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Auf einen Blick

Branche: Technologie

Reiseausgaben: 18 Mio. USD

Reisende: über 10.000

Herausforderungen

  • Zahlreiche Buchungsverfahren
  • Uneinheitliche Rechnungsverfahren bei Hotels
  • Höchst komplexes Ausgabenmanagement

Lösung

  • Dank VIRTUAL PAYMENT EXPERT-Integration keine herkömmlichen Kartenzahlungen mehr
  • Definition von Ausgabenkontrollen
  • Bessere Abstimmung wichtiger Daten von verschiedenen Reisenden

Ergebnisse

  • Vereinheitlichung des Rechnungsstellungs- und Abrechnungsverfahrens; Abrechnung mit Hotels über eine abgestimmte Lösung
  • Möglichkeit der Verfolgung, Überwachung und Abstimmung aller Reiseausgaben über eine Lösung
  • Keine Notwendigkeit mehr für ein Kostenerstattungsverfahren; Zugriff auf Buchungsinformationen über die TripPay™-App (Windows Phone-Plattform)

Ergebnisse

Vereinheitlichtes Zahlungsverfahren

Vereinheitlichung des Rechnungsstellungs- und Abrechnungsverfahrens; Abrechnung mit Hotels über VIRTUAL PAYMENT EXPERT

¹Quelle: Microsoft-Bericht

Verfolgen, Überwachen, Abstimmen

Möglichkeit der Verfolgung, Überwachung und Abstimmung aller Reiseausgaben über eine Lösung

Kostenerstattungsverfahren

Keine Notwendigkeit mehr für ein Kostenerstattungsverfahren; Zugriff auf Buchungsinformationen über die TripPay™-App (Windows Phone-Plattform)

Dank der Conferma-Zahlungstechnologie profitieren alle nicht in Vollzeit beschäftigten Reisenden bei Microsoft, wie beispielsweise Nachwuchskräfte, von Reisevorteilen. Gleichzeitig konnten die Auslagen von durchschnittlich 1.000 USD¹ pro Reise auf weniger als 150 USD¹ pro Reise reduziert werden. Mithilfe der passenden Technologie konnten wir die Risiken für Unternehmen und Reisende senken und Reisenden sowie Travel Agents gleichzeitig eine bessere Plattform bereitstellen.

Eric Bailey, Global Travel & Events Manager bei Microsoft

Herausforderungen

In der heutigen Welt ist es für Unternehmen unabdingbar, hochmoderne Technologie zu nutzen. Dies gilt für einen globalen Konzern ebenso wie für ein kleines, regional tätiges Unternehmen. Microsoft, Kunde von American Express Global Business Travel (GBT), war auf der Suche nach einer innovativen Lösung, die das eigene Reiseprogramm neu aufstellt. Im Fokus stand die Vereinheitlichung der verschiedenen Buchungsverfahren der zahlreichen Reisenden, einschließlich Vollzeitbeschäftigter und in Teilzeit beschäftigter Reisender wie Vertragspartner, Behördenvertreter und Nachwuchskräfte.

Während eines Planungsmeetings brachte Microsoft das Gespräch auf ein virtuelles Zahlungsverfahren, mit dem sich die verschiedenen Zahlungsverfahren vereinheitlichen und die Berichterstellungs- und Überwachungsfunktionen im Sinne einer höheren Compliance erweitern ließen. Besonders beim Hotelprogramm wurden davor mehrere Abrechnungsverfahren eingesetzt, was zu einer hohen Komplexität führte. Darüber hinaus suchte Microsoft nach Kostenvorteilen hinsichtlich Reisekonten, geschäftlicher Kreditkarten und gedruckter Belege, um die Reiseausgaben insgesamt verfolgen und rückvergüten zu können.

Gemeinsam haben wir Ziele in Einklang mit Microsofts Unternehmensphilosophie erarbeitet, darunter:

  • Optimierte und standardisierte Prozesse für die Buchung und Zahlung für in Teilzeit beschäftigte Reisende
  • Berichtsfähige Daten in Bezug auf in Teilzeit beschäftigte Reisende
  • Optimierte Reiseerfahrung für in Teilzeit beschäftigte Reisende
  • Verbessertes Buchungsverfahren für betriebliche Effizienz und Kostenreduzierung
  • Angemessene Kontrolle über Abrechnungs- und Zahlungsverfahren bei Hotels
  • Verbesserte „Duty of Care“ mit angemessener Ausgabenkontrolle

 

 

 

Lösung

Durch die Zusammenarbeit mit Microsoft und Conferma™ konnten wir VIRTUAL PAYMENT EXPERT, eine Zahlungslösung von Conferma für virtuelle Kreditkarten, einführen. VIRTUAL PAYMENT EXPERT erstellt eine virtuelle Kartennummer (VCN, Virtual Card Number) mit fünfzehn Stellen, die genauso funktioniert wie eine Kreditkarte im Kartenformat. Die VCNs werden beim Kauf (POS) digital erstellt und für eine bestimmte Transaktion genutzt. Die VCN gilt nur für ein Transaktion, um Möglichkeiten für Missbrauch und Betrug einzuschränken. Einfach ausgedrückt: Microsoft kann bei jeder Transaktion virtuelle Kreditkarten für einmalige Zahlungsvorgänge verwenden, wodurch das Unternehmen mehr Kontrolle über die Ausgaben erzielt und wichtige Reisedaten zur Abstimmung über ein eindeutiges, optimiertes Verfahren erfassen kann.

Wir haben uns um die umfassende Implementierung gekümmert und alle wichtigen Beteiligten einbezogen, um für Microsoft eine erfolgreiche und einfache Bereitstellung sicherzustellen.

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