont les programmes sont axés sur les voyageurs, car ceux-ci se concentrent davantage sur la productivité et la satisfaction des voyageurs. Les employés faisant l’objet de programmes axés sur les économies sont également deux fois plus susceptibles de présenter des effets négatifs dus à des déplacements trop longs et trop fréquents. Il peut notamment s’agir de symptômes comme un manque de sommeil ou un sommeil de moins bonne qualité, de difficultés à garder un mode de vie sain, de stress et d’inquiétudes sur l’impact des déplacements professionnels sur leur vie personnelle.

Toute cette frustration peut pousser les premiers intéressés (les employés qui sont le plus fréquemment en voyage d’affaires) à chercher un poste au sein d’une entreprise dont la politique de déplacements est plus généreuse.

Ainsi, même si une approche axée sur les coûts fait bonne impression sur votre rapport de dépenses, les chiffres ne jouent pas forcément en votre faveur quand tous les aspects sont pris en compte, surtout face au coût du remplacement d’un salarié.

Le véritable coût

Selon différentes études, quand on tient compte des frais de recrutement et de formation, la recherche d’un remplacement peut coûter l’équivalent de six à neuf mois du salaire du poste concerné.

Quant au coût du remplacement d’un employé hautement rémunéré et nécessitant des formations spécifiques, il est encore plus élevé : il peut ainsi atteindre 213 % du salaire annuel, selon un rapport du Center for American Progress.

Et s’il faut remplacer un de vos voyageurs les plus chevronnés ? Aucun calcul ne peut vraiment évaluer la perte d’un employé prêt à aller (littéralement) plus loin pour son entreprise, ni celle du temps qu’il a consacré en personne à vos clients, voyage après voyage.

Comme le souligne également le rapport, la démission d’un grand voyageur peut aussi avoir différents coûts indirects, comme une baisse du moral du personnel, une productivité affaiblie et la perte de clients et de connaissances spécifiques.

Les programmes axés sur les voyageurs encouragent les grands voyageurs à rester dans votre entreprise, et ils peuvent également faciliter le recrutement de nouveaux éléments.

« C’est en offrant la meilleure expérience possible au voyageur que l’on peut garantir la réussite du programme », explique Evan Konwiser, vice-président du service des voyageurs numériques pour American Express GBT. Il constate que la transition du secteur vers une approche axée sur les voyageurs favorise « la redéfinition des piliers et KPI des programmes de voyages. »

Pour estimer la part que prend l’expérience des voyageurs dans votre propre programme, penchez-vous sur le taux de départ sur les postes impliquant le plus de déplacements (cette statistique peut également être utile pour faire part de vos priorités auprès de la direction). Si ce chiffre n’est pas très positif, il peut être temps de passer à un plan axé sur les voyageurs.

Leur liste de revendications

Mais que désirent vraiment ces voyageurs ?

Le rapport a identifié plusieurs demandes récurrentes chez les voyageurs opérant dans le cadre d’un programme axé sur les économies, notamment les suivantes : des vols sans escale, si possible ; la possibilité de voyager en classe économie premium sur les vols nationaux ; la réservation de billets en classe Affaires pour les vols de plus de six heures ; des notes de frais simplifiées ; et le remboursement des frais d’adhésion aux salons de compagnies aériennes ou ceux de différents programmes de passage des frontières, comme les programmes Pre® et Global Entry de la TSA.

Au final, tous ces éléments ont en commun de rendre les voyageurs plus productifs, et quel chef d’entreprise dirait non à cela ?

Les employés en voyage d’affaires sont également en quête de plus de flexibilité. Pour cela, vous pouvez leur offrir différentes options d’hébergement, notamment des alternatives à court terme comme Airbnb™, ou bien accepter certaines demandes qui les aideront à récupérer du stress des déplacements, comme plus de congés payés ou la possibilité de travailler à domicile après un long voyage. Il est également possible d’incorporer une politique de voyages « Bleisure » permettant à vos voyageurs d’ajouter des jours de repos à leur déplacement professionnel s’ils le souhaitent.

Même si vous avez pris des mesures claires pour que votre programme soit plus conciliant avec vos voyageurs, ne partez pas du principe que ces derniers sont satisfaits. Pour en être sûr, demandez leur avis à travers des sondages et encouragez-les à s’exprimer librement. Après tout, la meilleure façon de savoir ce qui rendrait vos voyageurs heureux, c’est de leur demander directement.

Enfin, si un de vos grands voyageurs quitte l’entreprise pour un poste offrant de meilleures prestations en matière de déplacements, demandez-lui les avantages dont il bénéficiera auprès de son nouvel employeur et profitez de cette opportunité pour étudier les améliorations possibles pour votre propre programme, afin d’encourager les autres voyageurs à rester !