Branche: Technologie
Reiseausgaben: 1–3 Mio. USD
Reisende: 50
Bessere Nutzung von Hotelpartnerschaften mit einem Anstieg von acht auf beeindruckende 24 %¹ , Tendenz weiter steigend
1 Source: American Express Global Business Travel
Einführung von MEETINGS EXPERT (ein Tool von American Express GBT) und Realisierung weiterer Einsparungen durch die gemeinsame Buchung von Meetings und Reisen
Höhere Einsparungen bei Hotelausgaben bei einem ROI-Verhältnis von 5,7 zu 1¹
Absolute konnte dank der Konsolidierung der Hotelausgaben mehr Einsparungen erzielen. Das Unternehmen führt Preisverhandlungen nun direkt mit den Hotels und verliert dabei das Hauptziel nicht aus dem Blick: die internationale Expansion des Unternehmens.
Client Manager, American Express GBT
Absolute Software (Absolute), ein Technologie-/Kommunikationsunternehmen mit Sitz in Vancouver, Kanada, und Büros auf der ganzen Welt, startete eine internationale Expansion. Internationale Reisen sind in einer solchen Situation unausweichlich. Das zu Beginn eingesetzte Hotel-Buchungstool konnte die Erwartungen jedoch nicht erfüllen. Das Unternehmen erhoffte sich Unterstützung bei Reservierungen, hohe Zufriedenheit bei Reisenden und die Bewältigung der komplexen internationalen Reisestruktur von Absolute. Bei internationalen Reisen ist ebenfalls wichtig, dass umfangreiche Berichte vorhanden sind, aus denen Daten zusammengeführt werden können.
Aufgrund der Mängel des Programms ergaben sich für Absolute Zeitverluste und Mehrausgaben. Daher entschied sich das Unternehmen für den Wechsel zu American Express Global Business Travel (GBT), das Unterstützung beim Aufbau eines Reiseprogramms mit einer umfassenden Reiserichtlinie, besseren Konsolidierung und Ausgaben-/Aktivitätserfassung bei gleichzeitigen Einsparungen leisten sollte.
Nach der Einführung des neuen Reiseprogramms mit uns als neuer Travel Management Company (TMC) wurden in einer Jahresprüfung die Möglichkeiten für einen verbesserten Hotel-Buchungsprozess bei Absolute ermittelt.
Wir führten EXPERT AUDITOR ein. Dieses äußerst flexible, automatisierte Genehmigungssystem vor Reiseantritt gibt Empfehlungen für Reisen ohne gleichzeitige Hotelreservierungen. Dank der integrierten EXPERT AUDITOR-Logik kann Absolute die Reiserichtlinie durch Überwachen der in der Reservierung erfassten Datenfelder optimieren und sicherstellen, dass Audit-Parameter eingehalten werden.
„Absolute konsolidierte die Hotelausgaben, um so größere Einsparungen zu erzielen, Preisverhandlungen direkt mit den Hotels führen zu können und das Hauptziel zu unterstützen: die internationale Expansion des Unternehmens“, so der zuständige Client Manager bei American Express GBT.
Die im Reiseprogramm von Absolute eingeführten Änderungen führten zu weiteren Vorteilen, darunter:
Selbstverständlich war es von größter Bedeutung, alle Aspekte der Lösung klar und verständlich zu kommunizieren. Zuerst wurden Reisende bezüglich der Zubuchung einer Hotelübernachtung zu einem bestehenden Flug geschult. Danach demonstrierten wir in Kooperation mit der Beschaffungsabteilung Möglichkeiten zur Optimierung von Berichten und Kontrollmechanismen des Programms.
„Bei Absolute war eine fundierte Schulung der Reisenden besonders wichtig, damit die Änderungen umgesetzt werden“, erklärt der zuständige Client Manager. „Schulungen und Dokumentationen zählen zu den wichtigsten Elementen bei der Änderung eines Reiseprogramms. Ohne diese Ressourcen wäre das neue Reiseprogramm von Absolute kein Erfolg geworden.“