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En bref

Secteur : Biens de consommation

Frais de déplacement : 85 millions €

Voyageurs : 25,000 +

Défi

  • Fort taux d’adoption en ligne, mais faible taux d’attachement hôtelier
  • Manque de conformité
  • Capacité de négociation limitée

Solution

  • Processus d’attachement hôtelier simplifié
  • Capture de données améliorée
  • Intégration d’une formation poussée pour les voyageurs

Résultats

  • Résultats 48 %¹ supérieurs à l’objectif, avec un taux d’attachement hôtelier de 65 %¹
  • Impressionnante amélioration de 8 %¹ du taux de conformité au cours des six premiers mois
  • Réduction des coûts en exploitant les capacités de négociation

Le recours à de meilleures pratiques de réservation permet de faciliter les négociations avec les prestataires, de réduire les frais des voyages et de garantir la conformité, pour un degré de diligence plus élevé que jamais.

Responsable client American Express GBT

Défi

Un de nos clients, une société de biens de consommation très connue, utilisait les dernières technologies à son avantage et se servait beaucoup de notre outil de réservation en ligne, avec un taux d’adoption en ligne de 84 %¹. Mais les réservations en ligne n’étaient pas le seul moyen technique d’économiser de l’argent. À l’époque, ce client avait la possibilité d’ajouter un séjour à l’hôtel à la réservation via l’outil de réservation en ligne, mais ce processus avait grand besoin d’être simplifié. Les nombreuses procédures à suivre étaient une source d’ambigüités : l’entreprise n’était pas sûre de bénéficier des meilleurs tarifs du marché, ni de si ses méthodes de réservations étaient conformes avec leur politique de voyages.

Dans le cadre de nos activités de TMC, nous avons étudié les tendances des voyages et identifié différentes possibilités d’amélioration de leurs capacités de réservation en ligne, afin de les aider à mieux répondre à leur devoir de diligence et à mieux négocier avec les prestataires. Toutes ces opportunités avaient la même solution : l’attachement hôtelier.

L’entreprise a accepté la solution que nous lui avons proposée. Elle a même établi un objectif initial de 48 %¹ d’attachement hôtelier, alors que leur taux de départ était de 38 %¹. Étant donné leur très bon taux d’adoption en ligne, nous savions qu’il était possible de les aider à atteindre ce cap.

Solution

Nous avons mené une analyse approfondie du programme de voyages de l’entreprise, notamment en identifiant la manière dont leur outil de réservation en ligne traitait les réservations de chambres d’hôtel. D’autres points faibles ont été détectés et corrigés au niveau de la conformité et du devoir de diligence pour les notes de frais et de déplacements.

Nous avons collaboré pour créer un processus simplifiant les réservations de chambres d’hôtel via la méthode de réservation approuvée et passant par les hôtels privilégiés. Le recours constant aux hôtels privilégiés a permis d’obtenir de meilleures remises sur les séjours dans ces enseignes, et donc de faire des économies.

En outre, les capacités de capture de données ont également été renforcées avec des informations plus complètes sur le voyage. Toutes ces mesures ont permis au client d’améliorer son taux de conformité à ses politiques et de mieux satisfaire son devoir de diligence.

Formations et sensibilisation des employés
Nous avons créé des séminaires et des formations pour informer les voyageurs et les organisateurs sur le nouveau processus de réservation, notamment sur la procédure d’ajout d’un séjour à l’hôtel à une réservation de billet d’avion existante. Cependant, ces formations n’avaient pas pour seul objectif de présenter le nouveau processus au personnel : les voyageurs ont été sensibilisés sur l’importance d’un environnement en libre-service, et ils ont ainsi pu prendre conscience du rôle qu’ils avaient à jouer pour renforcer l’efficacité de leur programme de voyages.

Comme l’explique leur responsable client American Express Global Business Travel (GBT), « ces formations ont démontré que le recours à de meilleures pratiques de réservation permet de mieux négocier et donc de réduire les frais de voyages, tout en améliorant la conformité aux politiques de voyages. Au final, le devoir de diligence est mieux respecté, et les voyageurs peuvent circuler en toute sécurité. »

Résultats

L’impact du programme était très facile à constater, tant ses résultats ont été spectaculaires.

  • Augmentation du taux d’attachement hôtelier jusqu’à 68 %¹, soit plus que l’objectif initial de 48 %¹ de l’entreprise
  • Hausse impressionnante de 8 %¹ du taux de conformité en six mois, avec 19 %¹ d’amélioration au cours des deux premiers mois de l’année 2016
  • Exploitation des capacités de négociation auprès des prestataires privilégiés pour diminuer les coûts

 

¹Source: rapport d’American Express Global Business Travel

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