Tout gestionnaire de voyages sait qu’il peut passer sa carrière à remanier la politique de voyages de son organisation dans un souci de perfection. Toutefois, tout gestionnaire sait aussi que sans un taux élevé de respect de la politique, son programme peut laisser passer d’importantes économies et des améliorations de la sécurité des voyageurs, quel que soit le degré de perfection de sa politique. Utilisez les stratégies ci-dessous pour mettre votre programme sur la voie de l’amélioration du respect de la politique de voyage.

Équiper

Si vos voyageurs ne disposent pas des bons outils, il peut être plus difficile de faire respecter la politique de voyage. Avec les dernières technologies de réservation en ligne et mobiles, votre processus d’approbation avant le voyage peut être intégré dès le départ, ce qui permet aux employés de respecter plus facilement la politique de voyage établie. Une logique basée sur des règles aide les voyageurs à réserver le voyage le plus rentable pour l’entreprise, tandis que des outils de communication intégrés permettent aux gestionnaires de voyages de discuter des voyages avec les employés au cours de la procédure de réservation et d’approuver, de refuser ou de mettre en attente des achats individuels.

Former

Il est tout aussi important d’élaborer un programme de formation complet pour votre programme de voyages que de maintenir une politique de voyage solide. Sans une bonne connaissance des outils de voyage et du protocole, on ne peut guère s’attendre à ce que les employés respectent la politique de l’entreprise. Si votre équipe crée des guides succincts destinés aux employés ou organise régulièrement des ateliers, votre programme de formation sur la politique de voyage doit couvrir tous les sujets, de votre outil de réservation en ligne au processus d’approbation avant le voyage, en passant par les applications mobiles et la gestion des frais de déplacement. Cette formation peut être incorporée dans le processus d’intégration des nouveaux employés. De plus, vous pouvez organiser une formation pour rappeler l’importance du respect de la politique de voyage aux employés existants.

Communiquer

Pour encourager le respect de la politique de voyage, les administrateurs du programme doivent être transparents au sujet du motif de chaque modification apportée à une politique de voyage existante. Il est peu probable que l’imposition de nouvelles règles et pratiques soit une nouvelle réjouissante pour vos employés. C’est pourquoi il est essentiel de ne pas relâcher vos efforts en communiquant directement, ouvertement et de façon répétée le motif de tout changement. Plus important encore, cette communication doit souligner les avantages d’un changement de langage qui lie le respect de la politique à la réussite de l’ensemble de l’entreprise.

Optimiser

Assurer le respect absolu de la politique de voyage est sans doute une utopie, mais en visant une amélioration continue, à la fois de la conformité et de la politique elle-même, il peut être possible d’optimiser votre programme de voyage à l’aide des bons outils d’analyse. Lorsque les décisions de vos employés, aussi bien avant qu’après le voyage, peuvent être enregistrées et consultées au même endroit, votre capacité à influer sur et à améliorer les comportements futurs augmente considérablement. Grâce à une plate-forme d’analyse de voyage de pointe, vous pouvez utiliser une technologie d’informatique décisionnelle avancée pour voyager intelligemment. Utilisez des outils de visualisation des données simplifiés pour identifier les voyageurs individuels afin de les sensibiliser à l’importance du respect de la politique de voyage, mais aussi les grandes tendances qui ont un effet négatif sur les résultats de votre programme. Utilisez ensuite des modèles de projection avancés pour prédire avec précision la manière dont les changements de politique affecteront votre marge bénéficiaire.

Choisir le bon partenaire

Pour finir, l’un des facteurs les plus importants pour favoriser le respect de la politique de voyage est le choix du bon partenaire. Avec une entreprise leader dans la gestion des voyages à vos côtés, qui s’emploie à donner des conseils et à fournir des outils adaptés aux besoins particuliers de votre programme, vous pouvez être sûr que vous êtes bien équipé pour faire avancer votre programme de voyages d’affaires.