Secteur : Services professionnels et aux entreprises
Frais de déplacement : 6.7 millions d’€
Voyageurs : 5,000 +
Avec EXPERT CARE, les informations dont ils disposent leur permettent d'appliquer un degré de diligence autrefois inatteignable.
Responsable clients American Express GBT
Avec plusieurs centaines de perturbations affectant des déplacements chaque année, des petits retards aux catastrophes naturelles de grande ampleur, le suivi rapide et précis des voyageurs est indispensable. En 2014, un client d’American Express Global Business Travel (GBT) travaillait dans des régions représentant un risque considérable pour les voyageurs. Il savait qu’il avait la responsabilité de connaître la localisation de ses voyageurs à tout moment, ainsi que de garantir le mieux possible leur sécurité.
À l’époque, son système de suivi reposait beaucoup trop sur des procédures manuelles : il fallait parcourir des tableurs entiers pour identifier les voyageurs potentiellement affectés quand différents événements se produisaient à l’international. Après avoir réalisé l’importance de la rapidité pour assurer la protection de ses employés, ce client a travaillé avec nous pour trouver et implémenter une solution rapide et efficace.
Après avoir étudié son programme, nous avons identifié la meilleure façon d’améliorer son programme de gestion des risques pendant les déplacements (TRM), avec une solution qui lui apporterait à la fois les connaissances, l’expertise et la souplesse dont il avait besoin: EXPERT CARE.
EXPERT CARE est une interface intégrée puissante qui suit, localise et communique avec chacun des employés de cette entreprise. Nous travaillons également avec des partenaires gestionnaires de risques intégrés, comme iJET International©, pour mieux appliquer les bonnes pratiques de gestion des risques pendant les déplacements. Avec la mise en place d’EXPERT CARE dans le programme de gestion des voyages de l’entreprise, cette dernière peut désormais localiser ses voyageurs et leur offrir des mesures de sécurité alternatives si nécessaire.
Nous avons collaboré avec le client pour garantir que cette solution répondait parfaitement à ses besoins. Pour ce faire, nous avons organisé des séances de formation et nous avons travaillé individuellement avec leurs responsables voyages pendant deux mois pour garantir le bon déploiement et la bonne utilisation de la solution.
« La sécurité des voyageurs était la principale priorité de l’entreprise, explique son responsable client American Express Global Business Travel. Quand il leur a fallu passer par plusieurs ressources pour évaluer l’impact des risques posés, ils ont compris l’importance du facteur temps. Aujourd’hui, avec EXPERT CARE, les informations dont ils disposent leur permettent d’appliquer un degré de diligence autrefois inatteignable. »
En outre, EXPERT CARE est bien plus qu’un simple outil de diligence. En réalité, l’entreprise dispose désormais de processus organisationnels rationalisés pour ses employés, y compris au niveau de la planification de la continuité des affaires, de la planification des réunions internes pour la direction et de la planification logistique des déplacements dans le monde entier.
L’entreprise a trouvé cet outil avantageux pour les événements ayant un impact conséquent sur les voyageurs, ainsi que pour la planification des futurs déplacements dans des endroits à risque. Après une récente perturbation de grande ampleur, elle a utilisé cet outil pour vérifier si l’un de ses voyageurs était affecté. Il a été déterminé qu’un groupe de ses employés devait voyager vers l’endroit concerné dès le lendemain pour une réunion. L’entreprise a alors contacté ces salariés pour leur faire part du danger posé par ce déplacement et pour reprogrammer la réunion et le voyage.
¹ Source: Global Business Travel Association 2014