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VOYAGE GÉRÉ

Golf Canada – rester dans l’allée : créer de la valeur à long terme par la gestion de voyages d’affaires

Contexte

Golf Canada organise chaque année divers événements de golf nationaux et internationaux, dont l’Omnium canadien RBC et l’Omnium féminin Canadien Pacifique. L’organisation met également en œuvre des programmes visant à promouvoir et à réglementer le jeu, et elle encourage les Canadiens de tout âge à pratiquer le sport.

Golf Canada a établi en 2012 un partenariat avec American Express Voyages d’affaires afin de bénéficier de ses services de gestion de voyages d’affaires. L’organisation a choisi American Express Voyages d’affaires parce qu’elle recherchait une approche davantage consultative qui permettrait d’optimiser son programme de voyages qui est simple en apparence (envoyer des groupes de personnes à des endroits précis à des moments déterminés), mais qui en réalité est plutôt complexe (respect des politiques par les personnes hors effectif comme les bénévoles, programme complexe de location de voiture, réunions et événements d’intégration et pressions budgétaires continuelles).

L’objectif en matière de voyage de Golf Canada est partagé par bon nombre d’organisations canadiennes sans but lucratif : réduire les dépenses autant que possible afin de maximiser un budget restreint pour les voyages.

Veiller à ce que les employés et bénévoles effectuent leurs réservations de la bonne manière

La culture de voyage antérieure de Golf Canada était trop permissive par rapport au budget disponible. Il fallait que les politiques soient appliquées avant l’achat du voyage, et de manière équitable à tous les employés. De plus, de nombreux bénévoles, qui voyageaient rarement, ne connaissaient pas la politique sur les voyages et avaient besoin d’être guidés pour prendre les bonnes décisions au cours du processus de réservation de voyage.

EXPERT AUDITOR (un outil de vérification avant le voyage) a été instauré dès le premier jour afin de surveiller les principaux paramètres et signaler en temps réel les décisions non conformes. Puisqu’il s’agissait d’un nouveau processus pour les voyageurs (employés et bénévoles), American Express Voyages d’affaires a suivi des pratiques optimales en matière de gestion du changement et communiqué fréquemment avec Golf Canada pour expliquer les étapes à venir. En vue d’assurer la conformité, Golf Canada a également exigé que tous les voyages soient réservés par l’intermédiaire d’American Express Voyages d’affaires.

Grâce à EXPERT AUDITOR et à la bonne gestion, les avis sur les voyages d’affaires obtenus au fil des ans démontrent que, dans de nombreux secteurs clés, Golf Canada affiche un rendement optimal constant et un faible prix moyen du billet. Cela ne signifie pas que tout est gagné; certains secteurs de rendement laissent encore place à l’amélioration.

Gérer un programme de location de voiture non géré

Durant un important tournoi comme l’Omnium canadien RBC, Golf Canada doit prévoir des locations de voiture pour l’équivalent de 800 à 1 200 jours de location regroupés en quelques semaines. En plus de toutes leurs autres responsabilités, les gestionnaires du tournoi devaient s’occuper de la location de voitures. Ils se dirigeaient donc vers des fournisseurs avec lesquels ils avaient déjà fait affaire dans le passé. Bien qu’il s’agissait de la solution rapide, cela ne veut pas dire que Golf Canada bénéficiait du meilleur rapport qualité-prix chaque année. L’équipe responsable des finances de Golf Canada a travaillé de concert avec notre équipe de consultation pour effectuer une analyse de programme de location de voiture afin de gérer ses dépenses annuelles moyennes de 230 000 $ en location de voiture. Le nouveau contrat conclu avec l’entreprise de location de voiture a tourné en la faveur de Golf Canada, qui a réalisé des économies de plus de 30 000 $ et a obtenu des prestations à valeur ajoutée, telles que l’entrée dans le club VIP et des rabais exclusifs pour les membres de l’organisation. Le processus de gestion de la location de voiture est désormais simplifié et comporte des modalités officielles qui établissent les prestations fournies par l’entreprise de location de voiture.

