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En bref

Secteur : Technologie

Frais de déplacement : 18 millions USD

Voyageurs : plus de 10 000

Défis

  • Nombreux processus de réservation
  • ¨Processus de réservation incohérents pour les hôtels
  • Gestion des dépenses trop complexe

Solution

  • Intégration de VIRTUAL PAYMENT EXPERT pour éliminer les paiements par carte classique
  • Mise en place de contrôles de dépenses
  • Amélioration du rapprochement des données essentielles des divers voyageurs

Résultats

  • Élimination des nombreux processus de paiement et de facturation ; adoption d’une solution de rapprochement unique pour les paiements de nuits d’hôtel
  • Création de la possibilité de suivre, surveiller et regrouper toutes les dépenses des voyageurs dans une seule source
  • Élimination du processus de remboursement en entier et création d’un accès aux informations de remboursement à l’aide de l’application TripPay™ sur la plateforme Windows Phone

Résultats

Élimination des paiements multiples

Élimination des nombreux processus de paiement et de facturationnbsp; adoption d’une solution de regroupement unique pour les paiements de nuits d’hôtel via VIRTUAL PAYMENT EXPERT

¹Source : rapports Microsoft

Suivi, surveillance, regroupement

Création de la possibilité de suivre, surveiller et regrouper toutes les dépenses des voyageurs dans une seule source

Processus de remboursement

Élimination du processus de remboursement en entier et création d’un accès aux informations de remboursement à l’aide de l’application TripPay™ sur la plateforme Windows Phone

La technologie de paiement Conferma permet aux voyageurs non-ETP de Microsoft, tels que les recrues, de connaître une meilleure expérience de voyage tout en réduisant leurs dépenses personnelles en les faisant passer de 1 000¹ USD par voyage en moyenne à moins de 150¹ USD par voyage. La technologie nous a encore permis de réduire le risque des voyageurs et de la société tout en offrant une meilleure expérience pour les voyageurs et les agents de voyage.

Eric Bailey, responsable Global Travel & Events chez Microsoft

Défis

Une technologie de pointe est exigée par toutes les entreprises dans le monde actuel, que vous soyez un conglomérat international ou une petite entreprise régionale. C’est dans cet état d’esprit que Microsoft, un client d’American Express Global Business Travel (GBT) , recherchait une solution innovante qui ferait franchir un palier à leur programme voyages. Leur objectif était de rationaliser leurs nombreux processus de réservation pour leurs divers voyageurs, y compris les employés à temps plein (ETP) et les non-ETP : contractuels, agents gouvernementaux et recrues.

Au cours d’une réunion de planification opérationnelle, Microsoft a exposé la solution éventuelle que représentait les paiements virtuels pour simplifier leurs nombreux processus de paiement et étendre leurs capacités de compte rendu et de surveillance pour favoriser la conformité. Il s’avérait notamment que leur programme hôtelier utilisait plusieurs processus de facturation, ce qui engendrait trop de complexité pour le rapprochement. Enfin, Microsoft recherchait un meilleur contrôle des coûts, ce qui à l’époque impliquait l’utilisation de comptes de voyages, de cartes professionnelles et de reçus papier pour pouvoir suivre et rembourser les frais de voyage.

Ensemble, nous avons établi des objectifs adaptés à l’entreprise de Microsoft, notamment :

  • Processus rationalisés et standardisés pour réserver et payer les voyages des non-ETP
  • Données consignables liées aux voyages des non-ETP
  • Excellente expérience de voyage pour les non-ETP
  • Améliorations du processus de réservation qui ont permis d’obtenir une efficacité opérationnelle et de réduire les coûts
  • Contrôles adéquats sur les processus de facturation des nuits d’hôtel et les paiements
  • Amélioration de l’obligation de diligence avec contrôles de gestion des dépenses appropriés

 

 

 

Solution

En collaborant avec Microsoft et Conferma™, nous avons pu mettre en œuvre une solution de paiements par carte de crédit virtuelle : VIRTUAL PAYMENT EXPERT avec la technologie de Conferma. VIRTUAL PAYMENT EXPERT crée un numéro de carte virtuel (NCV) qui comprend 15 chiffres et qui fonctionne de la même manière qu’une carte de crédit en plastique. Les NCV sont générés numériquement au point de vente et utilisés pour une transaction spécifique ; ils expirent après utilisation pour limiter l’usage abusif ou la fraude. En d’autres termes, Microsoft peut utiliser un paiement par carte virtuelle à usage unique pour chaque transaction, établir des contrôles de dépense et recueillir les données de voyage essentielles pour le rapprochement à travers un processus clair et rationalisé.

Nous avons mené le processus de mise en œuvre de bout en bout en engageant et alignant toutes les parties prenantes clés afin de garantir un déploiement facile et réussi pour Microsoft.

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