Vous êtes peut-être au courant de la mauvaise nouvelle, mais le coût des voyages devrait augmenter en 2018. Selon le rapport 2018 sur les prévisions concernant les voyages internationaux, la hausse des prix du pétrole, la montée de l’inflation et le raffermissement de l’économie mondiale devraient entraîner une augmentation générale des prix des transports aériens, des hôtels et des transports terrestres de 4 pour cent ou plus dans certains secteurs.

Selon le rapport établi par la GBTA Foundation, la branche spécialisée dans l’éducation et la recherche de la Global Business Travel Association, l’augmentation du prix du pétrole brut ainsi que la segmentation croissante des tarifs en classe économique de base soutiennent la hausse des prix du transport aérien qui devrait s’élever, en moyenne, à 3,5 pour cent au niveau mondial. En Europe de l’Est, ce chiffre devrait monter en flèche pour atteindre 7,1 pour cent.

Par ailleurs, les tarifs des hôtels devraient augmenter, en moyenne, de 3,7 pour cent. Les pics les plus importants seront observés en Europe. Et bonne nouvelle : les prix des hôtels devraient chuter en Amérique latine et dans les Caraïbes.

Alors, en plus de disposer d’une politique de voyage qui définit les bonnes pratiques en matière de réservation et de maintenir un taux de conformité élevé pour les voyageurs, comment un gestionnaire de voyages réalise-t-il des économies sur les voyages en 2018 ? Voici façons de procéder :

1. Trouver des voyages moins chers

Bien sûr, Uber™ et Lyft™ font fureur aujourd’hui et sont souvent moins chers qu’un taxi traditionnel, mais ces services ne sont pas nécessairement le moyen le plus rapide de voyager et certainement pas le moins cher. En particulier dans les villes réputées pour leur système de transport public fiable, efficace et sûr, encouragez vos voyageurs à prendre le train, le ferry ou le bus ou même à utiliser un service de navette gratuit si leur hôtel en met un à disposition depuis l’aéroport. S’ils participent à une grande conférence, les voyageurs doivent se renseigner pour savoir si un service de navette est mis à disposition depuis l’hôtel vers le centre de congrès, comme c’est souvent le cas.

2. Mettre un terme à la procrastination

Bien sûr, il n’est jamais possible de réserver un voyage d’affaires longtemps à l’avance. Cependant, certains voyageurs d’affaires (nous sommes sûrs que vous savez de qui il s’agit !) s’y prennent à la dernière minute et se retrouvent avec un billet d’avion et une chambre d’hôtel hors de prix.

Selon une étude réalisée par CheapAir.com, la meilleure fenêtre de réservation pour un voyage est 21 à 105 jours à l’avance pour les vols sur le territoire continental des États-Unis Même si vos voyageurs programment leur vol deux à trois semaines à l’avance, ils peuvent permettre à l’entreprise d’économiser des centaines de dollars. Et lorsqu’ils réservent leur vol et leur hôtel en même temps grâce à l’outil de réservation en ligne d’American Express Voyages d’Affaires (VA), l’entreprise réalise généralement encore plus d’économies, puisque les tarifs de chambre d’hôtel que nous proposons sont neuf fois sur 10 égaux ou inférieurs à ceux de nos concurrents (selon une analyse des tarifs hebdomadaires pour une chambres et la disponibilité réalisée par RateGain Technologies).

 

3. Contourner les frais cachés des billets d’avion

De nos jours, les frais supplémentaires tels que les surclassements de siège en classe économique, le supplément facturé pour les bagages en soute et les repas servis en vol sont devenus des suppléments standard pour le prix d’un billet aller-retour. Et les compagnies aériennes continueront de tester ces limites.

Comme le fait remarquer Eric Olson, consultant principal pour American Express VA, dans un récent article publié dans l’Atlas, les compagnies aériennes constatent que les clients paieront pour des « fioritures » pour choisir leur siège à l’avance et ne pas être le dernier à embarquer lors de l’établissement du prix de leur billet en classe économique de base, ce qui allège ces services. Elles constatent également que les voyageurs paieront un supplément pour choisir des sièges « privilégiés » en classe économique qui offrent plus de place pour les jambes et permettent de profiter de divertissements à bord.

Examinez donc les différentes options, discutez-en avec vos voyageurs et découvrez quels services sont nécessaires à leurs yeux et ce à quoi ils sont prêts à renoncer.

Voici une option pour laquelle ils vont facilement opter : maintenant que les États-Unis et le Royaume-uni ont levé l’interdiction des ordinateurs portables et que les passagers n’ont plus besoin de ranger leurs appareils dans un bagage en soute, les voyageurs d’affaires peuvent désormais n’emporter qu’un bagage à main pour éviter ces frais de bagages supplémentaires (et les files d’attente au service de réclamation des bagages).

4. Gagner des surclassements gratuits

Si vous avez payé le plein tarif pour que vos voyageurs d’affaires profitent de la première classe ou de la classe affaires, ou pour qu’ils puissent accéder aux salons de l’aéroport, vous n’avez pas lu le blog populaire de Brian Kelly, The Points Guy, qui donne les meilleurs conseils sur la façon de profiter pleinement de la multitude de programmes de récompenses de voyage.

Brian Kelly, qui a commencé à s’intéresser aux points et aux miles et à réserver des vols pour son père jet-setter alors qu’il n’avait que 12 ans, explique qu’il existe une multitude de façons d’obtenir des surclassements pour profiter de sièges en première classe, des meilleures chambres d’hôtel et d’un accès aux salons d’aéroport, simplement seules quelques personnes savent comment naviguer à travers les programmes. Son blog vous montre exactement comment vous y prendre.

Une étape simple pour commencer ? Veillez à ce que votre société utilise une carte de crédit d’entreprise qui offre les meilleures récompenses et jetez un œil au classement des cinq meilleures cartes de crédit d’entreprise en 2017 publié sur le site The Points Guy.

Oh et attention spoiler : quatre des cinq cartes du classement sont des cartes de notre entreprise d’origine, American Express.