Assemblées

L’Assemblée générale annuelle (AGA) de Golf Canada est l’occasion de passer en revue les réalisations de l’année écoulée ainsi que de fixer les objectifs pour la prochaine année. C’est également l’occasion de reconnaître le travail acharné et le dévouement des nombreux bénévoles qui donnent de leur temps à ce sport. En 2013, nous avons demandé à Golf Canada si nous pouvions entreprendre la lourde tâche de trouver un endroit – et d’obtenir un bon prix – pour son AGA 2014. Golf Canada a fait confiance à notre service Meetings Expert et, vu les résultats obtenus (réduction des coûts d’assemblée de 26 500 $ et gain de temps permettant de se concentrer sur le contenu et la logistique), American Express Voyages d’affaires s’est également chargé de l’AGA 2015, entraînant des économies de 17 800 $ (réduction des coûts d’environ 23 % par rapport au devis initial). Maintenant que notre valeur est reconnue, nous travaillons sur l’AGA 2016 et envisageons de collaborer dans le cadre d’autres événements.

Partenariats et commandites

Golf Canada estime que les partenariats les commandites sont essentiels à la création d’une valeur organisationnelle mutuelle à long terme. En 2013, nous avons contribué à l’ouverture des discussions entre Golf Canada et Delta Air Lines. Ces discussions ont mené à la conclusion d’une commandite d’entreprise pour l’Omnium masculin 2014 par Delta Air Lines, qui a fourni des billets d’avion pour les athlètes et les employés (ce qui a réduit les frais de voyage aérien de Golf Canada). De plus, nous avons aidé à la gestion des crédits de vol afin d’en maximiser l’utilisation. Pour en savoir plus sur les commandites ou les forfaits d’entreprise, veuillez communiquer avec Craig Sharp au 905 849-9700, poste 210.

2015 et les années suivantes

Depuis le début de notre partenariat, nous avons constamment offert une valeur ajoutée à Golf Canada en ce qui concerne les frais de voyage. Grâce aux rabais des fournisseurs, à nos services consultatifs, à la gestion des billets non utilisés et à notre service de recherche d’établissements, Golf Canada a réalisé des économies équivalant à 2,5 % de l’ensemble de ses frais de voyage (RCI de 2:1) au cours de la première année, et réalise actuellement des économies moyennes équivalant à 6,7 % de l’ensemble de ses frais de voyage (RCI moyen de 8:1). Cela ne comprend pas les économies que nous avons réalisées ensemble sur le plan de la gestion de location de voiture et des ententes de commandite.

En cette quatrième année de partenariat, nous continuons à travailler de concert pour trouver des façons d’optimiser le budget pour les voyages.

  • Au printemps 2015, nous avons collaboré à une demande de propositions pour la location de voiture, ce qui nous a permis de confirmer que le programme de consultation pour la location de voiture de 2012 continue encore aujourd’hui d’apporter une valeur ajoutée. Ainsi, le partenariat que nous avons négocié en 2012 est encore solide en 2015.
  • Golf Canada a conclu une entente de commandite d’entreprise de 3 ans avec WestJet, ce qui représente une occasion de réduire ses frais de voyage aérien.
  • Nous avons également mis en place la solution de crédit pour voyage ultérieur afin d’alléger le fardeau administratif que représente la réattribution manuelle des crédits tout en maximisant la valeur obtenue de sa banque de crédit.
  • Nous avons entamé la recherche d’établissements pour l’AGA 2016 et prévoyons des économies semblables.

L’Omnium canadien RBC et l’Omnium féminin Canadien Pacifique de 2015 s’annoncent exceptionnels, étant donné le regain d’intérêt pour le golf qu’entraîne la réintroduction du sport aux Jeux olympiques de 2016. Tout comme un cours de golf, leur programme de voyage doit être entretenu et amélioré afin de suivre et même de devancer l’évolution des secteurs du sport et des voyages. Ensemble, nous gérons un programme visant à faire de chaque voyage un trou d’un coup.