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Telefónica Deutschland

Die Herausforderung: Travel Management strukturierter und wirtschaftlicher gestalten

American Express Global Business Travel Case Study 2016: Telefónica

Die Herausforderung: Strukturiertes Travel Management kostengünstig gestalten

Einfach, intuitiv und auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten: So stellen sich Unternehmen die ideale Reisebuchung vor. Dieser Wunsch bestand auch bei Telefónica Germany GmbH & Co. OHG München: Der Kommunikationsanbieter ordnete seine Prozesse für Geschäftsreisen neu. Dabei stellte sich heraus, dass speziell im Bereich strukturiertes und wirtschaftliches Travel Management Verbesserungspotential bestand.

  • Die Verantwortung lag ausschließlich beim Einkauf, nicht bei einer branchen-spezialisierten Abteilung bzw. Person.
  • Es gab kein automatisiertes Reisegenehmigungsverfahren: Reisen, Hotels und Transportmittel wurden nach Ermessen gebucht.
  • Zudem fehlten interne Kommunikationsprozesse und aussagekräftige Reportings.
  • Beispiel München: Hier hatten die Mitarbeiter über 40 verschiedene Hotels zur Auswahl – mit jeweils individuellen Verträgen.

 

Die Lösung: Business Travel Outsourcing durch langjährige Experten

Gemeinsam mit Telefónica suchte American Express Global Business Travel nach einer passenden Lösung. Der erste Schritt war eine umfassende Bestandsaufnahme, danach wurden die Ziele festgelegt:

  • Überarbeitung der firmeninternen Reiserichtlinien
  • Einführung von strukturiertem Travel Management, um die Vorteile von Einsparpotenzialen und Kontrollmechanismen zu nutzen
  • Gezielte Steuerung der Reisebuchungen durch ein Online-Buchungs-Tool
  • Ausarbeitung eines Hotelprogramms – mit speziellen Hotelpartnerverträgen und bevorzugten Leistungsträgern.

 

Die Geschäftsreiseexperten empfahlen Telefónica das Konzept des Business Travel Outsourcing (BTO) mit einem persönlichen Ansprechpartner bei American Express Global Business Travel. Auf Seiten von Telefónica arbeitete sich Mobility Manager Thomas Karl schnell in sein neues Verantwortungsgebiet ein – und sorgte so innerhalb kürzester Zeit für messbare Erfolge. Trotzdem war die Umstellung für ihn und das Unternehmen eine Herausforderung: „Da jedes Unternehmen anders ‚funktioniert’, hat American Express Global Business Travel die Lösung genau auf unsere Bedürfnisse abgestimmt.“

Bei der Implementierung waren interne und externe Veränderungen notwendig:

  • Gezielte interne Kommunikation lenkt die Reisebuchungen auf das neue Online-Buchungs-Tool.
  • Deutlich verbesserte Verhandlungsposition bei Leistungsträgern, weil Reisen jetzt konsolidiert abgerechnet und reportet werden.
  • Das deutschlandweite Hotelnetz verschafft Telefónica bessere Konditionen – und den Reisenden einheitliche Service-Standards.
  • Der Telefonsupport, der rund um die Uhr erreichbar ist, unterstützt die Geschäftsreisenden von Telefónica – so können sie sich auf ihre eigentlichen Themen und Aufgaben konzentrieren.

 

Die Ergebnisse: vertrauensvolle Zusammenarbeit und messbare Verbesserungen*

Die teilweise aufwändigen Maßnahmen haben sich gelohnt. Der Kommunikationsanbieter konnte sich in vielen Bereichen messbar verbessern. So liegt die Online-Buchungsquote mittlerweile bei 96 Prozent.

Durchschnittsticketpreis von 355 EUR (2010) auf 334 EUR (2015) gesenkt (–6 %)

Gleichzeitig Flugvolumen von 4M EUR (2010) auf 7M EUR (2015) gesteigert.

Durchschnittliche Zimmerrate von 97 EUR (2010) auf 93 EUR (2015) gesenkt (–4 %).

Gleichzeitig Hotelvolumen von 900K EUR (2010) auf 1.6M EUR (2015) gesteigert.

Die Kosten bei Telefónica konnten um 8 % gesenkt werden (während die Kosten pro Geschäftsreise lt. VDR Geschäftsreiseanalyse seit 2011 um 3 % gestiegen sind).

Reduzierung der präferierten Hotels um mehr als 50 % (dadurch gezielte Leistungsträgersteuerung und bessere Konditionen). Thomas Karl über die Ergebnisse der Zusammenarbeit: „Wir von Telefónica Deutschland freuen uns darüber, dass wir langfristig verbesserte Ergebnisse erzielen konnten. Dabei arbeiten wir mit einem großen, internationalen Unternehmen zusammen und haben inzwischen ein optimales Vertrauensverhältnis aufgebaut.“